Conocer el estado de las oportunidades en curso con mediciones y gráficos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Comprender cómo los grupos de mediciones de oportunidades en curso miden el estado de las oportunidades en curso y realizan un seguimiento de los pronósticos.
  
• Utilizar gráficos para reflejar el estado de las oportunidades en curso.
  

Pipeline Inspection (Inspección de oportunidades en curso) proporciona lo que necesita para conseguir los números de pronósticos: una manera conveniente para evaluar el estado de las oportunidades en curso de ventas. Utilice la modificación en línea para actualizar sus oportunidades en curso rápidamente y visualizar las mediciones de la mejor manera que se adapte a su flujo de trabajo. Después, podrá obtener información sobre cómo se adaptan en la estrategia de ventas general de su equipo de ventas con un par de gráficos informativos (y con colores). Vamos a ver cómo las mediciones en Pipeline Inspection (Inspección de oportunidades en curso) ofrecen mucho más que los datos numéricos.

Utilizar mediciones para medir el estado de las oportunidades en curso

Puede evaluar sus oportunidades en curso a partir de dos grupos de mediciones principales: Categorías de pronósticos y cambios en las oportunidades en curso.

La vista previa muestra importes en su divisa de preferencia. Haga clic en un importe para filtrar las oportunidades que contribuyen al total. También puede seleccionar otros campos para resumir las mediciones según la configuración que haya realizado su administrador de Salesforce. Por ejemplo, los administradores pueden configurar Quantity (Cantidad), Expected Revenue (Ingresos esperados) o cualquier divisa personalizada o campo numérico.

Examinemos más detenidamente los grupos de mediciones.

Categorías de pronósticos

Para visualizar sus oportunidades en curso en mediciones de categorías de pronósticos, seleccione Showing Forecast Categories (Mostrar categorías de pronósticos) en el menú desplegable que aparece en la parte superior de la página Pipeline Inspection (Inspección de oportunidades). Estas mediciones indican el nivel de confianza de que una negociación se cierre en el periodo y se controlan con la etapa de la negociación. A medida que la negociación avanza por las distintas etapas, las categorías de pronósticos se actualizan.

Las mediciones en categorías de pronósticos incluyen lo siguiente:

• Total (Total)
  
• Closed Won (Cerrada/ganada)
  
• Commit (Confirmada)
  
• Most Likely (Más probable) (opcional)
  
• Best Case (Mejor caso)
  
• Open Pipeline (Oportunidad en curso abierta)
  
• Closed Lost (Cerrada/perdida)
  

Según la configuración de su organización, las oportunidades pueden totalizarse en una sola categoría o de manera acumulativa. Por ejemplo, en el primer caso, la categoría Commit (Confirmada) muestra solo las negociaciones con ese estado. En el segundo caso, la categoría Commit (Confirmada) muestra las negociaciones con el estado Commit (Confirmada) o Closed Won (Cerrada/ganada).

Cambios en las oportunidades en curso

Para visualizar mediciones en los cambios de pronósticos, en el menú desplegable que aparece en la parte superior de la página Pipeline Inspection (Inspección de oportunidades en curso), seleccione Showing Pipeline Changes (Mostrar cambios en las oportunidades en curso). Estas categorías representan lo que ocurre con las negociaciones en las oportunidades en cuso durante el periodo de tiempo seleccionado. Entre las categorías se incluyen las siguientes:

• Open Pipeline (Oportunidad en curso abierta)
  
• New (Nueva)
  
• Won (Ganada)
  
• Increased (Aumentada)
  
• Moved In (Admitida)
  
• Moved Out (Rechazada)
  
• Decreased (Reducida)
  
• Lost (Perdida)
  
• Overdue (Vencidas)
  

Al filtrar la vista con las mediciones Increased (Aumentada) y Decreased (Reducida), las mediciones de Pipeline Changes (Cambios e oportunidades en curso) muestran un campo Change (Cambio) en la lista de oportunidades. Este campo le indica cuánto ha cambiado el valor de la oportunidad durante el periodo de tiempo seleccionado.

Vamos a ver un escenario ficticio para comprender cómo funcionan estos grupos de mediciones.

Valerie, gerente de ventas de Get Cloudy Consulting, quiere confirmar cuántas oportunidades nuevas ha registrado Jeff, uno de sus representantes de ventas, este trimestre. Como se encuentra en la pantalla de mediciones de oportunidades en curso, hace clic en el menú desplegable que aparece en la parte superior de la página Pipeline Inspection (Inspección de oportunidades en curso) y selecciona Showing Pipeline Changes (Mostrar cambios en las oportunidades en curso). A continuación, aplica filtros rápidos para seleccionar una fecha de cierre para This Quarter (Este trimestre), el nombre de su representante de ventas en el campo Owner (Propietario) y los cambios desde Start of the Period (Inicio del periodo). Al hacer clic en el campo New (Nueva), puede visualizar las oportunidades nuevas de Jeff para el periodo de tiempo seleccionado.

Gráficos

¡Pero eso no es todo! La ficha Chart (Gráfico) ofrece una vista general del estado de las oportunidades en curso de su equipo de ventas. Estos gráficos muestran los cambios en las oportunidades para los diferentes conjuntos de categorías de mediciones con el paso del tiempo. Desde ahí, puede filtrar los resultados para centrarse en los datos más relevantes.

Pipeline Inspection (Inspección de oportunidades en curso) le permite visualizar lo que ocurre en las oportunidades en curso con dos gráficos integrados.

• Gráfico de cascada: este gráfico muestra cómo han cambiado las oportunidades en curso con el tiempo y qué ha ocurrido con las negociaciones en las oportunidades en curso.
  

• Diagrama de flujo: este gráfico muestra lo que ha ocurrido con las negociaciones en sus pronósticos, por ejemplo, cuáles han pasado de Committed (Confirmada) a Closed Lost (Cerrada/perdida).
  

Para acceder a estos gráficos, haga clic en la ficha Chart (Gráfico). Seleccione Showing Pipeline Changes (Mostrar cambios en las oportunidades en curso) en el menú desplegable Metrics (Mediciones) para visualizar el gráfico de cascada. Para ver el diagrama de flujo, seleccione Showing Forecast Categories (Mostrar categorías de pronósticos).

Es posible que tenga una o ambas opciones de gráficos en su organización.

Vamos a ver estos dos gráficos con más detalle.

Representar los cambios de las oportunidades en curso en un gráfico

El gráfico de cascada le proporciona información sobre los cambios en las categorías de pronósticos, como las oportunidades creadas recientemente, los aumentos y las reducciones en las oportunidades en curso, los importes ganados y perdidos, y los importes para las oportunidades que se han aceptado y rechazado en un periodo de tiempo determinado. Especifique las oportunidades a fin de visualizar los filtros rápidos para close date (fecha de cierre), user (usuario) y un periodo de tiempo determinado.

Los datos del gráfico muestran el cambio neto en Open Pipeline (Oportunidad en curso abierta) durante el periodo de tiempo seleccionado. La barra al principio del gráfico muestra el valor Open Pipeline (Oportunidad en curso abierta) al comienzo del periodo de tiempo seleccionado, mientras que la barra que aparece al final muestra el valor Open Pipeline (Oportunidad en curso abierta) en la actualidad. Las casillas que aparecen en medio muestran lo que le ha ocurrido a la oportunidad en curso para que se produzca el cambio.

Vamos a unirnos a una reunión de un equipo de ventas de Get Cloudy Consulting para ver el gráfico de cascada en acción. Valerie comparte con su equipo la manera en la que la oportunidad en curso ha cambiado desde que empezó el trimestre. Observa que la oportunidad ha disminuido de manera significativa debido a que algunas negociaciones no se han incluido en el trimestre. Hace clic en la medición Moved Out (Rechazada) para ver qué oportunidades se han descartado.

Ahora, vamos a ver el diagrama de flujo.

Representar las categorías de pronósticos en un gráfico

El diagrama de flujo proporciona una representación visual de lo que le ha ocurrido a las negociaciones en sus pronósticos, por ejemplo, las negociaciones que han pasado de Commited (Confirmada) a Closed Lost (Cerrada/ganada). De manera similar a lo que ocurre con las mediciones de los cambios en las oportunidades en curso y el gráfico de cascada, el diagrama de flujo refleja el cambio en las categorías de pronósticos de la oportunidad según los criterios de filtros, que puede establecer fácilmente con los filtros rápidos.

El gráfico muestra los cambios desde la fecha que ha especificado hasta la fecha actual. Al hacer clic en la zona del gráfico correspondiente, puede centrarse en los cambios asociados a una categoría de pronósticos en particular, como New (Nueva), Closed Won (Cerrada/ganada), Pipeline (Oportunidad en curso) y Moved Out (Rechazada). La lista que aparece debajo del gráfico se actualiza y muestra las oportunidades relacionadas con su selección.

Valerie debe proporcionar una actualización al equipo de liderazgo de Get Cloudy Consulting en cuanto al rendimiento de las ventas de la empresa. Para ello, utiliza los filtros rápidos a fin de seleccionar una fecha de cierre del mes pasado, revisa las oportunidades en curso para cada representante de ventas y evalúa las actividades de ventas de la semana anterior. Mediante los criterios de filtros, Valerie utiliza el diagrama de flujo para revisar las oportunidades de su representantes de ventas, Jeff, y observa que algunas negociaciones han pasado de Commit (Confirmada) a Closed Lost (Cerrada/perdida). Al hacer clic en la barra para ver las oportunidades que se han quedado fuera de los pronósticos, podrá hablar de ello en su próximo encuentro con Jeff.

¿Qué es lo siguiente?

Ahora ya ha visto que los gráficos de Pipeline Inspection (Inspección de oportunidades en curso) pueden mejorar su comprensión de los cambios en las oportunidades en curso y de las mediciones de categorías de pronósticos. En la última unidad de este módulo, veremos cómo Einstein Insights y las puntuaciones de las oportunidades pueden ayudarle a evaluar rápidamente la probabilidad de que se cierre una negociación a tiempo.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Pipeline Inspection Metrics and Fields (Mediciones y campos de Inspección de oportunidades en curso)
  
• Ayuda de Salesforce: Pipeline Inspection Charts (Gráficos de Inspección de oportunidades en curso)