Planificar las actividades, el calendario y el coste

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:  

• Crear una estructura de desglose del trabajo.
  
• Desarrollar un calendario del proyecto.
  

Planificar para el éxito

Imagínese esta situación. Usted es la persona que se encarga de la gestión de proyectos en un gran hospital. Hace poco se ha nombrado a un nuevo director general. Hoy han anunciado que la organización va a emprender un gran proyecto: un sistema automatizado de gestión de camas diseñado para optimizar su uso y, a su vez, aumentar el ahorro y los beneficios. El director general afirma que el proyecto empezará la semana que viene, terminará en pocas semanas y costará exactamente 100 000 dólares.

Esta decisión no se ha consultado a nadie y estos parámetros del proyecto parecen haber caído del cielo al azar. Por desgracia, las situaciones de este tipo son frecuentes. Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, los proyectos con plazos y costes fijos son muy problemáticos y tienen más probabilidades de fracasar. ¿Por qué? En pocas palabras, porque imponer un plazo y un presupuesto antes de comprender el alcance es un error.

Se le asigna como jefe de proyecto de esta iniciativa y se le pide que se ponga manos a la obra. ¿Qué hace? Activar sus habilidades de gestión de proyectos y empezar la planificación para establecer las expectativas adecuadas. La Universidad Walden nos enseña cómo hacerlo.

Desglose

Determinar el alcance del proyecto es el primer paso de su planificación. El alcance abarca todo el trabajo que debe realizarse para obtener el resultado esperado. El alcance se desarrolla utilizando los requisitos proporcionados por el patrocinador y las principales partes interesadas. 

El alcance se captura en una herramienta común llamada estructura de desglose del trabajo (EDT). La EDT identifica las actividades que deben completarse para producir la entrega final y cualquier entrega parcial asociada. Con la EDT, puede planificar el calendario y los costes.

Supongamos que se ha definido el alcance de este proyecto y que se ha desarrollado una EDT que se ha proporcionado al equipo del proyecto.

¿Qué podemos aprender de la EDT? 

• El sistema de gestión de camas es el resultado final previsto del proyecto.
  
• La tecnología del sistema es un subproducto del sistema de gestión de camas.
  
• Hay dos subproductos asociados a la tecnología del sistema: el software de la aplicación y el hardware del sistema.
  
• Se han definido cuatro actividades, cada una de las cuales debe completarse para entregar el software de la aplicación y el hardware del sistema.
  

Está un paso más cerca de establecer las expectativas correctas con el director general.

¿Cuánto tardará?

Por simplificar, vamos a fijarnos solo un componente del proyecto: el software de la aplicación de gestión de camas. Se estima la duración de cada una de las actividades definidas en la EDT. Estimar la duración de las actividades es uno de los aspectos más técnicos del trabajo de un gestor de proyectos.

Para empezar, hay que asignar personas a las actividades. ¿Qué nivel de conocimientos se necesita para llevarlas a cabo? ¿Dispone su organización de personal con el nivel de conocimientos necesario? ¿Están disponibles cuando se les necesita? Estas son solo algunas de las preguntas a las que hay que responder para determinar con exactitud el tiempo que se tardará en completar el proyecto.

El diagrama de Gantt es la herramienta más utilizada para elaborar el calendario de un proyecto. Puede mostrarse en forma de esquema como el que aparece aquí o como un gráfico de barras. La vista de gráfico de barras es especialmente útil para comunicarse con ejecutivos que no quieren ver los detalles, pero sí hacerse una idea de la cronología.

Veamos qué puede decirnos el diagrama de Gantt sobre este componente del proyecto.

Dispone de una lista con las actividades, las personas asignadas y la duración estimada de cada actividad. Ha identificado los antecesores (se explican en breve). ¡Bravo! Dispone de un calendario completo para la entrega del software de la aplicación de gestión de camas.

¿Cuáles son las conclusiones principales? 

• La duración del componente de software de la aplicación del proyecto es de 21 días.
  Si empieza el 1 de junio, terminará el 5 de julio. Pero ¿eso no son más de 30 días? No. No se cuentan los fines de semana ni los días festivos.
  
• La duración total es de 21 días.
  ¿Cómo ha llegado a ese cálculo? No todas las actividades pueden iniciarse al mismo tiempo. Algunas actividades requieren un antecesor, una actividad que debe completarse primero. Un buen ejemplo es que no se pueden evaluar las respuestas a la solicitud de presupuesto antes de enviarla. Los antecesores pueden llegar a ser muy complejos: un equipo de proyecto debe comprender cómo secuenciar las actividades y aplicar los antecesores adecuados para conseguir un calendario preciso.
  

Ya tiene las actividades y los calendarios. Hablemos ahora de dólares y céntimos. 

¿Cuánto costará?

Las actividades le ayudan a identificar los componentes que necesita comprar (software y hardware para el sistema de gestión de camas), y el calendario le ayuda a identificar quién tiene que trabajar en este proyecto con usted, para que ahora pueda desglosar sus tarifas. Y ahora ya lo sumamos todo, ¿no?

Por supuesto, parece sencillo, pero eso no significa que sea fácil. La tarifa del trabajo desempeñado por las personas puede determinarse de muchas maneras y, en realidad, depende de la organización. Como gestor del proyecto, puede que tenga que trabajar con el equipo de recursos humanos o el equipo de operaciones del hospital para encontrar la tarifa adecuada. Y, a pesar de sus investigaciones, la fase de solicitud de presupuesto puede revelar que es necesario ajustar su estimación del hardware y el software.

Todos ellos son riesgos que debe prever y comunicar a las partes interesadas, como el director general, antes de embarcarse en el proyecto. La Universidad Walden habla de los riesgos en la unidad siguiente.