Generar presupuestos PDF

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir las ventajas de usar un generador de PDF para presupuestos.
• Identificar el contenido común incluido en un PDF de presupuesto.
• Explicar cómo una sola plantilla dinámica puede tener como resultado un PDF de presupuesto perfecto.
• Describir cómo Salesforce CPQ controla la distribución de presupuestos.

En la segunda unidad, hemos señalado los distintos significados que puede tener la palabra presupuesto en Salesforce CPQ. En esta unidad, vamos a ver el presupuesto como el documento que se entrega al cliente. Este documento contiene información sobre los productos y servicios que al cliente le interesa comprar.

¿Por qué Infinity Solutions necesita presupuestos en PDF?

• Los clientes desean disponer de un resumen y detalles de los productos y servicios que están considerando.
• Además, los clientes desean tener un desglose de los precios y totales de estos elementos.
• Infinity Solutions desea proporcionar información precisa a sus clientes y ofrecer esta información rápidamente en un formato estándar.
• Infinity Solutions desea que el cliente firme el presupuesto electrónicamente para agilizar el ciclo de ventas.

Salesforce CPQ facilita todo el proceso.

Un presupuesto PDF típico contiene una lista de los productos y servicios que va a presupuestar [1] y los precios y descuentos de dichos elementos [2]. Si los precios y descuentos incluyen además totales y subtotales [3], se muestran en un resumen debajo de la lista de productos y servicios.

Además, todos los términos y condiciones importantes se incluyen en el documento PDF [4]. En función de los productos y servicios que se van a presupuestar, a veces puede incluir documentos de especificaciones adicionales para su revisión.

Dado que se trata del documento final que el cliente va a firmar, el PDF incluye los bloques correspondientes para la firma [5].

Como puede ver, hay mucha información que mostrar en este documento PDF. La información que se va a incluir y cuándo o cómo presentarla pueden variar según cada cliente. En Salesforce CPQ, el documento PDF es dinámico.

Por ejemplo, puede ocultar columnas específicas en la tabla de partidas en determinadas condiciones. Además, es posible mostrar dinámicamente páginas específicas, secciones e incluso plazos de presupuesto individuales. Al documento final, puede adjuntarle material complementario, como hojas de especificaciones de productos, para obtener un solo PDF concatenado.

Una vez finalizada la información para incluirla en el presupuesto, debe generar el documento PDF. El documento se almacena en el presupuesto y en la oportunidad, por lo que otros usuarios de Infinity Solutions que tengan acceso interno podrán abrir y ver el presupuesto cuando lo necesiten.

A continuación, elija una de las distintas formas de compartir el presupuesto con el cliente. El siguiente es un método sencillo. Con tan solo hacer clic en un botón, envíe el presupuesto con datos adjuntos en el mensaje de email mediante una plantilla de email de Salesforce estándar.

Recuerde: Salesforce CPQ puede mostrar dinámicamente varios tipos de información sobre el presupuesto, de forma rápida y sencilla, en un documento PDF. Además, puede enviar el PDF por email al cliente del mismo modo que lo haría con cualquier documento adjunto al email.