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Agregar una tarea programada a un flujo

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Identificar cómo desencadenar un flujo en una programación.
  • Crear una ruta programada para ejecutar un flujo desencadenado por un registro en un momento especificado.
Nota

Nota

¿Su idioma de aprendizaje es español? Comience el reto en un Trailhead Playground en español y utilice las traducciones proporcionadas entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto se basan en los datos en inglés. Si no aprueba el reto en su organización en español, le recomendamos que (1) cambie la configuración regional a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés, siga las instrucciones descritas aquí y, a continuación, (3) vuelva a hacer clic en el botón Check Challenge (Comprobar el reto).

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Automatización mediante una programación

De forma predeterminada, los flujos desencadenados por un registro se ejecutan cuando un registro cambia de una manera concreta. Sin embargo, puede atrasar la automatización utilizando una ruta programada. Las acciones de una ruta programada se desencadenan cuando se produce el cambio especificado en el registro, pero se ejecutan después de un tiempo. Esto puede ser unos minutos, unas horas, días o incluso meses después del cambio en el registro. También se pueden programar durante un periodo de tiempo antes o después de un campo del registro en cuestión. Por ejemplo:

  • 6 horas después de que se cree un caso
  • 2 días después de la fecha de renovación de una cuenta
  • 1 mes antes de la fecha de vencimiento de la garantía

Requisito de la empresa

Vamos a ampliar nuestro flujo de oportunidad para incluir un nuevo requisito de la empresa: recordarle al propietario de la oportunidad que realice un seguimiento con el propietario de la cuenta 5 días después del cierre de la oportunidad. 

Observe el periodo de tiempo "5 días después". Para crear esa demora de 5 días en el flujo, agregamos una ruta programada. En la ruta programada, creamos una tarea para el propietario de la oportunidad.

Antes de empezar

Debe definir el usuario de flujo de trabajo predeterminado antes de empezar a crear rutas programadas. Este ajuste indica a Salesforce el usuario que va a ejecutar la ruta programada del flujo. Es posible que ya esté ajustado en su organización de producción, pero es buena idea comprobarlo. Asegúrese de que el ajuste sea correcto en el Trailhead Playground que está usando para la insignia antes de crear una ruta programada.

Defina el valor de Default Workflow User (Usuario de flujo de trabajo predeterminado) en la página Process Automation Settings (Configuración de automatización de procesos) en Setup (Configuración).

La página Process Automation Settings (Configuración de automatización de procesos). El usuario de flujo de trabajo predeterminado es Flo Smith.

Configurar rutas programadas

  1. En Flow Definitions (Definiciones de flujos), seleccione la vista de lista Triggered Flows (Flujos desencadenados).
  2. En la columna Flow Label (Etiqueta de flujo), haga clic en Closed Won Opportunities (Oportunidades ganadas cerradas). El flujo se abre.
    ""
    Puesto que hemos elegido Actions and Related Records (Acciones y registros relacionados) al crear el flujo original, podemos agregar nuestra ruta programada directamente en este flujo. Solo puede usar rutas programadas cuando el flujo tiene activada la opción Actions and Related Records (Acciones y registros relacionados).
  3. Haga clic en Add Scheduled Paths (Optional) (Agregar rutas programadas [Opcional]).El panel Scheduled Paths (Rutas programadas). Entre los campos disponibles se incluyen Path Label (Etiqueta de ruta), API Name (Nombre de la API), Time Source (Origen del tiempo), Offset Number (Número de diferencia) y Offset Options (Opciones de diferencia).
  4. En Path Label (Etiqueta de ruta), introduzca 5 Days After Close (5 días después del cierre). El campo API Name (Nombre de la API) se actualiza automáticamente a X5_Days_After_Close.
  5. En Time Source (Origen de la hora), seleccione Opportunity: Close Date (Oportunidad: Fecha de cierre).
  6. En Offset Number (Número de diferencia), introduzca 5.
  7. En Offset Options (Opciones de diferencia), seleccione Days After (Días después).

Agregar una tarea

Ahora vamos a agregar la tarea para recordarle al propietario de la oportunidad que realice un seguimiento con el propietario de la cuenta cinco días después del cierre de la oportunidad.

  1. En la ruta 5 Days After Close (5 días después del cierre), haga clic en Agregar elemento.
  2. Desplácese hasta la sección Data (Datos) y haga clic en Create Records (Crear registros). Se abre la ventana New Create Records (Crear registros).
    El panel New Create Records (Crear registros). Entre los campos disponibles se incluyen Label (Etiqueta), API Name (Nombre de la API), Description (Descripción), How Many Records to Create (Cuántos registros crear) y How to Set the Record Fields (Cómo definir los campos del registro).
  3. En Label (Etiqueta), introduzca Personalized Welcome Task (Tarea de bienvenida personalizada). API Name (Nombre de la API) se actualiza automáticamente a Personalized_Welcome_Task.
  4. En Description (Descripción), escriba Creates a task for the Opportunity owner to coordinate with the Account owner on their new account (Crea una tarea para el propietario de la oportunidad con el propietario de la cuenta en la nueva cuenta).
  5. En How to set record field values (Cómo definir los valores de los campos del registro), seleccione Manually (Manualmente).
  6. En Object (Objeto), seleccione Task (Tarea).

Definir condiciones

  1. En Set Field Values for the Task (Definir valores de campos para la tarea), defina el asunto de la tarea:
    • Campo: Subject (Asunto)
    • Valor Coordinate with Account Owner (Coordinarse con el propietario de la cuenta)
  1. Haga clic en Add Field (Agregar campo).
  2. Describa la tarea:
    • Campo: Description (Descripción)
    • Valor Devise an action plan to welcome the new customer from your opportunity (Prepare un plan de acción para dar la bienvenida a un nuevo cliente desde la oportunidad)
  1. Haga clic en Add Field (Agregar campo).
  2. Asocie la nueva tarea con la oportunidad que desencadenó el flujo.
    • Campo: Related To ID (Relacionado con Id.)
      Este campo puede hacer referencia al Id. de cualquier objeto relacionado no humano. Representa otro elemento que no sea una persona, por ejemplo, una cuenta, una oportunidad, una campaña, un caso o un objeto personalizado. Para hacer referencia a un objeto de persona, como contacto o candidato, utilice Name ID (Id. de nombre).
    • Valor Triggering Opportunity (Oportunidad desencadenante)> Opportunity ID (Id. de oportunidad)
      Recuerde que los datos del registro que ha desencadenado el flujo se almacenan en la variable Triggering (Desencadenante). Para hacer referencia al propio registro, vaya de Triggering Opportunity (Oportunidad desencadenante) hasta el campo Opportunity Id (Id. de oportunidad).
  1. Haga clic en Add Field (Agregar campo).
  2. Defina el propietario de la nueva tarea de forma que coincida con el propietario de la oportunidad que desencadenó el flujo:
    • Campo: Assigned To ID (Asignado al Id.)
    • Valor Triggering Opportunity (Oportunidad desencadenante)> Owner ID (Id. de propietario) (seleccione el Id. de propietario que no tenga > al final de la línea)
  1. Haga clic en Agregar campo.
  2. Defina la fecha de vencimiento de la tarea:
    • Campo: Due Date Only (Solo fecha de vencimiento)
    • Valor Running Flow Interview (Entrevista de flujo en ejecución)> CurrentDate (normalmente, se utiliza un recurso de fórmula para definir de forma dinámica la fecha de una actividad en una fecha futura, pero, para que sea más sencillo en este módulo, usamos una variable global que siempre selecciona la fecha actual).
  1. Haga clic en Save As New Version (Guardar como versión nueva) y haga clic en Save (Guardar).

Ya ha terminado de agregar la tarea programada. Ahora vamos a probarla para comprobar que funciona bien.

Depurar el flujo

  1. Haga clic en Debug (Depurar). Se abre la ventana Debug flow (Depurar flujo).Pantalla Debug flow (Depurar flujo). Entre los campos disponibles se incluyen Select Path (Seleccionar ruta), Debug Options (Opciones de depuración) y Run the Flow As if the Record is Created or Updated (Ejecutar el flujo como si se creara o actualizara el registro).
  2. En Path for Debug Run (Ruta para depurar), seleccione 5 Days After Close (5 días después del cierre).
  3. En Debug Options (Opciones de depuración), haga clic en Skip start condition requirements (Omitir los requisitos de condición iniciales).
  4. En Run the Flow As If the Record Is (Ejecutar el flujo como si), mantenga seleccionada la opción Created (Se creara el flujo).
  5. En Opportunity (Oportunidad), seleccione la misma organización que usó en la Unidad 1 para ejecutar el flujo. (En este ejemplo se utiliza Grand Hotels Emergency Generators).
  6. Haga clic en Run (Ejecutar).
    El flujo se depura. Si todo sale bien, la línea que conecta los elementos aparece en negrita y de color azul oscuro.
  7. Haga clic en Back (Atrás, Back (Atrás)) para salir de Flow Builder.

¡Correcto! Ayudándose de una ruta inmediata y una ruta programada, ha creado un flujo para gestionar automáticamente las oportunidades de alto valor.

El flujo completado con dos ramas se ejecuta inmediatamente y 5 días después.

Más información

Puede ampliar este flujo para incluir criterios y acciones adicionales. Si una oportunidad no cumple las condiciones especificadas (es decir, superior a 25 000 y cerrada/ganada), haga otra cosa. Por ejemplo, compruebe si una oportunidad de alto valor tiene el estado Closed Lost (Cerrada/perdida). Si es así, automatice otras acciones. Pero no se detenga ahí. ¿Qué tipos de flujos desencadenados por un registro puede crear en otros objetos?

Recursos

Reto práctico

+500 puntos

Prepararse

Completará esta/este unidad en su propia organización de prácticas. Haga clic en Iniciar para empezar a trabajar o haga clic en el nombre de su organización para seleccionar otro diferente.

Su reto

Add a Scheduled Path to Your Flow
Create a scheduled path that waits until 3 days after an opportunity is changed and then creates a task for the opportunity owner.
  • Add a scheduled path to a flow:
    • Flow: Review Opportunity with Account Owner
    • Path Label: 3 Days After Last Modified Date
    • API Name: X3_Days_After_Last_Modified_Date
    • Time Source: Opportunity: Last Modified Date
    • Offset Number: 3
    • Offset Option: Days After
  • Add a Create Records element to the scheduled path:
    • Label: Create Phone Call Task
    • API Name: Create_Phone_Call_Task
    • Description: Create a task for the opportunity owner to check in with the customer by phone (we won’t check the actual text)
    • How to set record field values: choose the option that allows you to reference records other than the record that triggered the flow
    • Object: Task
    • Field values:
      • Field: Subject, Value: Outreach phone call (we won’t check the actual text)
      • Field: Description, Value: Call to check in with the customer (we won’t check the actual text)
      • Field: Due Date Only, Value: enter today’s date (we won't check the actual date, just that it's a valid date)
      • Field: Related To ID, Value: Triggering Opportunity > Opportunity ID
      • Field: Assigned To ID, Value: Triggering Opportunity > Owner ID (choose the Owner ID that doesn’t have a > at the end of the line)
  • Save the flow
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