Primeros pasos con los grupos de conjuntos de permisos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Definir un grupo de conjuntos de permisos.
- Describir dos casos de uso de grupos de conjuntos de permisos.
- Explicar cómo se calculan los permisos en un grupo de conjuntos de permisos.
Fundamentos de los grupos de conjuntos de permisos
Como administrador, es muy posible que tenga un montón de conjuntos de permisos que asignar a los usuarios. También es probable que emplee mucho tiempo en gestionar los permisos que necesitan los usuarios y en asegurarse de que solo tengan los permisos necesarios para llevar a cabo su trabajo. Por ejemplo, puede ser que su estructura de asignación se parezca a esta imagen, en la que debe asignar usuarios a muchos conjuntos de permisos.
Debido a la rapidez con la que se pueden multiplicar los conjuntos de permisos, es posible que se haya preguntado cómo se puede simplificar su gestión mientras se mantiene el principio de mínimo privilegio para proteger su organización. Tenemos una solución para usted: los grupos de conjuntos de permisos. Con los grupos de conjuntos de permisos, puede agrupar conjuntos de permisos en base a una función de trabajo. Un grupo de conjuntos de permisos incluye todos los permisos de los conjuntos. Puede incluso incluir un conjunto de permisos en más de un grupo de conjunto de permisos.
Ahora es mucho más sencillo conceder permisos a los usuarios en función de las tareas que desempeñan en sus trabajos.
Beneficios de los grupos de conjuntos de permisos
La asignación de permisos a usuarios mediante grupos de conjuntos de permisos parece sencilla, pero, ¿por qué la agrupación de conjuntos de permisos hace que su trabajo sea más fácil y le ayuda a aplicar asignaciones en función del privilegio menor?
Supongamos que el vicepresidente de su departamento de ventas, E.J. Agarwal, tiene usuarios que necesitan permisos para crear, modificar y eliminar encuestas; crear y personalizar vistas de lista e informes, y crear y modificar listas de precios. Todos estos usuarios realizan tareas relacionadas con las encuestas de precios.
Hay dos formas de proporcionar a los usuarios de E.J. lo que necesitan. Puede crear un nuevo conjunto de permisos con todos los permisos que necesitan para su trabajo. Sin embargo, los conjuntos de permisos deben ser limitados. En general, no es recomendable tener un conjunto de permisos con demasiados permisos. De forma alternativa, puede conceder permisos mediante la asignación individual de usuarios a conjuntos de permisos que incluyan los permisos para cada tarea, pero este método es un poco confuso y se vuelve complicado de gestionar.
Para complicar aún más nuestro caso, vamos a pensar que los usuarios que necesitan los permisos para las encuestas de precios tienen distintos puestos y responsabilidades.
- Maria Hernandez, consultora
- Shaun Chen, gerente de ventas
- Aaron Jones, director del servicio de ventas
Mediante el uso de grupos de conjuntos de permisos, puede crear un único grupo que contenga los conjuntos de permisos con los permisos necesarios para la función de encuestas de precios. Los conjuntos de permisos del grupo también se podrán usar fuera.
Hay más: E.J. le ha informado de que habrá más cambios. La consultoría de Maria termina el próximo mes, y dentro de poco habrá un contratista que necesite los mismo permisos que ella. Además, hay dos nuevas incorporaciones que también necesitan permisos para gestionar encuestas de precios. A medida que el equipo cambia y crece, se vuelve más importante simplificar la forma en la que asigna permisos de usuario.
Por ejemplo, podría crear un único grupo de conjuntos de permisos llamado Encuestas de precios que se organice en torno a los requisitos de la función de encuestas de precios. De esta manera, simplificará el proceso de asignación de usuarios ahora y a medida que el equipo crezca.
Solo tiene que asignar el grupo de conjuntos de permisos Encuestas de precios a los usuarios que necesitan permisos para crear, modificar y eliminar encuestas; crear y personalizar vistas de lista e informes, y crear y modificar listas de precios. No es necesario crear un nuevo conjunto de permisos específico para las encuestas de precios ni agregar usuarios a varios conjuntos de permisos.
SUGERENCIA: Si necesita crear un nuevo conjunto de permisos para un grupo, puede hacerlo. Sin embargo, le recomendamos limitar los permisos de un conjunto de permisos a varias tareas relacionadas. En la siguiente unidad, veremos las estrategias para concebir y modelar conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos a fin de maximizar su funcionalidad.
Usar grupos de conjuntos de permisos en el desarrollo de paquetes
Hay una cosa más. Si es suscriptor de una aplicación con grupos de conjuntos de permisos, puede agregar conjuntos de permisos gestionados a su grupo local. También puede agregar un conjunto de permisos local a un grupo gestionado. ¿Por qué son tan buenas estas opciones? El equipo de desarrollo de paquetes puede incluir cambios de permisos en la actualización de un paquete. En este caso, podrá recibir actualizaciones importantes al mismo tiempo que se asegura de que sus usuarios conserven el acceso que necesitan.
También puede utilizar una función a la que llamamos silenciamiento, que resulta muy útil cuando trabaja con paquetes gestionados en su organización. En la siguiente unidad veremos con más detalle el silenciamiento.
Cálculo de permisos en un grupo de conjuntos de permisos
Es posible que se pregunte cómo se determinan los permisos de un grupo de conjuntos de permisos, sobre todo si actualiza los conjuntos de permisos de un grupo. Por ejemplo, en el grupo de conjuntos de permisos Encuestas de precios, tenemos tres conjuntos de permisos.
- Conjunto de permisos estándar de creador de encuestas
- Conjunto de permisos personalizado para el acceso a vistas de lista e informes
- Conjunto de permisos personalizado para el acceso a listas de precios
Supongamos que E.J. viene y le dice que olvidó comentarle algo: los usuarios del grupo de conjuntos de permisos Encuestas de precios también necesitan eliminar listas de precios. Lo que hace es agregar el permiso de eliminación al conjunto de permisos para las listas de precios. Al agregar el permiso, inicia un recálculo del conjunto de permisos. Mediante el recálculo, se propaga el cambio que realiza en el conjunto de permisos a los grupos de conjuntos de permisos que contienen ese conjunto.
Cuando el grupo de conjuntos de permisos se recalcula, los usuarios asignados conservan los permisos del último recálculo finalizado.
Entre los cambios que desencadenan un recálculo de un grupo de conjuntos de permisos se incluyen:
- Cambiar los conjuntos de permisos existentes
- Agregar conjuntos de permisos
- Eliminar conjuntos de permisos
El estado de un grupo de conjuntos de permisos aparece en la columna Estado de la página de vista de lista Grupos de conjuntos de permisos.
Los estados válidos son Actualizado, Desfasado, Actualizando o Fallo.
IMPORTANTE: Cuando se actualicen los permisos de un conjunto de permisos, revise los requisitos empresariales de todos los usuarios asignados al conjunto de permisos y los grupos de conjuntos relacionados.
En la siguiente unidad, creará un grupo de conjuntos de permisos y lo asignará a usuarios.
