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Primeros pasos con flujos desencadenados

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Identificar los usos de los flujos desencadenados por registro.
  • Proporcionar ejemplos de tres tipos de desencadenadores de flujo.
  • En función de los requisitos de negocios, seleccionar las mejores opciones para su flujo desencadenado por registro.

Antes de empezar

Este módulo está diseñado para administradores intermedios de Salesforce que están familiarizados con las funciones básicas de personalización de Salesforce y cuentan con experiencia en el uso de flujos básicos. Si no cumple con estos requisitos, no hay problema. Antes de iniciar esta insignia, recomendamos completar el módulo Aspectos básicos de Flow. En esa insignia, se aprende cuándo y cómo utilizar flujos para automatizar procesos de negocio.

Tipos de flujos

Existen tres tipos generales de flujos.

Tipo de flujos

Iniciado por

Descripción

Flujo de pantalla

  • Acción rápida
  • Página Lightning
  • Sitio de Experience Cloud y más

Los flujos de pantalla ofrecen una interfaz que guía a los usuarios a través de un proceso de negocio.

Flujo iniciado automáticamente

  • Otro flujo
  • Código de Apex
  • API de REST

Los flujos iniciados automáticamente son aquellos que automatizan los procesos de negocio y no cuentan con interfaz de usuario. No tienen un desencadenador y se ejecutan en segundo plano.

Flujo desencadenado

  • Hora
  • Cambio en los datos
  • Evento de plataforma

Los flujos desencadenados se inician de forma automática mediante un desencadenador que especifique. Se ejecutan en segundo plano.

Herramientas

Puede que haya utilizado las Reglas de flujo de trabajo o el Generador de procesos para crear un proceso desencadenado. Ahora, Flow Builder es la herramienta óptima. ¿Por qué? Combina las capacidades de las Reglas de flujo de trabajo y el Generador de procesos en una única herramienta interactiva. Utilice Flow Builder para automatizar procesos de negocios de condición (if/then) y ver una representación gráfica de su automatización a medida que la crea. 

Flow Builder ofrece depuración, pruebas e integración con funciones en toda la plataforma de Salesforce Platform. Ahora, combina las capacidades de las Reglas de flujo de trabajo y el Generador de procesos con la potencia de Flow para un inicio de automatización sin codificación. Si eso no es suficiente para convencerlo, un flujo desencadenado por registro puede actualizar un registro de Salesforce 10 veces más rápido que un proceso de cambio de registro creado con el Generador de procesos.

Flujos desencadenados

Este módulo se centra en los flujos desencadenados. Un flujo desencadenado consta de un desencadenador, y al menos un criterio y una acción. 

  • El desencadenador identifica qué inicia el flujo. Puede desencadenar un flujo en una programación establecida o cuando se produce un tipo específico de cambio de registro.
  • Los criterios definen los detalles específicos del desencadenador. Los criterios de un desencadenador programado son la fecha y la hora. Los criterios de un desencadenador de cambio de registro son el objeto y los cambios específicos en los valores de campo.
  • La acción determina qué hace el flujo.

Tipos de desencadenador

Existen tres tipos de desencadenadores.

Tipo de desencadenador

Cuándo se ejecuta

Cómo utilizarlo

Programación

A una hora y con una frecuencia que usted especifique

Mediante la ejecución de trabajos por lotes nocturnos

Evento de plataforma

Cuándo se recibe un mensaje específico de evento de plataforma

Mediante la suscripción a eventos

Registro

Cuando se crea, actualiza o elimina un registro

Mediante la actualización de registros y el envío de notificaciones

Flujos desencadenados por registro

Los flujos desencadenados por registro son la automatización que se utiliza con mayor frecuencia. Es la mejor forma de interactuar con los registros de su organización. En pocas palabras, el trabajo de un flujo desencadenado por registro es el siguiente: “Si se produce un escenario, realizar una acción”.

En el caso de los flujos desencadenados por registro, el desencadenador determina sobre qué objeto actúa el flujo y cuándo se ejecuta.

  • Solo cuando se crea un registro
  • Siempre que se actualice un registro
  • Siempre que se cree o actualice un registro
  • Solo cuando se elimina un registro

Cree un flujo desencadenado por registro para hacer lo siguiente: actualizar otro registro, enviar una notificación, iniciar un proceso o mantener la consistencia de los datos. Para evitar conflictos y mejorar el desempeño, puede ajustar el plazo de la automatización mediante las opciones del flujo desencadenado por registro.

Como el flujo se desencadena cuando se haya realizado un cambio en un registro, dicho cambio ya se encontrará en camino a la base de datos. A menudo, a esto se lo conoce como una transacción, y se la denomina la transacción desencadenante inicial.

Opción

Cuándo se ejecuta

Cómo utilizarlo 

Fast Field Update (Actualización de campo rápida)

Durante la actualización de registro que desencadenó el flujo y antes de que dicha actualización se guarde.

  • Mediante la actualización del registro que desencadenó el flujo
  • Mediante la exposición de un error personalizado a los usuarios

Beneficio: un desempeño óptimo debido a que la base de datos apenas se ve afectada

Related Records and Actions (Acciones y registros relacionados) 

Durante la actualización del registro que desencadenó el flujo y luego de que dicha actualización se guarde.

  • Mediante la creación, actualización o eliminación de otros registros
  • Mediante llamadas de subflujos
  • Mediante llamadas a acciones, como el envío de una alerta por email o una publicación en Chatter

Beneficio: la automatización de procesos comunes desencadenados por cambios de registro

Run Asynchronously (Ejecutar de forma asíncrona)

De inmediato luego de que se haya completado la actualización de registro que desencadenó el flujo. 

Mediante la ejecución de escenarios más avanzados como el envío de solicitudes a sistemas externos o la implementación de procesos de ejecución más largos

Beneficio: se evita ralentizar o bloquear la actualización del registro que desencadenó el flujo

Scheduled Paths (Rutas programadas)

En el futuro, luego de que se haya activado el desencadenador, en función de fechas y horas.

Mediante la programación de recordatorios o seguimientos en función de fechas en el registro que desencadenó el flujo, como la fecha de cierre

Beneficio: se espera una cantidad especificada de tiempo entre la activación del desencadenador y la ejecución de la automatización

A continuación, aprenderá cómo crear un flujo desencadenado por registro.

Recursos

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