Utilice los registros de Salesforce en los flujos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Entender cómo los flujos interaccionan con los registros de Salesforce.
  
• Construir un flujo que cree un registro de Salesforce.
  
• Construir un flujo que actualice un registro de Salesforce.
  

Nota

¿Su idioma de aprendizaje es español? Comience el reto en un Trailhead Playground en español y utilice las traducciones proporcionadas entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto se basan en los datos en inglés. Si no aprueba el reto en su organización en español, le recomendamos que (1) cambie la configuración regional a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés, siga las instrucciones descritas aquí y, a continuación, (3) vuelva a hacer clic en el botón Check Challenge (Comprobar el reto).

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Esta insignia es un paso más en el proceso de dominar Flow Builder. De principio a fin, la ruta Crear flujos con Flow Builder lo guía por todos los conceptos sobre Flow Builder. Siga esta secuencia recomendada de insignias para desarrollar capacidades sólidas de automatización de procesos y convertirse en experto de Flow Builder.

Antes de empezar

Esta unidad profundiza en sus conocimientos de las insignias previas. Si no sabe qué son las variables o necesita refrescar su conocimiento sobre ellas, consulte la unidad "Información sobre las variables de flujo" en la insignia Conceptos básicos de Flow Builder.

En Salesforce, los flujos son diagramas de flujo que realmente hacen cosas. Así que veamos las labores que pueden realizar los flujos.

El poder de Flow Builder

El verdadero poder de un flujo es que puede hacer cosas de manera automática en nombre del usuario, como actualizar datos, enviar correos electrónicos, enviar registros para su aprobación e interaccionar con un sistema externo. Los flujos tienen un potencial casi infinito.

Aprendió sobre variables en el módulo Conceptos básicos de Flow Builder, pero es importante puntualizar que, aunque realice un cambio en una variable, esto no afecta a sus registros de Salesforce. Para que los registros se modifiquen, o para interaccionar con los datos de Salesforce de alguna manera, debe utilizar elementos de datos. Estos elementos pueden obtener valores de registros, crear registros, actualizarlos, eliminarlos… (en resumen, todo).

Antes de entrar en detalle, vea este vídeo sobre elementos de datos.

Crear un único registro desde cero

Los flujos pueden crear un registro para cualquier tipo de objeto en Salesforce: objetos estándar, personalizados o incluso objetos en segundo plano que no haya visto antes. Lo más importante es tener en cuenta que, si ve uno de estos en Object Manager (Gestor de objetos), puede crear un registro para él. Cuentas, contactos, candidatos, tareas, productos de oportunidad, contratos de servicios, objetos personalizados…: todas son opciones válidas. Puede incluso crear registros para algunos objetos específicos de la API; pero esos objetos suelen tener mayores requisitos o efectos cascada, por lo que tenga cuidado.

Al crear registros, puede crear uno o varios de una sola vez, dependiendo de cómo configure el elemento Create Records (Crear registros). La creación de múltiples registros requiere un tipo específico de variable (llamado variable de colección de registros), por lo que lo veremos cuando tratemos las variables de colección. De momento, centrémonos en crear un único registro.

Flo Smith es una administradora de Salesforce y analista de negocios de Pyroclastic. En este módulo, usted es un administrador de Salesforce en el equipo de Flo y le ayuda a automatizar algunos procesos empresariales de Pyroclastic.

Los gerentes de ventas de Pyroclastic quieren recordar a los propietarios de nuevos registros de cuentas que deben comunicarse con sus nuevas cuentas. Flo le pide que construya un flujo que cree tareas de seguimiento en cuentas nuevas. Esto lo hará utilizando el elemento Create Records (Crear registros) en su nuevo flujo.

Esta insignia utiliza flujos desencadenados por registros, los cuales tienen una configuración y funciones adicionales. Puede que no conozca los flujos desencadenados por registros todavía, por lo que le mostraremos varios ejemplos. Para obtener más información sobre la configuración de flujos desencadenados por registros, consulte la insignia Flujos desencadenados por registros.

¿Listo para ponerse manos a la obra con Flow Builder?

Inicie su Trailhead Playground ahora para seguirnos y probar los pasos de este módulo. Para abrir su Trailhead Playground, desplácese hasta el reto práctico y haga clic en Launch (Iniciar). También se utiliza el Playground cuando es el momento de completar los retos prácticos.

1. Cree un flujo desencadenado por un registro:
   

• Object (Objeto): Cuenta
  
• Trigger the Flow When (Active el flujo cuando): Se crea un registro
  
• Condition Requirements (Requisitos de condición): All Conditions Are Met (Se cumplen todas las condiciones) (AND)
  
• Field (Campo): Account Type (Tipo de cuenta)
  
• Operator (Operador): Es igual a
  
• Value (Valor): Prospect (Cliente potencial)
  
• Optimize the Flow for (Optimizar el flujo para): Actions and Related Records (Acciones y registros relacionados)
  

2. En el lienzo del flujo, en la ruta que sigue al elemento Start (Iniciar), haga clic en . Seleccione Create Records (Crear registros).
   
3. En Label (Etiqueta), introduzca Create Follow-Up (Crear seguimiento).
   La etiqueta se convierte en el identificador del elemento en el lienzo y en cualquier lugar donde se referencie en el flujo. Por lo que asegúrese de ponerle un nombre descriptivo.
   
4. En Description (Descripción), introduzca Create a task named Follow-Up Discovery Call, assigned to the account’s owner (Crear una tarea con el nombre Llamada de sondeo de seguimiento, asignada al propietario de la cuenta).
   
5. En How to set record field values (Cómo configurar valores de campo de registro), seleccione Manually (De forma manual).
   Esta opción le permite rellenar el valor de cada campo individualmente, lo que la convierte en una opción ideal para cuando quiera crear un registro con datos de múltiples fuentes.
   
6. En Object (Objeto), seleccione Task (Tarea).
   
   
7. Ahora, en Set Field Values (Establecer valores de campo), establezca el valor para cada campo que quiera en el nuevo registro de tarea:
   
   • Field (Campo): Assigned To ID (Asignado al Id.), Value (Valor): Triggering Account (Cuenta desencadenante) > Owner ID (Id. del propietario) (Deslícese hacia abajo y seleccione el campo Owner ID (Id. del propietario) que no contenga > al final de la línea).
     
   • Field (Campo): Priority (Prioridad), Value (Valor): Normal (Normal)
     
   • Field (Campo): Status (Estado), Value (Valor): No iniciada
     
   • Field (Campo): Subject (Asunto), Value (Valor): Follow-Up Discovery Call (Llamada de sondeo de seguimiento) (Introduzca este texto directamente en lugar de seleccionar un valor de la lista).
     
   • Field (Campo): Related To ID (Id. de relacionado con), Value (Valor): Triggering Account (Cuenta desencadenante) > Account ID (Id. de cuenta)
     
8. Guarde el flujo. En Flow Label (Etiqueta de flujo), introduzca Create Follow-Up on New Prospect (Crear seguimiento en un nuevo cliente potencial).
   

También puede utilizar estos métodos en otros muchos elementos de Flow Builder.

Describir sus flujos

En el elemento Create Records (Crear registros) que acaba de añadir, introdujo texto en el campo Description (Descripción). Cuando un elemento tiene una descripción, ese elemento muestra el icono  cuando está seleccionado. Pase el cursor por el icono para mostrar la descripción del elemento.

Es una buena práctica introducir una descripción cuando sea posible. Las descripciones documentan su automatización. Cualquier administrador que abra este flujo puede acceder a esta documentación, eliminando las conjeturas y facilitando la solución de problemas. Es un poco de trabajo, pero le puede ahorrar mucho tiempo y frustración en el futuro.

Para que no tenga que estar copiando y pegando incontables veces, no incluimos descripciones en todos los ejercicios y retos de Trailhead, pero sin duda es una buena práctica en la vida real.

Actualizar un único registro

Si existe un registro en Salesforce, los flujos lo pueden editar. Lo único que tiene que hacer es decirle al flujo qué registro debe editar y qué cambios debe hacer.

Flo Smith tiene otra petición del departamento de ventas. Esta es de la división que gestiona las ventas adicionales. En esa división generan informes para crear listas de llamadas, pero, en ocasiones, los contactos no incluyen números de teléfono. No tener que buscar un número ahorraría mucho tiempo a los agentes de ventas. Flo le pide que cree un flujo que verifique que un contacto tenga un número de teléfono y, si no lo tiene, que copie el número de teléfono de la cuenta relacionada al contacto.

Para actualizar un registro en un flujo, utilice el elemento Update Records (Actualizar registros).

1. Cree un flujo desencadenado por un registro:
   

• Object (Objeto): Contacto
  
• Trigger the Flow When (Active el flujo cuando): Se crea un registro
  
• Condition Requirements (Requisitos de condición): All Conditions Are Met (Se cumplen todas las condiciones) (AND)
  
• Field (Campo): Business Phone (Teléfono del negocio)
  
• Operator (Operador): Es nulo
  
• Value (Valor): Verdadero
  
• Optimize the Flow for (Optimizar el flujo para): Fast Field Updates (Actualizaciones rápidas de campo)
  

2. En el lienzo del flujo, en la ruta que sigue al elemento Start (Iniciar), haga clic en . Seleccione Update Records (Actualizar registros).
   
3. En Label (Etiqueta), introduzca Set Contact Phone (Obtener teléfono de contacto).
   
4. En How to Find Records to Update and Set Their Values (Cómo buscar registros para actualizarlos y establecer sus valores), Use the contact record that triggered the flow (Utilizar el registro de contacto que desencadenó el flujo) es la única opción disponible.
   
   
5. En Set Field Values (Establecer valores de campo) del registro de contacto:
   

• En Field (Campo), seleccione Business Phone (Teléfono del negocio).
  
• En Value (Valor), seleccione Triggering Contact (Contacto desencadenante) > Account ID (Id. de cuenta) (primero) > Account Phone (Teléfono de la cuenta).
  

La variable global Triggering (Desencadenante) es una variable especial que se utiliza frecuentemente en flujos desencadenados por registros. Contiene los campos del registro que desencadenan el flujo. Por ejemplo, Triggering Case (Caso desencadenante) > OwnerId (Propietario) indica el propietario del registro desencadenante. Para utilizar la variable global Triggering (Desencadenante) en un flujo, selecciónelo de la sección Global Variables (Variables globales) cuando elija un recurso.

6. Guarde el flujo. En Flow Label (Etiqueta de flujo), introduzca Copy Account Phone to New Contact (Copiar teléfono de cuenta a nuevo contacto).
   

Eliminar registros

Por supuesto, no todos los registros se mantienen para siempre. En ocasiones, es mejor establecer un flujo que los elimine (o, por lo menos, que los lleve a la papelera de reciclaje). Cuando quiera utilizar un flujo para eliminar un registro, use el elemento Delete Records (Eliminar registros).

Eliminar registros de Salesforce nunca debería hacerse a la ligera. Si tiene que eliminar registros, asegúrese de probar su flujo concienzudamente en un sandbox antes de activarlo para sus usuarios. No querrá que su flujo empiece a borrar automáticamente los registros incorrectos.

Además, tenga en cuenta que los registros, por lo general, existen por un motivo, incluso si ese motivo es solo una evidencia de que algo fue mal. Como regla general, evite eliminar registros a menos que nunca hayan debido existir desde el primer momento y no necesite un registro de su existencia para futuros registros o investigaciones.

El elemento Delete Records (Eliminar registros) es similar a los elementos Create Records (Crear registros) y Update Records (Actualizar registros). En el elemento Delete Records (Eliminar registros), establece las condiciones (3), el objeto (4) y los filtros (5). A continuación, se incluye un ejemplo.

Espere, ¡hay más! Existe otro elemento que interactúa con registros. En la siguiente unidad, eche un vistazo a cómo este y otros elementos utilizan las variables.

Recursos

• Recurso de vídeo sobre flujos: Crear, actualizar y eliminar registros