Création d’un flux déclenché par un enregistrement

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Définir les composants clés utilisés pour créer un processus déclenché par un enregistrement
Décrire quand utiliser les mises à jour de champs rapides
Décrire quand utiliser les actions et enregistrements associés
Identifier les options permettant d’exécuter un flux lors de la mise à jour d’un enregistrement
Créer un flux qui crée une ébauche de contrat fondé sur un changement dans l’opportunité

Remarque

Vous souhaitez apprendre en français ? Commencez le défi dans un Trailhead Playground en français et utilisez les traductions fournies entre crochets pour naviguer. Copiez et collez uniquement les valeurs en anglais, car les validations de défi reposent sur les données en anglais. Si vous ne réussissez pas le défi dans votre organisation en français, nous vous recommandons (1) de définir le paramètre régional sur les États-Unis, (2) de définir la langue sur l’anglais en suivant les instructions ici, puis (3) de cliquer à nouveau sur le bouton « Vérifier le défi ».

Consultez le badge Trailhead dans votre langue pour découvrir comment profiter de l’expérience Trailhead traduite.

Exigence commerciale

Que voulez-vous que votre flux déclenché par un enregistrement accomplisse ? Supposons que vous souhaitiez créer automatiquement des contrats pour des opportunités de grande valeur fermées gagnées. Il s’agit de votre exigence commerciale.

Pour créer un flux déclenché par un enregistrement, nous définissons les exigences commerciales en trois parties : le déclencheur, le critère et l’action. Par exemple : si une opportunité est créée ou mise à jour (déclencheur) et si elle est de grande valeur et fermée gagnée (critère), créez une ébauche de contrat (action).

L’exigence commerciale correspondant à la description précédente

Planification et explication de votre flux

Facilitez-vous la tâche en planifiant votre flux déclenché par un enregistrement avant d’essayer de le créer. Posez-vous les questions suivantes :

Le flux s’exécute-t-il immédiatement ou est-il planifié ?
Le flux crée-t-il un autre enregistrement ou en met-il simplement un à jour ?
Le flux s’exécute-t-il à chaque fois qu’un enregistrement est mis à jour ou uniquement la première fois que ses critères sont remplis ?

Posez les bases de vos processus commerciaux avant de les créer dans Flow Builder. Utilisez les champs Description dans votre flux pour expliquer votre intention et votre conception. Ces descriptions vous seront utiles plus tard, ainsi qu’à toute autre personne mettant à jour le flux.

Configurer le démarrage

C’est ici que vous sélectionnez un objet, configurez le déclencheur et définissez les conditions d’entrée.

Dans Setup (Configuration), saisissez Flows (Flux) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis sélectionnez Flows (Flux).
Cliquez sur Nouveau flux.
Vérifiez que l’option Start from Scratch (Commencer à zéro) est sélectionnée, puis cliquez sur Next (Suivant).
Sélectionnez Record-Triggered Flow (Flux déclenché par un enregistrement).
Cliquez sur Créer.

Définition du déclencheur

Panneau de configuration de l’élément Start (Début) correspondant aux étapes suivantes.

Pour Object (Objet), sélectionnez Opportunity (Opportunité).
Pour Trigger the Flow When (Déclencher le flux quand), sélectionnez A record is created or updated (Un enregistrement est créé ou mis à jour).
Les conditions (les critères qui déclenchent le flux) sont vérifiées à chaque fois qu’un enregistrement est mis à jour, ce qui garantit de ne manquer aucune modification.
Pour Condition Requirements (Exigences de condition), sélectionnez All Conditions Are Met (AND) (Toutes les conditions sont remplies [ET]).
Définissez la première condition :

Field (Champ) : StageName
Opérateur : Égal à
Value (Valeur) : ClosedWon

Cliquez sur Ajouter une condition.
Définissez la deuxième condition :

Field (Champ) : Montant
Opérateur : Supérieur à
Value (Valeur) : 25000

Pour When to Run the Flow for Updated Records (Quand exécuter le flux pour les enregistrements mis à jour), sélectionnez Only when a record is updated to meet the condition requirements (Uniquement lorsqu’un enregistrement est mis à jour pour remplir les exigences des conditions).
Pourquoi avons-nous choisi cette option ? Nous souhaitons que le flux s’exécute uniquement lorsque l’enregistrement déclenché passe de not meeting (ne remplit pas) les conditions d’entrée à meeting (remplit) les conditions d’entrée. Le déclencheur s’exécute à chaque fois qu’une opportunité est modifiée, mais nous souhaitons créer un contrat une seule fois. Si nous ne sélectionnons pas « Only when a record is updated to meet the condition requirements » (Uniquement lorsqu’un enregistrement est mis à jour pour remplir les exigences des conditions), le flux s’exécutera et créera un autre contrat à chaque modification de la description (ou d’un autre élément) dans une opportunité ClosedWon (Fermée gagnée) pour un montant supérieur à 25 000.
Pour Optimize the Flow For (Optimiser le flux pour), sélectionnez Actions and Related Records (Actions et enregistrements associés).
Avec cette option, vous pouvez mettre à jour n’importe quel enregistrement (pas seulement celui qui a déclenché le flux) et effectuer des actions.

L’élément Start (Début) obtenu affiche ces paramètres.

Objet : Opportunité
Déclencheur : Un enregistrement est créé ou mis à jour
Conditions : 2
Optimiser pour : Actions et enregistrements associés

Représentation graphique des détails du flux précédent

Si vous essayez de mettre à jour l’enregistrement qui a déclenché le flux, vous devez optimiser le flux à l’aide de Fast Field Updates (Mises à jour de champs rapides). Un flux utilisant Fast Field Updates (Mises à jour de champs rapides) s’exécute avant que l’enregistrement ne soit enregistré dans la base de données.

Création d’un enregistrement

Créons maintenant un enregistrement Salesforce en utilisant les valeurs du flux.

Dans la zone de dessin du flux, sur le chemin après l’élément Start (Début), cliquez sur .
Faites défiler l’écran jusqu’à la section Data (Données) et cliquez sur Create Records (Créer des enregistrements). La fenêtre New Create Records (Nouveau Créer des enregistrements) s’ouvre.
Dans Label (Étiquette), saisissez Create Draft Contract (Créer une ébauche de contrat). Le nom de l’API passe automatiquement à Create_Draft_Contract.
Dans Description, saisissez Create a draft contract when an opportunity is won and is over 25,000 (Créer une ébauche de contrat lorsqu’une opportunité est gagnée et supérieure à 25 000).
Pour How to set record field values (Comment définir des valeurs de champ d’enregistrement), sélectionnez Manually (Manuellement).
Utilisez cette option pour remplir le nouvel enregistrement de contrat avec les données que nous choisissons parmi plusieurs sources. Avec From a Record Variable (À partir d’une variable d’enregistrement), vous devez d’abord créer une variable d’enregistrement et définir ses valeurs. Il est plus simple et plus efficace de sélectionner manuellement les valeurs que vous souhaitez utiliser dans le nouvel enregistrement.
Dans Object (Objet), sélectionnez Contract (Contrat).
Sous Set Field Values for the Contract (Définir les valeurs de champ pour le contrat), associez le nouveau contrat au compte de l’opportunité :

Field (Champ) : ID de compte
Value (Valeur) : Triggering Opportunity (Opportunité déclenchante) > Account ID (ID de compte) (sélectionnez l’élément Account ID [ID de compte] pour lequel il n’y a pas de symbole > en fin de ligne)
Les données de l’enregistrement qui a déclenché le flux sont stockées dans la variable de déclenchement. Pour insérer des valeurs à partir de l’opportunité de déclenchement, commencez par Triggering Opportunity (Opportunité de déclenchement), puis accédez à des niveaux de détail plus précis. Dans cet exemple, nous définissons le compte sur le nouvel enregistrement de contrat pour qu’il corresponde au compte associé à l’opportunité.

Cliquez sur Ajouter le champ.
Définissez le statut du nouveau contrat :

Field (Champ) : Statut
Value (Valeur) : Brouillon

Enregistrement et débogage

Il est recommandé d’enregistrer régulièrement votre flux et de procéder immédiatement à son débogage après avoir terminé sa création. Le fait de déboguer votre flux avant de l’activer vous permet d’essayer différents scénarios sans que cela ait d’incidence sur vos données.

Cliquez sur Save (Enregistrer).
Pour Flow Label (Étiquette de flux), saisissez Closed Won Opportunities (Opportunités fermées gagnées). Le champ Flow API Name (Nom d’API du flux) passe automatiquement à Closed_Won_Opportunities.
Dans Description, saisissez If a high-value opportunity is closed and won, create a draft contract (Si une opportunité de grande valeur est fermée gagnée, créer une ébauche de contrat).
Cliquez sur Save (Enregistrer).
Cliquez sur Debug (Déboguer).

S’il existait plusieurs parcours, nous ne pourrions déboguer qu’un seul parcours à la fois.
Sous Debug Options (Options de débogage), sélectionnez Skip start condition requirements (Ignorer les exigences de la condition de démarrage).
Pour Run the Flow As If the Record Is (Exécuter le flux comme si l’enregistrement était), sélectionnez Updated (Mis à jour)
Pour Opportunity (Opportunité), recherchez et sélectionnez une opportunité sur laquelle exécuter le flux. Cet exemple utilise Grand Hotels Emergency Generators. Assurez-vous que l’opportunité que vous sélectionnez est Closed Won (Fermée gagnée) et que son montant est supérieur à 25 000.
Dans l’opportunité, faites défiler l’écran vers le bas et vérifiez que le montant est supérieur à 25 000. Si ce n’est pas le cas, saisissez un montant supérieur à 25 000.
Cliquez sur Exécuter. Le flux est débogué. Si l’exécution s’est déroulée avec succès, la ligne reliant les éléments est bleu foncé.
Cliquez sur Expand All (Agrandir tout) pour afficher plus d’informations dans le panneau Debug Details (Détails de débogage).
Cliquez sur Back (Retour) () pour quitter Flow Builder.