Asignar permisos

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir la finalidad de las licencias de conjunto de permisos de CRM Analytics y cómo asignarlas.
• Ver permisos de usuario para determinar el acceso que tiene un usuario a funciones de CRM Analytics.
• Comprender el proceso rápido y el personalizado para asignar permisos a usuarios.

La organización de Developer Edition (DE) proporcionada para esta ruta se encarga de este paso por usted. CRM Analytics ya está activado, de modo que no tiene que hacer nada. La organización de producción de su compañía muestra un botón CRM Analytics la primera vez que abre CRM Analytics desde el menú de aplicaciones. Hace clic en el botón para activar CRM Analytics para su equipo cuando inicia el proceso de configuración. Ya que esto se hizo en la organización de DE, puede saltar al siguiente paso.

1. Asignar licencias de conjunto de permisos de CRM Analytics a sus usuarios.
2. Crear un conjunto de permisos que contenga todos los permisos que necesite su usuario, para luego asignar el conjunto de permisos al usuario.

“Licencia de conjunto de permisos” (PSL) no es solo un trabalenguas, es también fácil de confundir con “conjunto de permisos”. Sin embargo, son dos cosas diferentes y debe diferenciarlas cuando configure CRM Analytics.

Si sigue el proceso personalizado, primero asigna una licencia de conjunto de permisos a los usuarios. La PSL activa un conjunto de permisos de usuario en su organización, pero no los asigna sin que haga algo primero.

Ese “algo” es crear un conjunto de permisos. Seleccione los permisos que desea asignar a partir de permisos específicos activados por la PSL, y luego agréguelos al conjunto de permisos. Luego asigna el conjunto de permisos a los usuarios.

El proceso rápido hace las cosas mucho más sencillas: Todo lo que tiene que hacer es asignar uno de los conjuntos de permisos predefinidos que vienen con una licencia de plataforma de CRM Analytics. (Con la asignación básica de permisos no se tiene que preocupar de las licencias de conjuntos de permisos.)

Vamos a usar una analogía que puede aclarar las cosas. Una PSL es como un pasaporte. Le concede permiso para viajar, pero no puede visitar la maravillosa región de CRM Analytics sin el visado correcto. Un conjunto de permisos es como un visado. Puede obtener un visado de turista de 3 días, un visado de trabajo o un visado de estudiante. Cada tipo de visado le permite hacer ciertas cosas. Del mismo modo que un viajero necesita un pasaporte y un visado, sus usuarios de CRM Analytics necesitan al menos una PSL y un conjunto de permisos.

La PSL determina qué permisos puede asignar a un usuario. Solo puede asignar permisos que están incluidos en la PSL de ese usuario.

Su organización de DE incluye la licencia de CRM Analytics Plus, que permite asignar una cantidad de permisos de usuario, incluidos los siguientes:

• Crear y modificar tableros de CRM Analytics
• Crear aplicaciones de CRM Analytics
• Modificar los flujos de datos de CRM Analytics
• Gestionar CRM Analytics
• Cargar datos externos en CRM Analytics
• Usar CRM Analytics

Algunas aplicaciones de análisis cuentan con sus propias licencias de conjuntos de permisos y sus permisos de usuario asociados. Todas las licencias y los permisos de usuario adicionales están documentados en la Ayuda de Salesforce.

¿Cómo sabe si hay que seguir el proceso de configuración personalizado o rápido? Es una cuestión de control: Si necesita un control más detallado sobre lo que los usuarios pueden hacer y no con CRM Analytics, siga el personalizado. Si en su lugar desea proporcionar permisos completos para que los usuarios accedan a funciones de CRM Analytics, siga el rápido.

La mayoría de las veces la opción rápida proporciona lo que necesita. Una licencia de plataforma CRM Analytics incluye dos conjuntos de permisos predeterminados: usuario de CRM Analytics Plus y administrador de CRM Analytics Plus. El conjunto de permisos de usuario incluye permisos para ayudar a los usuarios a empezar a trabajar, como por ejemplo Usar CRM Analytics. El conjunto de permisos de administrador incluye una gama más amplia de permisos de usuario necesarios para construir una solución de CRM Analytics.

Utilice la opción personalizada cuando necesite considerar cuidadosamente el nivel de acceso de CRM Analytics requerido por los miembros de su equipo. Quizá algunos usuarios necesiten algo más que el simple permiso para utilizar CRM Analytics. Es posible que necesiten importar datos, o crear tableros y aplicaciones. O quizá otros necesiten un conjunto más limitado de permisos que aquellos otorgados por el conjunto de permisos de administrador predeterminado. Recuerde, los tableros, las lentes y los conjuntos de datos de CRM Analytics pueden contener información confidencial, y es posible que tenga que pensar detenidamente lo que algunos usuarios pueden ver.

Si todo esto le parece un poco abrumador, CRM Analytics proporciona pasos guiados para ambos procesos. En Configuración, ingrese Analytics en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Empezar a trabajar.

Echemos un vistazo rápido al modo de funcionamiento de ambos procesos, empezando por el personalizado.

Los nombres y las etiquetas descritos aquí podrían no coincidir exactamente con los que ve en su organización de Developer Edition preparada para CRM Analytics. No obstante, los principios y técnicas que mostramos se aplican a cualquier organización que utilice.

1. En Configuración, ingrese Usuarios en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Usuarios.
2. Haga clic en su nombre de usuario.
3. Se muestra la página de detalles de usuario. Vaya a la sección Asignaciones de conjunto de permisos. Asegúrese de ver la sección de PSL, no la sección de Asignaciones de conjuntos de permisos. ¡Son fáciles de confundir!
4. Parece que las asignaciones de licencias están bien. Tiene la licencia del conjunto de permisos de CRM Analytics (Analytics Platform). Es posible que tenga otras licencias junto con esta.
5. Si tiene curiosidad, haga clic en Modificar asignaciones para ver otras licencias disponibles. No obstante, no realice cambios. Necesita su PSL vigente para completar los retos de este módulo. Ahora comprobemos el otro usuario activo en esta organización, Laura Garza.
6. Repita los pasos del uno al cinco, pero esta vez haga clic en el nombre de usuario de Laura Garza, no en el de usted.
7. Vea la PSL de Laura. Tiene un aspecto parecido a esto:  La asignación de licencia de conjunto de permisos de Laura parece correcta. Pero Laura no es administradora, por lo que tiene acceso limitado a CRM Analytics. El conjunto de permisos asociado con su PSL refleja su acceso limitado. Echemos un vistazo.
8. En la página de usuario de Laura, desplácese hacia arriba para ver la sección Asignaciones del conjunto de permisos.
9. Haga clic en el conjunto de permisos asignados a Laura. 
10. En la página del conjunto de permisos, desplácese hacia abajo hasta la sección Sistema y haga clic en Permisos del sistema.

La página Permisos del sistema incluye una lista de permisos larga, aunque la mayoría no están seleccionados. Si se desplaza hacia abajo, muy abajo, encontrará casillas junto a los permisos Utilizar CRM Analytics y Utilizar aplicaciones con plantilla de CRM Analytics. 

Como indica la descripción, este es un permiso solo para ver, de modo que todo es correcto. Laura no tiene derechos de administrador.

¿Qué pasaría si Laura u otros usuarios necesitan permisos adicionales? Aquí es donde se puede encargar de eso. En su navegador, busque CRM Analytics en la página Conjuntos de permisos. Para la mayoría de los navegadores, utilice la combinación de teclas Comando-F e ingrese analytics. Desplácese por la página para ver todos los permisos de CRM Analytics resaltados que puede agregar a Analytics Trailhead Explorer.

O bien podría crear un nuevo conjunto de permisos.

1. Bajo Configuración, haga clic en Conjuntos de permisos y luego en Nuevo.
2. Ingrese Conjunto de permisos de ejemplo en el campo Etiqueta.
3. Seleccione la licencia de conjunto de permisos CRM Analytics Plus en el menú Licencias y haga clic en Guardar.
4. Haga clic en Permisos del sistema.

Puede ver todos los permisos de usuario posibles de CRM Analytics. Podría hacer clic en Modificar, seleccionar los que desea agregar al conjunto de permisos de ejemplo y luego guardarlo para crear un conjunto de permisos personalizado. Luego podría asignarlo a sus usuarios.

Eso no lo haremos aquí, ya que no necesitamos activar ningún usuario nuevo. Pero esto le da la idea de cómo utilizar un conjunto de permisos personalizado para darle control detallado sobre un acceso de usuario a CRM Analytics. Ahora echemos un vistazo rápido al proceso rápido.

Debería estar aún en el área Usuarios de Configuración.

1. Haga clic en Usuarios.
2. Haga clic en su nombre de usuario.
3. Justo bajo su nombre, haga clic en Asignaciones de conjuntos de permisos.
4. En la parte superior de la página, bajo Asignaciones de conjuntos de permisos, puede ver que ya se le asignó conjuntos de permisos. Haga clic en Modificar asignaciones.
5. En la parte superior de la lista, puede ver los conjuntos de permisos predeterminados incluidos con una licencia de plataforma CRM Analytics: Administrador de CRM Analytics Plus y Usuario de CRM Analytics Plus.
6. Eche un vistazo a los permisos incluidos en cada conjunto. En el panel Configuración en el extremo de la izquierda, haga clic con el botón derecho del mouse en Conjuntos de permisos y abra el vínculo en una nueva ventana.
7. En la ventana que acaba de abrir, haga clic en Administrador de CRM Analytics Plus y luego en Permisos del sistema para ver los permisos de usuario incluidos en ese conjunto de permisos. Luego, haga clic de nuevo dos veces y haga lo mismo para el conjunto de permisos Usuario de CRM Analytics Plus.
8. Vuelva a la pantalla Conjuntos de permisos que debería estar aún abierta en la primera ventana (desde Paso 5). Ahora que sabe qué permisos contienen los conjuntos de permisos, seleccione uno de ellos y haga clic en la flecha Agregar para agregarlo a la lista Conjuntos de permisos activados.

Si hizo clic en Guardar, se habrá asignado ese conjunto de permisos junto con sus permisos. Esto le asigna automáticamente una licencia de conjunto de permisos, ahorrándole ese paso. Podría seguir el mismo proceso para asignar un conjunto de permisos predeterminado a otros usuarios de su organización. Mucho más sencillo, ¿verdad? Además, sigue teniendo cierto control sobre qué usuarios tienen acceso a qué funciones de CRM Analytics.

CRM Analytics le permite elegir cómo asignar permisos a los miembros de su equipo. Puede activar otras funciones para mejorar su experiencia con CRM Analytics. Averiguaremos cómo hacer eso a continuación.

• Aprender sobre licencias de conjuntos de permisos y permisos de usuario de CRM Analytics
• Inmovilizar o anular la inmovilización de cuentas de usuario
• Descripción general de licencias
• Delegar funciones administrativas
• Asignación de licencias de conjuntos de permisos y crear conjuntos de permisos