Otorgar a los usuarios las funciones que necesitan

Como aprendió anteriormente, las licencias de plataforma, de usuario y de conjunto de permisos contienen permisos y preferencias, que son parámetros de configuración de metadatos que definen el acceso a las funciones de un producto. Pero ¿de dónde provienen los permisos y las preferencias? Los desarrolladores de Salesforce los establecen al crear nuevas funciones de software. Al crear los nuevos permisos y preferencias, es posible que los desarrolladores los agreguen a una licencia existente, si las nuevas funciones se relacionan con otras que ya se usan, o que creen una nueva licencia.

Los permisos y las preferencias a nivel de la plataforma y del usuario de las licencias se implementan de distintas maneras para determinar a qué funciones puede acceder un determinado usuario. (Recuerde que las preferencias son parámetros de configuración que los clientes pueden activar o desactivar). Echemos un vistazo más de cerca.

Permisos a nivel de la plataforma

Especifican las funciones y capacidades de toda la organización. El sistema de aprovisionamiento activa o desactiva los permisos a nivel de la plataforma, según lo que compre un cliente. El cliente no puede activarlos ni desactivarlos. Algunos ejemplos de permisos a nivel de la plataforma incluyen la compatibilidad para crear objetos personalizados o para enviar solicitudes de API.

Preferencias a nivel de la plataforma

Al igual que los permisos a nivel de la plataforma, estas preferencias también especifican las funciones y capacidades de toda la organización. Pero, a diferencia de lo que sucede con esos permisos, los administradores de la organización pueden activarlas o desactivarlas, generalmente desde Configuración. La configuración de idioma y la de zona horaria son ejemplos de preferencias a nivel de la plataforma.

Permisos a nivel del usuario

Especifican las funciones para usuarios individuales. El administrador usa los perfiles y conjuntos de permisos a fin de controlar qué permisos de usuario de una licencia se activan para determinado usuario. De esta manera, los usuarios con una misma licencia pueden tener distintos niveles de funciones. Brindaremos más información acerca de cómo modificar los permisos a nivel del usuario más adelante en esta unidad.

Preferencias a nivel del usuario

Especifican las opciones de personalización, como la visualización de las fichas. Cada usuario puede configurar sus propias preferencias. (Las preferencias del usuario no controlan la funcionalidad relacionada con el acceso a funciones o la seguridad).

El administrador de la organización asigna a cada usuario una licencia que define las funciones a nivel del usuario. Como mencionamos en la unidad 1, una organización puede tener distintos tipos de licencia de usuario: CRM completo, solo Chatter, etc. El administrador asigna la licencia de usuario más adecuada según la función del usuario. De manera opcional, es posible asignar una o más licencias de conjunto de permisos a cada usuario para otorgar acceso a funciones que no están incluidas en la licencia de usuario asignada. La configuración de los metadatos de las licencias asignadas define la manera en que los usuarios acceden a los objetos y datos, y lo que pueden hacer en la aplicación.

Las licencias asignadas definen la cantidad máxima de funciones que un usuario tiene disponibles. Sin embargo, en muchos casos, usuarios con funciones similares tienen distintas responsabilidades. En Ursa Major Solar, 100 usuarios necesitan la licencia de usuario de CRM completo con acceso a datos y objetos. Pero necesitan distintos niveles de acceso. Algunos usuarios solo necesitan leer registros, otros necesitan crearlos y eliminarlos, y otros necesitan crear nuevos objetos. Salesforce no otorga una licencia de usuario diferente para cada variación posible de acceso de los usuarios. En su lugar, brinda herramientas a los administradores para modificar el acceso que se define en las licencias de usuario y conjunto de permisos. De esta manera, cada licencia se adapta a diversas funciones de usuario. Los administradores utilizan los perfiles y conjuntos de permisos para modificar el acceso definido en las licencias.

Perfil

Un subconjunto de funciones definido en una licencia de usuario o de conjunto de permisos. El administrador asigna un perfil a cada usuario, según los requisitos de su trabajo. Las funciones del perfil no pueden superar a aquellas de las licencias de usuario o de conjunto de permisos que se hayan asignado al usuario. Los perfiles garantizan que los usuarios accedan a las funciones que necesitan, pero no a aquellas que no correspondan específicamente a su trabajo. Por ejemplo, una licencia de usuario puede brindar la capacidad de leer, editar y eliminar registros, pero un perfil asignado puede otorgar únicamente la posibilidad de leerlos y editarlos. El perfil define las funciones básicas a las que puede acceder un usuario mientras tenga asignado dicho perfil. Cada edición de Salesforce incluye varios perfiles estándar. Algunas incluyen la opción de crear perfiles personalizados.

Conjunto de permisos

Al igual que un perfil, un conjunto de permisos es un subconjunto de funciones definido en una licencia de usuario o de conjunto de permisos. Un usuario puede tener un solo perfil, pero se le pueden asignar varios conjuntos de permisos. Cada conjunto de permisos puede ampliar el acceso de un usuario a otras funciones, más allá de las definidas en el perfil. Al igual que en los perfiles, las funciones de los conjuntos de permisos no pueden superar a aquellas de las licencias de usuario o de conjunto de permisos. Salesforce ofrece conjuntos de permisos estándar, y algunas ediciones incluyen la opción de conjuntos de permisos personalizados.

Entonces, ¿en qué casos se usan tanto los perfiles como los conjuntos de permisos? Como lo describimos anteriormente, el perfil define el acceso básico de un usuario. Los conjuntos de permisos dan la posibilidad de agregar funciones adicionales para complementar ese punto de partida. Con los conjuntos de permisos, los administradores pueden otorgar a un usuario el acceso a funciones en determinadas situaciones, independientemente de la función de trabajo principal de ese usuario. Puede usar los conjuntos de permisos para reducir la cantidad de perfiles exclusivos que debe crear y de permisos que debe incluir en los perfiles.

Por ejemplo, Maria Jimenez, la administradora de Ursa Major Solar, asigna un perfil llamado “Usuario de servicio” a varios usuarios. Este perfil les permite leer, crear y editar casos de clientes. Algunos de estos usuarios, no todos, también necesitan poder eliminar y transferir casos. En lugar de crear otro perfil, Maria crea un conjunto de permisos llamado Eliminar y transferir casos, y asigna dicho conjunto a los usuarios que necesitan las funciones adicionales.

Muchas variables afectan el acceso de un usuario a las funciones y los servicios de una organización. Veamos cómo funciona todo junto.

• En Ursa Major Solar, los ejecutivos adquirieron Service Cloud Enterprise Edition de Salesforce y el complemento Service Cloud Einstein. La edición y el complemento incluyen las preferencias a nivel de la plataforma que el administrador puede activar o desactivar.
• La administradora, Maria Jimenez, activa o desactiva las preferencias a nivel de la plataforma en la edición y el complemento para satisfacer las necesidades de negocio de Ursa Major Solar.
• Maria crea una cuenta de usuario para cada empleado de Ursa Major Solar que usará Salesforce y, luego, le asigna la licencia de usuario y el perfil correspondientes. Es posible que los usuarios con la misma licencia obtengan distintos perfiles, según su función y responsabilidades. Las funciones del perfil no pueden superar a aquellas de la licencia de usuario asignada.
• Maria también asigna licencias de conjunto de permisos a aquellos usuarios que las necesitan. Asigna la licencia de conjunto de permisos de Service Cloud Einstein a los ejecutivos de cuentas que necesitan usar las funciones de Einstein y, luego, asigna el perfil adecuado para activar dichas funciones para los usuarios.
• Por último, Maria asigna conjuntos de permisos a aquellos usuarios que necesitan otras funciones que las que ofrece el perfil asignado.
• Cada usuario ajusta sus propias preferencias para personalizar Salesforce según sus necesidades.

¡Y eso es todo! Si conoce la relación que existe entre las licencias, los perfiles y los conjuntos de permisos, comprende lo que determina las funciones de un usuario dentro de una organización.

Conjunto de permisos

Un subconjunto de funciones definido en una licencia de usuario o de conjunto de permisos. Los conjuntos de permisos son complementos opcionales que pueden ampliar las funciones del perfil asignado a un usuario. Se pueden asignar uno o más conjuntos de permisos a cada usuario. Tenga en cuenta que un conjunto de permisos no es lo mismo que una licencia de conjunto de permisos, definida en la primera unidad.

Perfil

Un conjunto de parámetros de configuración a nivel del usuario que componen un subconjunto de funciones definido en una licencia de usuario o de conjunto de permisos. A cada usuario se le asigna un perfil, que define las funciones básicas que se le activaron.