Configurar la integración de Outlook y Captura de actividad de Einstein

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Enumerar los requisitos y otras consideraciones de configuración.
Configurar la integración con Microsoft® Outlook®.
Configurar Captura de actividad de Einstein.

Revisar requisitos del sistema

La configuración de la integración con Microsoft® Outlook® y Captura de actividad de Einstein no es difícil, pero requiere tiempo. Si no administra Microsoft Exchange, puede conseguir que ese administrador trabaje con usted.

Antes de que la administradora de Ursa Major, Maria Jimenez, invierta tiempo en cualquier configuración, consulta los requisitos del sistema para la integración de Outlook y de Captura de actividad de Einstein.

Detalles de compatibilidad	Integración de Outlook	Captura de actividad de Einstein
Ediciones	Essentials Group Profesional Enterprise Performance Unlimited Developer Disponible en Lightning Experience y Salesforce Classic.	Essentials Profesional Enterprise Performance Unlimited Disponible en Lightning Experience.
Licencias de usuario	Requiere la licencia estándar de Salesforce con la compra de Sales Cloud, Service Cloud o Lightning Platform.	Admite hasta 100 usuarios en la licencia estándar de Salesforce con la compra de Sales Cloud. Para establecer más de 100 usuarios para Captura de actividad de Einstein, se necesita una actualización de pago de Sales Cloud Einstein, Inbox o High Velocity Sales.
Servidor de correo electrónico	Cualquiera de los siguientes: Exchange 2019, 2016, o 2013 en equipos locales Exchange Online con Office 365® La integración de Salesforce con Outlook requiere los parámetros del servidor de Exchange y conocimientos generales sobre la configuración del servidor. Los administradores de Salesforce trabajan con los administradores de Exchange al configurar la integración.	Cualquiera de los siguientes: Exchange Server 2019, 2016, o 2013 en equipos locales Exchange Online con Office 365 Implementaciones híbridas de Exchange (solo es compatible con la funcionalidad de captura)
Clientes de correo electrónico	Consulte los requisitos del sistema.	Consulte los requisitos del sistema.
Navegador	Los usuarios de Outlook en Internet pueden utilizar cualquiera de estos navegadores que permiten las cookies de Salesforce: Google Chrome™, la versión más reciente Mozilla® Firefox®, la versión más reciente Apple® Safari® 10 o posterior; se recomienda la versión más reciente Microsoft Edge, la versión más reciente (solo para Windows)	No aplicable
Almacenamiento de datos	Los datos solo se almacenan en los servidores de Microsoft y en los servidores de Salesforce. Si también tiene Inbox, algunos datos se almacenan utilizando un proveedor de nube público.	Los datos se almacenan en los servidores de Microsoft y en los servidores de Salesforce, y algunos datos se almacenan utilizando un proveedor de nube público.

El nombre de High Velocity Sales cambiará a Sales Engagement. Las funciones de automatización que se encuentran dentro del producto actualmente incluyen el seguimiento de la implicación del cliente, bots de chat y cadencias de ventas. El nuevo nombre captura todas las herramientas que se pueden utilizar para automatizar procesos e implicarse de forma estratégica con los candidatos y los clientes, de manera que los equipos de ventas puedan centrarse en las ventas. Esté atento al cambio de nombre que se producirá pronto.

¿Quiere obtener experiencia con la integración de Outlook y Captura de actividad de Einstein?

En este módulo, damos por hecho que usted es administrador de Salesforce y cuenta con los permisos adecuados para configurar la integración de Outlook y Captura de actividad de Einstein. Si usted no es administrador de Salesforce, no pasa nada. Continúe leyendo para saber cómo los administradores siguen los pasos en una organización de producción. No intente seguir los pasos en su Trailhead Playground. La integración de Outlook de Captura de actividad de Einstein no están disponibles en Trailhead Playground.

Configurar la integración de Outlook

Haga clic en y seleccione Configuración.
Introduzca Outlook en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Integración y sincronización de Outlook.
Active la integración de Outlook.
Asegúrese de que la opción Utilizar Correo electrónico mejorado con Outlook esté activada para registrar correos electrónicos como objetos de mensaje estándar y active Correo electrónico en Salesforce. Esta configuración permite que los representantes agreguen (o registren) correos electrónicos de Outlook y sus archivos adjuntos a registros de Salesforce como correos electrónicos de Salesforce. Los representantes también pueden agregar (o registrar) eventos a registros de Salesforce. Los archivos adjuntos para los eventos no se registran. Al utilizar Captura de actividad de Einstein, la captura de correo electrónico y eventos agrega automáticamente los correos electrónicos y eventos de Outlook a la cronología de actividad de los registros de Salesforce relacionados.
De instrucciones a los representantes de ventas para configurar la integración en Microsoft Outlook.

Personalizar el panel de integración de Outlook

Después de que Maria termine la configuración básica de la integración con Outlook, personaliza las funciones para proporcionar a los representantes la mejor experiencia de venta. A continuación le mostramos cómo.

En Configuración, introduzca Outlook en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Integración y sincronización de Outlook.
Active el contenido personalizado con el Generador de aplicaciones.
En la sección Panel de aplicación de correo electrónico, cree un panel y utilice el Generador de aplicaciones Lightning para agregar componentes y asignar los paneles a los usuarios. De esta manera, consigue flexibilidad para personalizar la manera en la que el contenido de Salesforce aparece en Outlook. Aprenda a utilizar el Generador de aplicaciones Lightning para hacer que los representantes sean más productivos.

Cree plantillas de correo electrónico de Lightning y agregue el componente Plantillas a un panel personalizado de aplicación de correo electrónico del Generador de aplicaciones. Los representantes pueden crear mensajes de correo electrónico rápidamente utilizando plantillas en lugar de escribirlos desde cero. Aprenda a utilizar plantillas de correo electrónico de Lightning con Outlook.

Sincronizar contactos y eventos con Captura de actividad de Einstein

Maria ya casi ha completado el rompecabezas que supone la integración del correo electrónico. La última pieza es asegurarse de que los representantes puedan encontrar la misma información actualizada, independientemente de si están trabajando en Salesforce o en Outlook. Aquí es donde Captura de actividad de Einstein entra en acción. Al sincronizar contactos y eventos entre Salesforce y Outlook, los representantes pasan menos tiempo introduciendo datos y cambiando de una aplicación a otra y se centran más en las ventas. Pero Captura de actividad de Einstein ofrece mucho más aparte de la sincronización de contactos y eventos.

Herramienta	Descripción	Ventajas
Funcionalidad de captura	Los correos electrónicos y los eventos que los representantes envían y reciben se agregan automáticamente a la cronología de actividad de los registros relacionados.	Los representantes de ventas no tienen que perder tiempo registrando correos electrónicos y eventos en registros de Salesforce. Además, cuando una actividad posterior tiene lugar en los correos electrónicos o eventos agregados, esa actividad se agrega de forma automática a Salesforce. La configuración de colaboración le permite decidir quién más puede ver los correos electrónicos y los eventos relacionados, por lo que los equipos trabajan mejor en conjunto.
Einstein Email Insights	Dé a los representantes de ventas contexto de ventas vital junto con mensajes de correo electrónico relevantes.	Esto hace que resulte más sencillo enviar los mensajes oportunos a los clientes potenciales y a los clientes.
Panel de actividades	Muestra un resumen de las actividades de ventas que se agregaron a Salesforce de forma manual y con Captura de actividad de Einstein.	Visualice los datos de actividad y desglóselos de manera significativa, como por propietarios de la actividad, tipos de actividad y fechas.
Mediciones de actividad (no disponibles con Captura de actividad de Einstein estándar)	Cuando incluye campos de mediciones de actividad en vistas de lista, formatos de página, informes, desencadenadores, procesos, etc., los datos reflejan las actividades que se agregaron a Salesforce de forma manual y con Captura de actividad de Einstein.	Esto proporciona a los equipo de ventas una idea general sobre los datos de actividad, y le permite crear procesos basados en datos de actividad.
Conexiones recomendadas (no disponibles con Captura de actividad de Einstein estándar)	Los registros de candidatos y contactos muestran al compañero de trabajo que tenga la conexión más sólida con un cliente potencial.	Esto hace que resulte sencillo conectar con los clientes potenciales a fin de encontrar nuevas oportunidades de negocio.

Maria ya ha revisado los requisitos del sistema de Captura de actividad de Einstein y es una buena opción para las necesidades de sincronización de Ursa Major. Las herramientas de productividad adicionales proporcionan más valor de lo que ella esperaba.

¿Y qué ocurre con Lightning Sync? Es posible que haya escuchado hablar de Lightning Sync, que también sincroniza contactos y eventos. A partir de la versión Winter ’21, la disponibilidad de Lightning Sync está cambiando. Ahora, Captura de actividad de Einstein es la solución a largo plazo para sincronizar contactos y eventos entre las aplicaciones de Microsoft o Google y Salesforce. Si actualmente ejecuta Lightning Sync y quiere cambiar a Captura de actividad de Einstein, desactive primero Lightning Sync. La configuración se encuentra en la sección Lightning Sync de la página Integración y sincronización de Outlook en la configuración de Salesforce.

Continuamos realizando mejoras en Captura de actividad de Einstein según las necesidades de los clientes como usted. Para saber cuándo estarán disponibles las nuevas funciones, permanezca atento a las notas de la versión de Salesforce.

Configurar Captura de actividad de Einstein

Poner en marcha y ejecutar Captura de actividad de Einstein es sencillo.

Proporcione a los usuarios acceso a Captura de actividad de Einstein mediante un conjunto de permisos.
En Configuración, introduzca Captura de actividad de Einstein en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Configuración. El flujo de configuración guiada le muestra los pasos que debe seguir.
- Conéctese al servidor de Microsoft.
- Cree una configuración que controle lo que se captura y sincroniza.
- Asigne usuarios a una configuración.
De manera opcional, defina los parámetros que controlan la manera en la que se capturan los correos electrónicos y los eventos. Por ejemplo, evite que Captura de actividad de Einstein agregue correos electrónicos y eventos asociados con una persona o empresa específica. Y seleccione cómo los nuevos usuarios de Captura de actividad de Einstein comparten los correos electrónicos y los eventos.
Si solo utiliza Captura de actividad de Einstein estándar, active las perspectivas por correo electrónico. Si utiliza Captura de actividad de Einstein mediante una licencia complementaria, las perspectivas por correo electrónico se activan de forma predeterminada.

¿Quiere que los representantes puedan hacer más cosas? Aprender sobre cómo agregar funciones de Inbox a la integración de Outlook proporciona a sus representantes más herramientas en el correo electrónico.