Haga que Slack trabaje para su equipo

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Alinear las expectativas al iniciar y unirse a canales con elementos anclados y descripciones de los canales.
Promover el enfoque, la organización y el contexto en las conversaciones con convenciones del canal, hilos y emojis.
Captar la atención de la audiencia de destino con las @menciones y el formato de mensajes recomendado.

Proporcionar el contexto que necesitan los colegas del equipo

Imagine que es nuevo en una compañía y acaban de asignarlo a un proyecto. ¿Cómo obtiene, en general, el contexto que necesita para desempeñarse correctamente? Quizá explora la intranet de la compañía, busca documentación sin éxito o se convierte en detective y les pregunta sobre el proyecto a las personas que saben más que usted.

¿Y si pudiera brindarles a quienes se suman al proyecto todo el contexto que necesitan, incluidos los objetivos, los miembros del equipo y todas las decisiones que se tomaron previamente? Eso es lo que sucede cuando proporciona más contexto en los canales.

Espacio de trabajo de Slack, con llamadas en el nombre del canal, la barra de marcadores, las notificaciones del canal y los detalles del canal

Nombrar canales
Mantenga el trabajo organizado y reconocible con convenciones de nomenclatura de canales.

Mediante la creación de canales de Slack alineados con la estructura de su compañía y con directrices de nomenclatura claras y predecibles, puede asegurarse de que el espacio de trabajo esté organizado y de que sea fácil navegar por él. Esto ayuda a las personas a formular preguntas en el lugar indicado, encontrar información rápido y trabajar con eficiencia.

Escribir descripciones de canales
Configure un tema de canal para que las personas sepan en qué trabajan los miembros de un canal o conozcan fechas importantes, como los plazos de un proyecto. También puede configurar una descripción de canal que brinde información a los miembros sobre el uso previsto del canal.

Anclar elementos
Puede anclar mensajes importantes a cualquier conversación para que su equipo los consulte con facilidad.

Los elementos anclados son visibles en la sección de detalles del canal, y todos los miembros de un canal o mensaje directo pueden acceder a ellos. Los planes de proyecto, los resúmenes creativos y las preguntas frecuentes pueden anclarse a un canal para que todos los miembros puedan encontrar rápidamente los archivos y mensajes más importantes.

Dar formato a los mensajes
Asigne un formato adecuado a los mensajes extensos o importantes para que los demás puedan identificarlos de forma rápida. Use emojis, listas con viñetas y estilos de texto para destacar títulos y puntos clave en mensajes extensos. Esto es útil, sobre todo, para anuncios o recapitulaciones de reuniones: puede publicar solamente los aspectos destacados o un resumen, y luego agregar más detalles en el hilo.

Incorporar a las conversaciones a los colegas de equipo correctos

En ocasiones, necesita captar la atención de ciertos colegas del equipo. Y a veces solo desea compartir información que es bueno que todos los miembros del canal conozcan. Existen varias formas de llamar la atención de las personas a ciertas conversaciones de manera efectiva.

Una @mención en Slack

@Menciones
Obtenga la atención de las personas indicadas con las @menciones.

Las menciones son una forma directa de notificar a las personas acerca de algo que requiere su atención en Slack. Son útiles, sobre todo, cuando desea dirigir su atención a ciertas áreas que pueden pasarse por alto fácilmente.

Por ejemplo, si desea compartir nuevas perspectivas sobre un cliente con el equipo de éxito de clientes en su canal y considera que esta información es particularmente útil para ciertas personas, puede @mencionarlas para asegurarse de que la lean: “Hoy me enteré de algo nuevo sobre las dificultades de Acme Motors con nuestra competencia. @jane @todd, quizá les interese saber sobre las actualizaciones recientes de nuestros productos”.

Grupos
Obtenga la atención de las personas indicadas al mencionarlas con @(nombre del grupo).

Un grupo de usuarios es un grupo de miembros en un espacio de trabajo al cual, por lo general, hay que notificar al mismo tiempo. Puede mencionar el nombre exclusivo de un grupo (por ejemplo, @gerentes) tal como haría una @mención de cualquier otro miembro en el espacio de trabajo.

Canales públicos
Haga que las conversaciones sean visibles para su organización a través de canales públicos.

Con los canales públicos y privados, y los mensajes directos, existen muchas opciones sobre cómo publicar y compartir información en Slack, así como motivos claros que explican por qué y cuándo usar una u otra. Al mantener conversaciones en canales públicos, puede ser más fácil para los miembros del proyecto o empleados nuevos interiorizarse rápidamente.

Canales privados
Use canales privados y mensajes directos en circunstancias más especiales.

Los canales privados están disponibles solo para quienes poseen invitación. Tienen un icono de candado junto al nombre. Los demás empleados de la compañía no pueden encontrarlos ni realizar búsquedas en ellos. Cada vez que busque mensajes o archivos en Slack, se incluirán sus canales privados, pero ese contenido no estará disponible para quienes no formen parte de dichos canales privados.

Mantener las conversaciones organizadas y enfocadas

Muchas de las decisiones y los cambios en curso pueden llevarse a cabo en los canales. Sea estratégico en cuanto al lugar y la forma de comunicación en los canales para mantener las conversaciones organizadas y enfocadas. Los hilos y los emojis son una manera efectiva y divertida de comunicarse y hacer el trabajo.

Menú de emojis en Slack

Hilos
Los hilos son un elemento eficaz de diversas formas:

Ayudan a mantener las conversaciones en un solo lugar.
- En ocasiones, leerá mensajes varias horas o incluso días después de que se hayan publicado, en los que la conversación ya habrá avanzado. Comenzar un hilo es una forma excelente de conectar una respuesta a una publicación anterior o de responder la pregunta de alguien sin interrumpir la conversación actual.
Los hilos son una gran manera de ayudar a todos a mantenerse organizados.
- Por ejemplo, puede detectar que una pregunta que un colega realizó hace varias horas aún no tiene respuesta. Puede comenzar un hilo de debate a partir de cualquier mensaje mediante el menú del mensaje o tocando el mensaje en su teléfono. Se mostrará un mensaje sin leer en la vista Threads (Hilos) en la barra lateral. Si los usuarios tienen habilitadas las notificaciones para los hilos, también recibirán una al respecto.
Los hilos son una herramienta importante para reunir comentarios.
- Supongamos que quiere plasmar las opiniones del equipo en un nuevo conjunto de diapositivas o una simulación de diseño de su nuevo sitio web:
  - Publique el archivo en el canal #proy-nuevo-sitio-web.
  - Pida a los colegas del equipo que debatan qué falta “en el hilo”.
  - Una vez que tenga los pasos siguientes o una actualización relevante para todos, compártalo en el canal. Para hacerlo, marque la casilla de verificación “also send to #proj-new-website” (enviar también a #proy-nuevo-sitio-web).

Emojis
Use las reacciones de emojis para simplificar la comunicación y confirmar la lectura de mensajes con unos pocos clics.

Nos encantan los emojis. Son graciosos y simpáticos, y expresan una gran cantidad de emociones de forma eficiente y de un modo en que las palabras a veces no pueden. Los usamos mucho en Slack para interactuar con los demás y en el flujo de trabajo diario.

Los emojis son una excelente manera de confirmar la recepción de un mensaje de forma rápida y menos invasiva: reaccione con . O con ✔️. O quizá con . Los emojis nunca generan un ping que pueda distraer y agregan un poco de diversión a la forma de trabajo.

Comenzar a trabajar en Slack

Con estas prácticas recomendadas, reunirá a las personas indicadas en los canales para compartir ideas, tomar decisiones, organizar información clave y avanzar con un objetivo común y desde un mismo lugar.

¿Desea saber más?

Este módulo se basa en el curso Drive etiquette and productivity (Impulsar el protocolo y la productividad) del sitio Slack Certified. Allí puede obtener insignias y certificaciones de Slack, y luego mostrar sus credenciales a la gran comunidad de profesionales que se desarrollan en Slack.

Para ver más tutoriales, visite los vínculos de la sección Recursos a continuación.