Crear un grupo de conjuntos de permisos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Crear un grupo de conjuntos de permisos.
• Asignar usuarios a un grupo de conjuntos de permisos.
• Analizar los perfiles y permisos existentes, y desarrollar un modelo que incluya grupos de conjuntos de permisos.

Conocer las necesidades de la empresa

Antes de empezar a crear un grupo de conjuntos de permisos, analicemos las necesidades de la empresa. El vicepresidente de ventas, E.J. Agarwal, necesita que los miembros del equipo realicen ciertas tareas como parte de la función de procesamiento de pedidos de ventas. E.J. dice que algunos empleados del departamento de ventas necesitan permisos para realizar cambios en los pedidos y otros para realizar cambios en pedidos y contratos. 

Cree un par de conjuntos de permisos en función de las tareas en cuestión. Después inclúyalos en un grupo de conjuntos de permisos que se centre en la función que desempeñan los usuarios de E.J. 

"Un momento", pensará. "¿Por qué esto me hace ahorrar tiempo si al final estoy creando nuevos conjuntos de permisos?"

Buena pregunta, pero recuerde: los conjuntos de permisos se pueden reutilizar. Cuando agrupa estos conjuntos de permisos que necesita E.J., gana la capacidad de asignar conjuntos de permisos individuales a otros grupos según sea necesario. 

En otras palabras, evita tener que crear un conjunto de permisos exclusivo para E.J., porque puede personalizar el grupo de conjuntos de permisos según sus necesidades. Cree dos conjuntos de permisos personalizados.

¿Listo para ponerse manos a la obra con los grupos de conjuntos de permisos?

Inicie su Trailhead Playground ahora para seguirnos y probar los pasos de este módulo. Para abrir su Trailhead Playground, desplácese hasta el reto práctico y haga clic en Iniciar. También utiliza el Playground cuando es el momento de completar los retos prácticos.

Crear conjuntos de permisos

Vamos a crear un conjunto de permisos para los pedidos de ventas.  

1. En Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, escriba Permission Sets (Conjuntos de permisos) y seleccione Conjuntos de permisos.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Como etiqueta, introduzca Sales Orders (Pedidos de ventas).
4. En Licencia, deje Ninguna.
5. Guarde el conjunto de permisos.

Agregue un permiso para activar pedidos.

1. En el cuadro Buscar configuración..., escriba Pedidos y seleccione Activar pedidos.
2. En la página Permisos de aplicación, haga clic en Modificar.
3. Desplácese hasta la sección Ventas y active la opción Activar pedidos.
4. Guarde el conjunto de permisos. Se abre un cuadro de confirmación de cambios en los permisos. Observe que también se activaron los permisos Leer pedidos y Modificar pedidos. Esto ocurre porque para activar pedidos es necesario poder leerlos y modificarlos.
5. Guarde sus cambios.

Agregue un permiso para crear y eliminar pedidos.

1. En el cuadro Buscar configuración..., escriba Pedidos y, a continuación, haga clic en Pedidos.
2. En la página Configuración de objetos para Pedidos, haga clic en Modificar.
3. Active los permisos de objeto Crear y Eliminar.
4. Guarde sus cambios.

Cree el conjunto de permisos para los contratos. 

1. Vaya a la página principal de configuración de conjuntos de permisos. Haga clic en Nuevo.
2. Como etiqueta, introduzca Sales Contracts (Contratos de ventas).
3. En Licencia, deje Ninguna.
4. Guarde el conjunto de permisos.

Agregue un permiso para leer, crear, modificar y eliminar contratos.

1. En el cuadro Buscar configuración..., escriba Contratos y, a continuación, haga clic en Contratos.
2. En la página Configuración de objetos para Contratos, haga clic en Modificar.
3. Active los permisos de objeto Leer, Crear, Modificar y Eliminar.
4. Guarde sus cambios.

¡Bien! Ya puede crear un grupo de conjuntos de permisos que contenga los dos conjuntos de permisos. 

Crear usuarios

Los conjuntos de permisos y los grupos de conjuntos de permisos no sirven de nada sin usuarios. Así que, en primer lugar, agregue dos usuarios a su organización. 

1. En Configuración, abra la sección Usuarios.
2. Cree dos usuarios:

• Eric Jackson:
  • Cargo: Gestor de contratos de ventas
  • Licencia: Salesforce
  • Perfil: Acceso mínimo: Salesforce
  • Correo electrónico: introduzca una dirección de correo electrónico. El nombre de usuario y el apodo se rellenan automáticamente.
• Anuj Singh:
  • Cargo: coordinador de ventas
  • Licencia: Force.com - Free
  • Perfil: Usuario de Force.com - Free
  • Correo electrónico: introduzca una dirección de correo electrónico. El nombre de usuario y el apodo se rellenan automáticamente.

Llegamos al evento principal. 

Crear un grupo de conjuntos de permisos

1. En Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, escriba Permission Set Groups (Grupos de conjuntos de permisos) y luego seleccione Grupos de conjuntos de permisos.
2. Haga clic en Nuevo grupo de conjuntos de permisos.
3. Como etiqueta, introduzca Sales Processing (Procesos de ventas).
4. Guarde el grupo de conjuntos de permisos.

Agregue conjuntos de permisos a este grupo de conjunto de permisos.

1. En Conjuntos de permisos, haga clic en Conjuntos de permisos en el grupo.
2. Haga clic en Agregar conjunto de permisos.
3. Seleccione Pedidos de ventas y Contratos de ventas.
4. Haga clic en Agregar.
5. Haga clic en Listo.

¡Tachán! Ya tiene su primer grupo de conjuntos de permisos: Procesos de ventas. 

Vaya al grupo de conjuntos de permisos y confirme que su estado sea Actualizado. 

Si es así, desplácese hacia abajo hasta Permisos combinados y haga clic en Configuración de objetos. Observe que los parámetros de los objetos Contratos y Pedidos reflejan el acceso que concedió en los dos conjuntos de permisos del grupo. 

A continuación, debe agregar usuarios al grupo. 

1. Vuelva al grupo de conjuntos de permisos Procesos de ventas.

2. Haga clic en Gestionar asignaciones.

3. Haga clic en Agregar asignación.

4. Seleccione Eric Jackson y luego haga clic en Siguiente.  

5. Haga clic en Asignar.

Aparece un mensaje de confirmación que indica que se ha asignado el grupo de conjuntos de permisos a un usuario.

6. Haga clic en Listo.

7. Intente agregar a Anuj Singh.

Aparece un error. Al igual que ocurre con los conjuntos de permisos, no puede asignar un usuario a un grupo de conjuntos de permisos si su licencia no permite los permisos que desea asignar. 

8. Ignore el mensaje y haga clic en Listo.

No podrá agregar a Anuj Singh al grupo hasta que se actualice su licencia. Los requisitos de licencia siguen siendo los mismos cuando trabaja con grupos de conjuntos de permisos.

¡Buena cosa! ¡Pero aún hay más! 

Analizar la estructura de permisos existente

Ha creado un grupo de conjuntos de permisos y ha experimentado la potencia que estos pueden llegar a ofrecer. Pero, ¿qué hace con sus conjuntos de permisos y usuarios existentes? Es posible que se esté preguntando que debería tener en cuenta a medida que analiza la estructura de asignaciones de su organización y se prepara para usar grupos de conjuntos de permisos. En primer lugar, recuerde el principio de menor privilegio: los usuarios deben tener los permisos justos y necesarios para desempeñar su trabajo. Debe tener este principio en mente al trabajar con grupos de conjuntos de permisos. 

Repasemos los propósitos de los perfiles, conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos.

Los perfiles proporcionan parámetros predeterminados para cada usuario, como el tipo de registro predeterminado, el intervalo IP, etc. Salesforce recomienda usar el perfil Acceso mínimo: Salesforce como práctica recomendada para la asignación a usuarios. Cada usuario tiene un solo perfil. 

Los conjuntos de permisos son recopilaciones de permisos y parámetros. Los perfiles permiten a los usuarios realizar algunas tareas, pero los conjuntos de permisos permiten realizar tareas adicionales que no permiten los perfiles. Por ejemplo, puede agregar permisos para crear y personalizar vistas de lista, activar contratos o cualquier otra cantidad de permisos. 

Los grupos de conjuntos de permisos agrupan los permisos. Los usuarios asignados a un grupo de conjuntos de permisos reciben los permisos combinados de todos los conjuntos de permisos del grupo. Los grupos de conjuntos de permisos se corresponden con los cargos de los usuarios. 

Teniendo en cuenta estas definiciones, vamos a volver al grupo de conjuntos de permisos que creó para E.J. El objetivo era proporcionar a los miembros del personal de ventas la capacidad de desempeñar la función de procesos de ventas. 

1. En primer lugar, enumeramos las tareas que incluye la función de procesos de ventas.
   • Activar pedidos
   • Leer, crear, modificar y eliminar pedidos
   • Leer, crear, modificar y eliminar contratos
2. Después nos preguntamos: "¿Podemos modificar los conjuntos de permisos existentes o necesitamos crear unos nuevos? Hemos descubierto que necesitamos crear dos conjuntos de permisos nuevos:
   • Pedidos de ventas
   • Contratos de ventas
3. Por último, hemos comprobado los usuarios que realizan la función de procesos de ventas y hemos asignado a Eric el grupo de conjuntos de permisos.

SUGERENCIA: Los permisos que incluya en los conjuntos de permisos del grupo de conjuntos de permisos deben coincidir con las tareas que los usuarios realizan en su puesto de trabajo. Si no es así, revise los objetivos del puesto en cuestión. Por ejemplo, si Eric no debería tener el permiso Activar pedidos, pregúntese si el grupo de conjuntos de permisos de procesos de ventas necesita verdaderamente este permiso. Si es así, compruebe si puede asignar a Eric a otro grupo de conjuntos de permisos que se ajuste más a las tareas que necesita realizar.

Por cierto, si se da cuenta de que necesita crear un nuevo conjunto de permisos para incluirlo en su grupo de conjuntos de permisos, piense en cómo puede usarlo también fuera de ese grupo. Piense en otros puestos de trabajo para ver si esos usuarios necesitan realizar alguna de esas tareas. Le recomendamos incluir conjuntos de permisos en otros grupos de conjuntos de permisos. Aproveche la flexibilidad de los conjuntos de permisos de forma estratégica para modelarlos en las tareas que realizan sus usuarios. 

Si cambia la función o el puesto de trabajo para un grupo de conjuntos de permisos, puede actualizarlo. Eso es lo bueno de los grupos de conjuntos de permisos, que son fáciles de ajustar. Por ejemplo, supongamos que se da cuenta de que los usuarios que desempeñan la función de procesos de ventas también necesitan la capacidad de modificar en el objeto Oportunidades. Solo tiene que agregar un nuevo conjunto de permisos al grupo de conjuntos de permisos o agregar un nuevo permiso a un conjunto de permisos existente del grupo.  

Ayuda para comenzar a usar grupos de conjuntos de permisos

El análisis de las asignaciones de permisos puede llevar un tiempo. La aplicación User Access and Permissions Assistant, disponible en AppExchange, puede resultarle de ayuda. Esta aplicación puede ayudarle a ver los permisos que tiene un usuario, convertir algunos perfiles en conjuntos de permisos y mucho más. Por ejemplo, puede que quiera extraer algunos permisos de un perfil existente y usar la aplicación para convertirlos en un conjunto de permisos. 

Cuando termine el análisis, puede empezar a migrar su modelo basado en perfiles al modelo de conjuntos de permisos y grupo de conjuntos de permisos más flexible. 

Resumen

¡Mire eso! Ha creado su primer grupo de conjuntos de permisos y ha descubierto una herramienta que le ayuda a analizar sus conjuntos de permisos. Hemos visto mucho material, así que esperamos que haya podido comprobar el valor que ofrecen los grupos de conjuntos de permisos. Pero esto no acaba aquí. En la siguiente unidad, aprenderá sobre la flexibilidad que puede añadir el silenciamiento de conjuntos de permisos en los grupos de conjuntos de permisos.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Crear un grupo de conjuntos de permisos
• Ayuda de Salesforce: Asignar grupos de conjuntos de permisos a usuarios
• AppExchange: Aplicación User Access and Permissions Assistant