Evaluar la calidad de los datos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Enumerar las maneras en las que se utilizan los datos para respaldar objetivos de negocio.
- Enumerar las maneras de medir la calidad de los datos.
- Instalar la aplicación Data Quality Analysis Dashboards e interpretar los paneles.
Nota
¿Su idioma de aprendizaje es español? Comience el reto en un Trailhead Playground en español y utilice las traducciones proporcionadas entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto se basan en los datos en inglés. Si no aprueba el reto en su organización en español, le recomendamos que (1) cambie la configuración regional a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés, siga las instrucciones descritas aquí y, a continuación, (3) vuelva a hacer clic en el botón Check Challenge (Comprobar el reto).
Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.
Determinar cómo utiliza los datos su negocio
Como administrador de Salesforce de su empresa, tiene el papel de guardián de los datos de los clientes. Si los datos son el entorno y la empresa es la Tierra, entonces usted sería el capitán del planeta. Ese es un trabajo muy importante (merecedor de una capa y un cinturón de utilidades). Por ello, se pone un poco a la defensiva cuando la directora de ventas le pregunta cómo de malos son los datos.
Usted responde como lo haría un superhéroe de verdad: vuelve a su mesa y ejecuta unos cuantos informes.
Por desgracia, los informes son casi tan útiles para explicar los problemas con los datos como el vídeo de un gatito encima de un robot aspirador Roomba con el que está obsesionado. Se da cuenta de que no tiene ni idea de cómo evaluar la calidad de los datos de su empresa. ¿Campos en blanco? ¿Duplicados? ¿Información incorrecta? ¿Por dónde empieza?
Después, recuerda algo que leyó: El primer paso a la hora de evaluar la calidad de los datos es saber cómo utiliza su empresa los datos de los clientes para respaldar sus objetivos empresariales. Parece un buen comienzo.
Usted se reúne con los gestores y representantes de Gelato y les pregunta:
- ¿Cuáles son sus objetivos empresariales?
- ¿Qué datos de clientes se necesitan para respaldar esos objetivos?
- ¿De qué manera se están utilizando esos datos de cliente?
- ¿Dónde se almacenan los datos de los clientes?
Resulta que, a pesar de que cada departamento tiene un conjunto de objetivos exclusivo, muchos departamentos utilizan los mismos datos de clientes. Por desgracia, parece que cada departamento tiene su propio proceso de creación y mantenimiento de los datos. Por ejemplo, casi todos los departamentos necesitan información de contacto de los clientes. Pero cada departamento utiliza su propia fuente de información para esa información de contacto. El departamento de ventas utiliza Salesforce, el departamento de cuentas tiene un complejo sistema de hojas de cálculo y el departamento de atención al cliente apenas tiene sistemas. Ocurre lo mismo con todos los tipos de datos de la empresa.
Hace todo lo que puede para encontrar dos departamentos que utilicen el mismo proceso para la creación de registros. Pero tendría más suerte si intentara buscar una aguja en un pajar. Lo comprueba con varios gerentes de ventas. Uno de ellos le dice que su equipo reúne toda la información de los clientes en una hoja de cálculo compartida. Al final de cada mes, su asistente transfiere la información a Salesforce. Y así era, hasta que su asistente dejó el trabajo hace 3 meses. Otro gerentes de ventas le comenta que su equipo no se preocupa por introducir los datos en Salesforce (a pesar de tratarse de una política de la empresa).
Con este tipo de prácticas de datos, no es de extrañar que sus informes estén plagados de duplicados, registros incompletos y datos obsoletos. Resulta que el genio de los datos no aparece y le concede tres deseo. Si no dispone de recursos de la empresa dedicados a la calidad de los datos, es muy probable que los datos puedan ser mejores.
Organiza todos sus hallazgos en una tabla de referencias.
Objetivo empresarial |
Departamentos |
Datos necesarios |
|---|---|---|
Anunciar nuevos servicios |
Marketing |
Nombre, empresa, correo electrónico, dirección, teléfono, sector, número de empleados, ingresos anuales |
Puntuar y dirigir candidatos |
Ventas |
Nombre, empresa, correo electrónico, dirección, teléfono, número de empleados, ingresos anuales, sector, estado, propietario, origen del candidato |
Seguir y convertir candidatos |
Ventas |
Nombre, empresa, correo electrónico, dirección, teléfono, número de empleados, ingresos anuales, sector, estado, propietario, última fecha de modificación, origen del candidato, siguientes pasos |
Planificar y alinear territorios |
Ventas, marketing, atención al cliente |
Nombre, empresa, correo electrónico, dirección, teléfono, número de empleados, ingresos anuales, sector, propietario |
Seguir solicitudes de servicio |
Atención al cliente, ventas, jurídico |
Nombre, empresa, correo electrónico, dirección, teléfono, prioridad, motivo, detalles de distribución, tipo de solicitud, indicador de SLA, origen de la solicitud, descripción |
Identificar oportunidades de venta cruzada y ventas adicionales |
Ventas, marketing |
Empresa, sector, ingresos anuales, número de empleados |
Facturar clientes |
Atención al cliente, ventas, jurídico, finanzas |
Nombre, empresa, correo electrónico, dirección, teléfono, productos que posee |
Comunicarse con clientes |
Ventas, marketing, recursos humanos, atención al cliente, jurídico |
Nombre, empresa, correo electrónico, dirección, teléfono, productos que posee |
Envía sus hallazgos a la directora de ventas, sintiéndose bastante orgulloso de usted mismo. Le elogia por el buen trabajo, pero le hace una pregunta: "¿Qué tienen de malo los datos que tenemos?"
Revisar los informes y paneles de calidad de datos
Saber que su empresa utiliza los datos para respaldar sus objetivos es fantástico. Pero resulta tan útil como intentar reproducir una cinta VHS en un reproductor de Roku si no puede hacer que los datos estén en un formato útil y accesible (eso es, en Salesforce).
La directora de ventas le preguntó qué tenían de malo los datos que tienen en la empresa. Los motivos saltan a la vista, ¿no? La mejor manera de evaluar la calidad de los datos es fijarse en los datos (o en la falta de datos). Se pidió a cada departamento de Gelato que utilizara Salesforce como fuente de información para los datos. Después de hablar con los gerentes y representantes de los distintos departamentos, sabe que eso es cierto. Pero la mejor manera de demostrar su punto de vista es revisar los datos en Salesforce. Una vez que los ejecutivos vean la falta de datos en Salesforce, querrán darle prioridad a la calidad de los datos. Por ello, si los motivos saltan a la vista, ¿qué tiene que hacer en consecuencia?
La calidad de los datos tiene varios atributos clave. Es importante comprender estas dimensiones antes de intentar arreglar cualquier problema relacionado con los datos. (Hablaremos sobre la solución a los problemas en la siguiente unidad).
Dimensión de calidad de datos |
Descripción |
Cómo evaluarla |
|---|---|---|
Antigüedad |
Los datos no envejecen tan bien como el vino. ¿Cuándo fue la última vez que se actualizó cada registro? |
Ejecute un informe en la fecha de la última modificación de los registros. ¿Qué porcentaje de registros se han actualizado recientemente? |
Completitud |
¿Mantequilla de cacahuete sin mermelada? Para nada. De manera similar, no puede encontrar oportunidades de ventas adicionales sin una jerarquía completa de la empresa y sin información del sector. ¿Están todos los campos empresariales clave completados en los registros? |
Enumere los campos requeridos para cada uso comercial. A continuación, ejecute un informe que muestre el porcentaje de campos en blanco. También puede utilizar una aplicación de calidad de datos desde AppExchange. |
Precisión |
No se gana una medalla de oro olímpica por no alcanzar los objetivos. ¿Son sus datos lo más precisos posible? ¿Se han comparado con una fuente fiable? |
Instale una aplicación de calidad de datos desde AppExchange. Puede comparar los registros con una fuente fiable y decir en qué medida se puede mejorar sus datos. |
Coherencia |
¿Se utiliza siempre el mismo formato, la misma ortografía y el mismo idioma en todos los registros? |
Ejecute un informe que muestre los valores utilizados para los campos fecha, divisa, estado, país, región e idioma, ¿Cuántas variaciones se utilizan para un solo valor? |
Duplicado |
A veces dos no es mejor que uno. Los datos duplicados implican ineficacia. ¿Están los registros y datos duplicados en su organización? |
Utilice las funciones de Duplicate Management (Gestión de duplicados) en Salesforce e instale una aplicación de detección de duplicados desde AppExchange. |
Uso |
Si no los usa, los perderá ¿Se emplean los datos en informes, paneles y aplicaciones? |
Consulte las herramientas y recursos disponibles que utiliza su negocio. ¿Optimiza el uso de datos? |
Pensar en todo el trabajo que se debe realizar para generar estos informes le da dolor de cabeza. Está a punto de beberse su tercer Frappuccino del día cuando se topa con AppExchange. Resulta que hay una gran variedad de paquetes que evalúan la calidad de sus datos en varias dimensiones. Con tan solo unos clics, tiene acceso a un host de informes y paneles.
Un paquetes de AppExchange que le gustará es la aplicación Data Quality Analysis Dashboards. Para obtener más paquetes útiles de AppExchange, consulte la sección Recursos.
Instalar y ejecutar la aplicación Data Quality Analysis Dashboards
Estos son los pasos para instalar la aplicación Data Quality Analysis Dashboards desde AppExchange. Para obtener instrucciones detalladas, consulte la guía de instalación de la aplicación.
Para seguir y practicar los pasos de este módulo, es necesario que instale el paquete en su Trailhead Playground. Siga estas instrucciones para iniciar un Playground e instalar el paquete. También utilizará el paquete y el Playground cuando sea el momento de completar el reto práctico.
Inicie su Trailhead Playground desplazándose hasta la parte inferior de esta página y haciendo clic en Launch (Iniciar). Si ve una ficha en su organización etiquetada como Instalar un paquete, excelente. Siga los pasos que se describen a continuación.
De lo contrario, haga clic en 
para iniciar el iniciador de aplicación; a continuación, haga clic en Playground Starter y siga los pasos. Si no ve la aplicación Playground Starter, copie este vínculo de instalación y consulte Instalar un paquete o aplicación para completar un reto de Trailhead en la Ayuda de Trailhead.
- Haga clic en la ficha Install a Package (Instalar un paquete).
- Pegue 04t20000000D24R en el campo.
- Haga clic en Instalar.
- Seleccione Instalar solo para administradores y, a continuación, haga clic en Install (Instalar).
Una vez que el paquete se haya instalado, verá una página de confirmación y recibirá un correo electrónico en la dirección asociada al Playground. En su Trailhead Playground, en el menú de aplicación, haga clic en Dashboards (Paneles). Para ver todos los paneles del paquete, haga clic en All Dashboards (Todos los paneles).
Cuando ejecute el panel de análisis general de calidad de datos, verá lo siguiente:
Cuando ejecute el panel de calidad de datos de cuentas, contactos y oportunidades, verá lo siguiente:
Según los paneles, los datos de Gelato son bastante buenos, pero podríamos darles un poco de cariño. Profundicemos más en los datos de oportunidades de Gelato. En el panel de calidad de datos de cuentas, contactos y oportunidades, puede ver que a muchas oportunidades le faltan campos empresariales clave, incluyendo el origen del candidato y los siguientes pasos. Recuerde que ya ha identificado que esos datos son cruciales para respaldar los objetivos empresariales de Gelato, por lo que la actualización de dichos campos es una prioridad para los equipo de ventas de Gelato.
Comparte los resultados con la directora de ventas. Está impresionada y convencida de que es importante que Gelato mejore la calidad de sus datos. Usted piensa que ya ha hecho su trabajo, así que se da la vuelta y empieza a dirigirse hacia su mesa. No tan rápido, fenómeno. La directora va a poner a alguien al mando para que mejore la calidad de los datos. ¿Adivina de quién se trata? Eso es. Le toca a usted descubrir cómo mejorar la calidad de los datos de Gelato. Consulte la siguiente unidad para saber cómo sacar esto adelante.
Recursos
- AppExchange: Aplicación Data Quality Analysis Dashboards
- Ayuda: Crear un nuevo informe
- Ayuda: Help Your Users Minimize or Merge Duplicates (Ayudar a los usuarios a minimizar o combinar los duplicados)
- Trailhead: Desarrollo de una estrategia de AppExchange
- Guía: Guía de instalación de la aplicación