Optimizar el rendimiento para los territorios de ventas
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Identificar distintas formas de mejorar el rendimiento mediante el uso de territorios de ventas.
- Explicar cómo reasignar territorios secundarios de manera eficaz.
- Explicar cómo definir criterios de filtro eficaces para las reglas de asignación.
- Determinar si se deben desencadenar reglas de asignación después de la actualización de una cuenta.
Introducción
El tiempo vuela. Ya hace unos meses que Maria Jimenez, la extraordinaria administradora de Salesforce, configuró territorios de ventas para Ursa Major Solar. Su equipo de ventas ha mejorado muchísimo ahora que es más sencillo mantener un registro del trabajo que realiza cada integrante.
Hace poco Ursa Major adquirió un competidor, Capricorn Solar. Maria necesita echar algunas horas extra para gestionar los territorios de venta, las cuentas y los representantes de Capricorn Solar. Está especialmente preocupada por el rendimiento del sistema. En concreto, está pensando en realizar muchos cambios en su modelo de territorio activo y mantener una gran cantidad de territorios. Ahora toca trabajar un poco más y obtener algunas habilidades avanzadas para asegurarse de sacar a la función el mayor provecho posible.
En esta unidad, trataremos de responder las preguntas de Maria sobre la optimización del rendimiento. ¡Empecemos!
Evitar la evaluación excesiva de reglas
Lo primero que quiere hacer Maria es agregar los territorios principales de Capricorn a la jerarquía de territorios del modelo de territorio activo de Ursa Major. Lo segundo es asignar cuentas a esos territorios. Su duda es cómo podría minimizar los problemas de rendimiento relacionados con las reglas de asignación de cuentas.
Nuestra recomendación es aplicar reglas heredadas a los territorios secundarios.
Cuando agrega un territorio principal a su jerarquía de territorios, lo mejor es aplicar reglas de asignación de cuentas heredadas a los territorios secundarios. Definir cada rama de la jerarquía de territorios como su propio "árbol" hace que sus "iguales" del mismo nivel se excluyan mutuamente. De esa forma, impedimos que el motor de reglas evalúe más ramas de la jerarquía de las que son necesarias, y esto mejora el rendimiento.
Para aplicar reglas heredadas, seleccione Aplicar a territorios secundarios en la página de detalles de la regla de asignación.
Evitar el recálculo innecesario de los niveles de acceso
Para tener en cuenta la estructura de territorios de Capricorn, Maria debe realizar algunos cambios más a su modelo de territorio activo. ¿Cuál es la mejor forma de que reasigne los territorios a otros territorios principales sin afectar el rendimiento?
Nuestra recomendación es empezar por el nivel inferior de la jerarquía de territorios, realizar los cambios pertinentes y luego ir subiendo de nivel en la jerarquía. Gracias a este método, evitamos tener que recalcular los niveles de acceso a los contactos, cuentas, oportunidades y casos para los mismos territorios.
Nota: Este enfoque no es necesario para modelos de territorio que se encuentren en la fase de planificación.
Definir criterios de filtro eficaces en las reglas de asignación
Ahora, Maria ya está preparada para definir los filtros en algunas reglas de asignación nuevas para las cuentas de Capricorn. ¿Qué practicas recomendadas debe tener en cuenta para reducir los problemas de rendimiento?
Nuestra recomendación es definir criterios en campos numéricos en lugar de campos de cadena. Además, debe evitar definir criterios numéricos en forma de texto.
Los operadores de los campos de cadena distinguen entre mayúsculas y minúsculas, lo que puede afectar el rendimiento. En lugar de definir criterios en campos de cadena, considere la opción de definirlos en campos numéricos.
Además, los campos numéricos que se definen como texto ralentizan el rendimiento. Por ejemplo, en un criterio de filtro para el número de empleados, debe introducir 1000 en lugar de mil.
Aplique restricciones a las reglas de asignación
A medida que Maria sigue definiendo reglas de asignación para las cuentas de Capricorn, tenemos varias recomendaciones más que hacer.
Durante la definición de reglas de asignación, aplique todas las restricciones posibles. Por ejemplo, evite incluir una gran cantidad de condiciones de tipo OR. De esa manera, Salesforce no asignará demasiadas cuentas a un territorio.
Cree criterios de filtro que reflejen estas proporciones para obtener un mejor rendimiento.
- Tener más de 10 000 registros asociados a un territorio puede generar ineficiencias en el rendimiento. Por ejemplo, 12 000 cuentas asignadas a un territorio probablemente sean muchas.
- La regla general para la proporción del número de territorios en relación con el número de usuarios asignados es de 3 a 1.
- Si necesita agregar más de 1500 usuarios a un territorio, no utilice las opciones de Configuración. Gestione la asignación de usuarios a territorios a través de la API.
Evitar la ejecución de reglas de asignación cuando no sea necesario
Maria conoce la opción "Evaluar esta cuenta frente a las reglas de territorio al guardar". Se pregunta si podrá ahorrar tiempo al utilizarla con las cuentas de Capricorn.
Recomendamos usarla con precaución.
Puede configurar Salesforce para que ejecute reglas de asignación de cuentas al actualizar una cuenta.
- Para configurarlo desde la página de modificación de una cuenta, seleccione Evaluar esta cuenta frente a las reglas de territorio al guardar.
- Para configurarlo a través de la API, defina el parámetro de encabezado correspondiente en la llamada de actualización de la API de SOAP o la API de REST.
Dado que Salesforce ejecuta las reglas de asignación para todas las cuentas aunque solo se actualice una, el rendimiento puede verse afectado. Para evitar que se reduzca el rendimiento, utilice estos métodos con cuidado.
Sugerencia: Para mantener la asignación de territorios y cuentas estable durante un periodo fiscal determinado, duplique los atributos de las reglas de asignación en campos personalizados que agregue al formato de página de cuenta. A continuación, use los campos personalizados de la definición de regla y siga usando los campos originales. Este tipo de configuración permite controlar los atributos de cuenta para que la asignación permanezca estable.
Maria ha aprendido mucho sobre la optimización del rendimiento de los territorios de ventas. Es hora de que se tome un descanso. Mientras tanto, usted puede poner a prueba sus conocimientos.
Recursos
- Ayuda de Salesforce: Usar reglas para asignar cuentas a territorios
- Ayuda de Salesforce: Activación de reglas de asignación y su aplicación a territorios descendientes