Comprender cómo funcionan las licencias

Si tiene contacto con Salesforce desde hace un tiempo, es posible que haya oído la analogía que compara a la empresa con un gran edificio de oficinas y a las organizaciones de clientes con inquilinos de las oficinas de dicho edificio. Cada organización usa la infraestructura tecnológica compartida de Salesforce y cuenta con un espacio operativo seguro y privado al que solo pueden acceder sus usuarios.

Siguiendo con la misma analogía, una licencia de Salesforce es similar a un contrato de alquiler entre el dueño de una propiedad y el inquilino. Una licencia de Salesforce (o, más precisamente, una definición de licencia) es una descripción de metadatos de las funciones y los servicios de Salesforce que su organización tiene disponibles.

Las definiciones de licencia describen las funciones de la totalidad de su organización y de los usuarios individuales dentro de ella. Una licencia es el acuerdo específico entre Salesforce y un cliente determinado, y define las funciones de la organización de dicho cliente.

Generalmente, una organización tiene varias licencias que incluyen todas las funciones y los servicios disponibles. Las licencias de una organización incluyen la información específica para ella, como la fecha de inicio y finalización, la cantidad de usuarios que pueden acceder a Salesforce, la cantidad de objetos personalizados que la organización puede crear, etc.

Más adelante en esta unidad, explicaremos los distintos tipos de licencias que Salesforce ofrece y las funciones que controla cada una.

El aprovisionamiento es el proceso mediante el cual Salesforce activa las licencias y las funciones en su organización. El aprovisionamiento de su organización se asemeja a un arrendatario que estrecha la mano del dueño de la propiedad, hace el pago inicial y recibe las llaves de la oficina. Una vez que su organización esté aprovisionada, puede comenzar a trabajar con Salesforce. Explicaremos más acerca de las actualizaciones y los complementos en la tercera unidad. El proceso de aprovisionamiento automatizado se produce cuando sucede lo siguiente:

• Se hace la compra inicial para configurar una organización de Salesforce.
• Se compra una actualización o un complemento.
• Una versión de parche de Salesforce incluye cambios que se aplican a una definición de licencia.

Cabe destacar que el aprovisionamiento se aplica únicamente a las organizaciones de producción, que son organizaciones activas donde los usuarios acceden a datos en directo y trabajan con ellos. Si cuenta con una o más organizaciones de entorno sandbox (entornos de organización que se utilizan para pruebas), debe aplicar los cambios de licencia a cada una para sincronizarlas con su organización de producción. Para mantener las organizaciones de entorno sandbox al día, puede actualizarlas o utilizar la herramienta Hacer coincidir con la licencia de producción. Más adelante, explicaremos más acerca de las organizaciones de entorno sandbox. El aprovisionamiento no se aplica a organizaciones de demostración, de desarrollador o de prueba, ni a organizaciones borrador.

Para entender el funcionamiento de las licencias, primero es necesario analizar el contexto. Sin duda, se encuentra familiarizado con las ediciones de Salesforce, como Professional, Enterprise y Unlimited. Las ediciones agrupan funciones y servicios que buscan satisfacer distintos niveles de necesidades de negocio. Es posible que también conozca los complementos, que brindan funciones adicionales que complementan la edición de una organización. Y es probable, además, que haya oído acerca de los permisos y las preferencias, que controlan el acceso de una organización o de usuarios individuales a funciones específicas.

Entonces, ¿cómo se relacionan las ediciones, los complementos, los permisos y las preferencias? La respuesta es que se relacionan con licencias.

Los permisos y las preferencias son parámetros de configuración o interruptores de metadatos que organizan determinados aspectos de las funciones de un producto. Por lo general, los permisos controlan el acceso a funciones, como Lightning Experience o Chatter, y ciertos aspectos de la seguridad. Las preferencias definen los parámetros que los clientes pueden configurar, como la zona horaria o las opciones de contraseñas. Explicaremos más acerca de los permisos y las preferencias en la siguiente unidad. Por ahora, solo recuerde que los permisos y las preferencias se agrupan en licencias que definen las funciones de toda la organización (licencias de plataforma) o de usuarios individuales (licencias de usuario).

El administrador de la organización asigna a cada usuario una licencia de usuario según su función. La licencia de usuario determina las funciones a las que puede acceder. Una edición o un complemento pueden contener varios tipos de licencias de usuario según el producto. Por ejemplo, Sales Cloud Enterprise Edition incluye la licencia de usuario de CRM completo para quienes necesiten acceder a las funciones de CRM y también la licencia de Chatter Free para quienes necesiten acceso a las funciones de Chatter, pero no a las de CRM.

Muchos productos de Salesforce, como Sales Cloud y Service Cloud, también incluyen licencias de conjunto de permisos. Al igual que las licencias de usuario, las de conjunto de permisos definen funciones a nivel del usuario. Un usuario puede tener una sola licencia de usuario, pero se le pueden asignar varias licencias de conjunto de permisos. El administrador puede asignar licencias de conjunto de permisos a un usuario para incrementar la cantidad de funciones que ofrece la licencia de usuario asignada. Después de asignar licencias de usuario y de conjunto de permisos, se siguen pasos adicionales para asignar perfiles y conjuntos de permisos que determinan las funciones de un usuario específico. Brindaremos más detalles en la siguiente unidad.

Las licencias de plataforma, de usuario y de conjunto de permisos se conocen como licencias de configuración debido a que contienen parámetros de configuración. En la siguiente sección, veremos cómo se relacionan las licencias de configuración con las ediciones y los complementos.

Nota

Algunos productos de Salesforce no ofrecen licencias de usuario o de conjunto de permisos. Por ejemplo, Heroku (el entorno de desarrollo de aplicaciones) crea licencias de plataforma, pero no de usuario, porque sus productos definen las funciones a nivel de la plataforma (organización) y no a nivel del usuario.

Bien, ya sabemos más acerca de la manera en que las licencias controlan el acceso a nivel de la plataforma y del usuario en una organización. Pero ¿cómo se relaciona eso con las ediciones y los complementos?

Los clientes de Salesforce no compran los permisos y las preferencias individuales en forma directa. De hecho, ni siquiera adquieren licencias individuales de plataforma, de usuario o de conjunto de permisos (que son todas licencias de configuración). En su lugar, compran ediciones y complementos, que son licencias de producto. Las ediciones y los complementos agrupan licencias de plataforma, de usuario y de conjunto de permisos combinadas de distintas maneras para ofrecer paquetes de funciones. De este modo, se puede seleccionar el paquete de las funciones y los servicios que se necesitan.

Si continuamos con la analogía del contrato de alquiler, podemos comparar las licencias de plataforma, de usuario y de conjunto de permisos con las cláusulas de un contrato. Cada cláusula describe la propiedad específica que se alquila (por ejemplo, “oficinas 1 a 12 del piso 30, ubicadas en la dirección 125 Market Street”). La licencia de producto de la edición o del complemento es como el documento completo del contrato, que incluye las cláusulas sobre propiedades específicas, así como la información general sobre el acuerdo entre el dueño y el inquilino.

Cada organización tiene una edición, que brinda todas las funciones necesarias para activar la organización. La edición está determinada por la licencia de edición de la organización, que se compone de un conjunto de licencias de usuario y de plataforma. Una organización puede tener varios contratos por los cuales se otorga a los usuarios el acceso a Salesforce mediante la única licencia de edición de la organización. Sin embargo, la organización no puede otorgar a los usuarios el acceso a Salesforce mediante varias licencias de edición al mismo tiempo. Un complemento, como lo indica su nombre, es un elemento complementario que, al igual que una edición, puede contener licencias de usuario y de plataforma. Si bien una organización debe tener una edición, puede tener cualquier cantidad de complementos o ninguno.

Para ver un ejemplo sobre cómo se relacionan las ediciones y los complementos, analicemos el caso de Ursa Major Solar, un proveedor de componentes y sistemas solares. Es una compañía pequeña, de aproximadamente 200 empleados.

Ursa Major Solar compra la edición Enterprise Edition de Service Cloud. Como parte de la edición, Ursa Major Solar adquiere 100 licencias de usuario de CRM completo, que permiten otorgar acceso a las funciones de CRM de Service Cloud a 100 empleados.

Ursa Major Solar también desea usar las funciones de atención al cliente que ofrece Salesforce Einstein, el sistema integral de inteligencia artificial. La compañía compra Service Cloud Einstein como complemento. El complemento incluye la licencia de conjunto de permisos de Service Cloud Einstein, que puede asignarse a aquellos usuarios que necesitan acceso. En Ursa Major Solar, solo 10 ejecutivos de cuentas necesitan las funciones de Einstein; por lo tanto, solo se compran 10 licencias de conjunto de permisos de Service Cloud Einstein como parte del complemento.

Complemento

Una extensión opcional que permite a una organización sumar funciones a las incluidas en la edición. Una organización puede tener varios complementos. Un complemento incluye una o más licencias de conjunto de permisos, de plataforma o de usuario, o una combinación de ellas.

Organización de demostración

Una organización de muestra que se utiliza para que los clientes potenciales prueben las funciones de Salesforce.

Organización de desarrollador

Una organización gratuita y sin fecha de vencimiento que un desarrollador puede utilizar para crear, probar e implementar aplicaciones.

Edición

Un paquete de funciones y servicios que componen la funcionalidad necesaria para activar una organización. Salesforce ofrece varias ediciones, que brindan distintos niveles de funciones.

Licencia

El acuerdo contractual entre Salesforce y un determinado cliente, que incluye una descripción de metadatos de las funciones del producto asociado de Salesforce con las que cuenta la organización del cliente.

Definición de licencia

Una descripción de metadatos de las funciones de un determinado producto de Salesforce con las que cuenta una organización de clientes.

Permiso

Un parámetro de configuración o interruptor de metadatos que determina un aspecto específico de las funciones de un producto. Por lo general, los permisos controlan el acceso a funciones, como Lightning Experience o Chatter, y ciertos aspectos de la seguridad. Compárelos con las preferencias.

Licencia de conjunto de permisos

Una licencia que define las funciones a nivel del usuario y que puede asignarse para complementar las funciones de la licencia de usuario. Se pueden asignar varias licencias de conjunto de permisos a un usuario. Tenga en cuenta que una licencia de conjunto de permisos no es lo mismo que un conjunto de permisos, que definiremos en la siguiente unidad.

Licencia de plataforma

Una licencia con parámetros de configuración o interruptores de metadatos que controlan las funciones de toda la organización.

Preferencia

Un parámetro de configuración o interruptor de metadatos que determina un aspecto específico de las funciones de un producto. Por lo general, las preferencias definen los parámetros que los clientes pueden configurar, como la zona horaria o las opciones de contraseñas. Compárelas con los permisos.

Licencia de producto

Una edición o un complemento que agrupan una o más licencias de configuración y otros metadatos en un producto que el cliente puede comprar.

Organización de producción

La organización activa de un cliente, donde los usuarios acceden a los datos en directo y trabajan con ellos.

Aprovisionamiento

El proceso de activar las licencias y las funciones en una organización.

Organización de entorno sandbox

Una réplica de una organización de producción donde el cliente puede probar cambios sin afectar a la organización de producción ni a los usuarios.

Organización borrador

Una implementación de Salesforce de corta duración que permite a los desarrolladores emular las distintas ediciones, funciones y preferencias de Salesforce. Las organizaciones borrador tienen una vida útil máxima de 30 días.

Configuración

Un interruptor de metadatos de una licencia que establece un aspecto específico de las funciones de un producto.

Licencia de configuración

Una licencia de conjunto de permisos, de plataforma o de usuario que incluye los parámetros o interruptores de metadatos que configuran los aspectos de las funciones de un producto.

Organización de prueba

Una organización gratuita con datos de muestra, diseñada para que los clientes potenciales evalúen Salesforce antes de realizar la compra.

Licencia de usuario

Una licencia que define las funciones a nivel del usuario. Se asigna una licencia de usuario a cada usuario.