Entregar valor a través de la gestión de proyectos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar este módulo, podrá:
- Definir el valor del proyecto.
- Explicar cómo se entrega el valor de negocio a través de proyectos.
- Explicar los métodos para medir la entrega de valor del proyecto.
Definir el valor de un proyecto
Cuando se trata de la gestión de proyectos, el valor se puede definir en términos monetarios o relativos. Las organizaciones invierten en proyectos con la intención de recibir valor; por ejemplo, un valor monetario en forma de ganancias y un valor relativo en forma de lealtad y satisfacción de los clientes. Durante mucho tiempo, el estándar para definir el éxito de los proyectos ha sido la entrega a tiempo, dentro del presupuesto y bajo el cumplimiento de los requisitos del cliente. Ahora, las organizaciones reconocen que los proyectos deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización y deben entregar valor.
¿Qué tal si un proyecto es exitoso, pero no se alinea con los objetivos estratégicos de la organización? ¿Qué tal si un proyecto de gran importancia estratégica es cuestionado por sobrepasar los costos y la programación? ¿Cómo se definió el valor previsto de estos proyectos? ¿Dónde en el ciclo de vida del proyecto se esperaba obtener el valor? ¿Qué métricas se implementaron para medir el valor de negocio?
Walden University nos ayuda a responder estas preguntas mediante la exploración de un enfoque para entregar valor de negocio a través de los proyectos y la gestión de proyectos.
Entrega de valor
El gestor de proyecto debe definir de forma explícita el valor de negocio del proyecto en colaboración con el patrocinador y las partes interesadas clave durante las etapas de inicio y planificación, y debe verificar que el equipo de proyecto comprenda bien este valor. Mientras se define el valor, es importante tener en cuenta que el resultado final del proyecto no es el único componente capaz de entregar valor. Es posible entregar un valor incremental a lo largo del proyecto y seguir obteniendo valor después de la finalización del proyecto. También es importante contabilizar el valor entregado como los beneficios intangibles y tangibles de un proyecto.
Los métodos de gestión de proyectos incluyen métricas para medir el rendimiento del proyecto en términos de alcance, tiempo y costo. Todavía es poco común observar un énfasis específico sobre las métricas asociadas con la medición del valor de negocio.
¿Cómo pueden las organizaciones usar la gestión de proyectos para aumentar la visibilidad sobre el valor de sus proyectos? Pueden incluir los siguientes elementos en las diferentes fases del ciclo de vida del proyecto.
Concepto del proyecto
Caso de negocios: Un caso de negocios incluye una declaración de la necesidad de negocio y el valor previsto, por qué se debe emprender el proyecto para resolver la necesidad de negocio y cómo se espera que el proyecto entregue el valor de negocio en respaldo de la estrategia organizativa.
Inicio del proyecto
Carta de constitución del proyecto: Toda propuesta o acta de constitución de un proyecto incluye una definición del valor de negocio previsto, una explicación del enfoque para medir el valor de negocio, y un plan de alto nivel para monitorear el progreso y comunicarlo a las partes interesadas de forma periódica. La definición del valor de negocio previsto de un proyecto debe estar vinculada directamente con los objetivos estratégicos de la organización.
Planificación del proyecto
Plan de gestión de proyectos: Un buen plan de gestión de proyectos contiene detalles suficientes para que las partes interesadas comprendan exactamente la forma en que el proyecto pretende entregar el valor de negocio. Utilice el valor de negocio previsto indicado en la carta de constitución para identificar los elementos individuales de valor que se gestionarán y se medirán durante la ejecución del proyecto. Desarrolle métricas para medir estos elementos. Incluya también los umbrales sobre los cuales las partes interesadas deben tomar decisiones acerca de la situación o el rumbo de un proyecto. Además, identifique la forma en que comunicará el progreso hacia la obtención del valor.
Ejecución/monitoreo/control del proyecto
Durante la ejecución del proyecto, capture los datos asociados con el valor de negocio mediante las métricas especificadas en el plan del proyecto y presente estos datos a las partes interesadas. Esto generalmente se realiza en las etapas clave del proyecto cuando las partes interesadas evalúan la situación y el rendimiento de un proyecto y toman decisiones sobre su rumbo y futuro.
Métodos y métricas
Los requisitos para medir el valor de negocio variarán según la metodología de gestión de proyectos. Por ejemplo, la planificación y la ejecución son iterativas, y la entrega es incremental cuando se utilizan los métodos Ágiles. En este caso, es necesario definir el valor de negocio para cada iteración y, por lo general, las partes interesadas requieren que esto se mida y se informe al alcanzar cada incremento.
En la gestión de proyectos tradicional, el valor de negocio se planifica dentro del proyecto, y se mide y se informa en las etapas clave. Sin embargo, se suele asumir que el valor de negocio se obtiene al finalizar el proyecto.
Independientemente de la metodología, es importante comprender la forma en que las partes interesadas definen el valor de negocio y crean un plan para gestionarlo y medirlo.
Pasemos un ejemplo.
Gadgets & Widgets, Unlimited (GWU) identificó una oportunidad para ingresar al mercado de tecnología de consumo mediante el desarrollo y la comercialización de un sistema de administración del hogar. Se espera que este nuevo producto genere USD 100 000 en ingresos nuevos al año. GWU debe entregar el producto al mercado en 12 meses. Se asignó un presupuesto de USD 500 000 al proyecto.
¿Cuál es el valor de negocio previsto de este proyecto?
- Ingreso al mercado de tecnología de consumo
- USD 100 000 en ingresos nuevos
Para obtener el valor de negocio del proyecto, este se debe entregar en menos de 12 meses, así que el rendimiento de programación es importante. No se debe superar el presupuesto de USD 500 000, así que el rendimiento de costos es importante.
¿Cómo se puede medir el valor de negocio de este proyecto?
Ingreso al mercado
A la espera del lanzamiento, GWU lleva a cabo una campaña de marketing para atraer consumidores a su nuevo sitio web y dar a conocer las características del nuevo sistema.
Se utilizarán las siguientes métricas para evaluar este elemento de valor de negocio.
- Total de visitas al sitio: Como este es un nuevo sitio de GWU, el seguimiento de la cantidad total de visitantes proporciona un indicio del interés general en el nuevo producto.
- Vistas de página: Esto ayuda a GWU a comprender si los consumidores exploran brevemente la página y la abandonan o se quedan para examinar la información sobre el nuevo producto.
Ingresos nuevos
GWU esperaba comenzar a obtener los ingresos previstos antes del lanzamiento del producto. Un estudio de viabilidad anterior al inicio del proyecto determinó que el período de recuperación sería de 5 años. GWU agregó al nuevo sitio web una capacidad para que los consumidores puedan pedir por adelantado el sistema.
Se utilizarán las siguientes métricas para evaluar este elemento de valor de negocio.
- Tasa de conversión: Esta métrica es un indicio de la velocidad con que los visitantes del sitio realizan compras.
- Ingresos por visitante: Esta métrica proporciona datos sobre la cantidad de dinero que un individuo gasta en una sola visita al sitio.
Al comprender el comportamiento de compra de los consumidores, GWU podrá evaluar la probabilidad y el plazo para alcanzar sus objetivos de ingresos: ¿Los consumidores se convierten? ¿Piden el sistema completo como un paquete? ¿Eligen componentes a la carta?
Rendimiento de programación
GWU necesita entregar el nuevo producto en 12 meses. Esto debe coincidir con la próxima exposición anual de productos tecnológicos para el hogar. Esta fecha límite de entrega fija exige que el equipo de proyecto gestione cuidadosamente el rendimiento de programación del proyecto.
Se utilizará la siguiente métrica para medir este elemento de valor de negocio.
- Índice de rendimiento de programación: Esta métrica es una proporción de la duración planificada del proyecto sobre la duración real del proyecto en un punto en el tiempo. Un resultado de 1,0 o más indica que el proyecto se encuentra dentro de la programación o por delante de esta.
Rendimiento de costos
Las partes interesadas del proyecto de GWU asignaron USD 500 000 para el desarrollo del nuevo producto. No están dispuestas a gastar más. Este costo de entrega fijo exige que el equipo de proyecto gestione cuidadosamente el rendimiento de costos del proyecto.
Se utilizará la siguiente métrica para medir este elemento de valor de negocio.
- Índice de rendimiento de costos: Esta métrica es una proporción del costo planificado del proyecto sobre el costo real del proyecto en un punto en el tiempo. Un resultado de 1,0 o más indica que el proyecto se encuentra dentro del presupuesto o por delante de este.
Resumen
En este módulo, Walden University lo guio por los fundamentos de la gestión de proyectos; qué es, cuáles son las metodologías y cómo se aplican, y cómo se utiliza la gestión de proyectos para definir y comunicar el valor. ¡Felicitaciones por aprender los fundamentos de la gestión de proyectos!
¿Desea saber más?
Los módulos de esta ruta se desarrollaron en colaboración con Walden University para presentar los aspectos básicos de la gestión de proyectos. Si desea obtener más información, explore la Especialización en gestión de proyectos para MBA de Walden y las ofertas disponibles en la Escuela de aprendizaje permanente de la universidad.