Conocer la copia de seguridad de datos y el archivado de datos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Explicar la diferencia entre la copia de seguridad de datos y el archivado de datos.
- Describir las prácticas recomendadas para las estrategias de almacenamiento de datos.
Almacenamiento de datos en el sector educativo
Las instituciones educativas gestionan grandes volúmenes de datos complejos y confidenciales, como puntuajes de pruebas, registros financieros, calificaciones, etc. Los datos entran y salen constantemente, y hay muchos. Por ejemplo:
- Los datos de estudiantes potenciales que podrían o no inscribirse.
- Los datos de estudiantes que necesitan mantenerse durante periodos variados.
- Los datos de exalumnos que, potencialmente, abarcan décadas.
Las escuelas necesitan estar atentas a las formas que tienen de almacenar y gestionar los datos. El almacenamiento de datos puede parecer sencillo hasta que se advierte una superposición de conceptos, como la copia de seguridad de datos y el archivado de datos. Ambos métodos involucran el almacenamiento de copias de los datos de su institución fuera de su organización de Salesforce, pero no significan lo mismo. En este vistazo rápido, aclaramos los detalles de cada método y especificamos las prácticas recomendadas para ambos casos.
Copia de seguridad de los datos
Cuando realiza una copia de seguridad de los datos, realiza una copia de los registros existentes de la organización de Salesforce de su institución y guarda la copia en otro lugar sin cambiar ni eliminar los registros originales.
El objetivo de la copia de seguridad de datos es crear una copia accesible de los datos que se pueda cargar en la organización si los datos activos están dañados. Las copias de seguridad deben conservarse siempre y cuando los datos que contienen se utilicen activamente en la organización de Salesforce. ¡Les hablamos a ustedes, miembros de la tienda de avances!
Estos son los componentes clave de una buena estrategia de copia de seguridad de datos.
| Componente | Descripción | Prácticas recomendadas |
|---|---|---|
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Frecuencia de la copia de seguridad |
Cadencia para crear copias de seguridad de los datos |
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Seguridad de datos |
Prácticas que garantizan que las copias de seguridad están protegidas |
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Plan de continuidad |
Un plan para saber cómo restaurar los datos |
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Archivado de datos
Al igual que las copias de seguridad de datos, los datos archivados se almacenan fuera de su organización de Salesforce, pero allí terminan las similitudes. Cuando archiva datos, su objetivo es el almacenamiento a largo plazo de los registros a los que puede necesitar acceder por motivos como el cumplimiento.
Los datos archivados no necesitan estar en su organización de Salesforce activa, pero deben ser accesibles. Una práctica común es continuar con el almacenamiento de las funciones agregadas de los datos en Salesforce incluso después de archivar los registros admitidos. Esto permite que la institución realice un seguimiento de la información útil, como el total de donaciones de tiempo de vida de un exalumno, sin tener que almacenar todos sus registros de donaciones individuales en su organización de producción.
Estos son los componentes clave de una buena estrategia de archivado de datos.
| Componente | Descripción | Prácticas recomendadas |
|---|---|---|
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Frecuencia de archivado |
Cadencia para archivar datos en su organización |
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Seguridad de datos |
Prácticas para proteger el acceso a datos archivados |
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Accesibilidad |
Estrategias para garantizar la disponibilidad de los datos archivados cuando sea necesario |
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¿Qué método es adecuado para mi institución?
Lo más probable es que su institución necesite implementar la copia de seguridad de datos y el archivado de datos. Consulte las estrategias de almacenamiento de datos para cada método y considere qué tipos de datos se procesarían mejor con copias de seguridad y con archivado, respectivamente. Cuando esté listo para profundizar más en las estrategias de datos del sector educativo, continúe con el módulo Estrategias de datos centradas en los integrantes para el área educativa vinculado en la sección Recursos.