Utilizar herramientas y software de asignación de procesos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Identificar el software y las herramientas de asignación de procesos de negocio.
• Describir los pasos para crear un mapa de procesos simple.
• Comprender las mejores prácticas para la asignación de procesos.

Asignación de procesos de negocio: Herramientas y software

Si es relativamente nuevo en la asignación de procesos, es lógico que no utilice un software especializado ni genere gastos adicionales en su compañía para crear los mapas de procesos. Una vez que se sienta cómodo con la creación de mapas de procesos, puede considerar comprar un software de asignación de procesos en función de sus necesidades a largo plazo y el tamaño de su negocio. Debe identificar las características indispensables antes de determinar el software o la herramienta correctos para usted y su compañía. Si bien no recomendamos un software específico aquí, examinaremos una breve lista de características que es útil para dar los primeros pasos. 

• Interfaz de arrastrar y soltar. Es una opción excelente para realizar una configuración rápida del mapa de procesos sin dedicar mucho tiempo al aprendizaje de los pasos iniciales.
• Capacidades de formato. Como se mostró en la unidad anterior, la asignación de procesos utiliza un idioma. El software con capacidades de formato facilita las tareas.
• Seguridad y control de versiones. Los procesos son activos valiosos, por eso es necesario regular quién puede modificarlos y controlar sus versiones.
• Capacidades de publicación y uso compartido. Esto es útil cuando se requiere compartir los mapas con diversas secciones del negocio o con diferentes partes interesadas. Una herramienta de software basada en la Web es ideal para compartir y publicar, ya que facilita esos procesos.
• Diseño intuitivo. Este tipo de diseño instintivo para el software seleccionado es ideal, especialmente si no tiene mucha experiencia con la asignación de procesos.

Pasos de la asignación de procesos de negocio

¿Listo para empezar? Estos son los principales pasos de alto nivel para crear un mapa de procesos:

1. Identifique el proceso que debe mapear. Decida el punto en el que desea comenzar. Es posible que un proceso muestre un bajo rendimiento o afecte directamente a un cliente. De todas formas, debe elegir el proceso con el que necesita comenzar, otorgarle un nombre y abocarse al proceso.
2. Cree un equipo ganador. Identifique las personas que deben estar en el equipo. Los aportes de todos son necesarios. Es por eso que debe dedicar tiempo a elegir los miembros y asegurarse de tener el equipo correcto para el proceso. El equipo correcto debe incluir miembros que gestionen el proceso y puedan brindar aportes sobre el proceso.
3. Recopile toda la información necesaria. Algunas de las preguntas que es necesario responder aquí son:
   • ¿Dónde comienza y termina el proceso?
   • ¿Qué pasos se deben realizar entre el inicio y el final?
   • ¿Cuáles son las entradas y las salidas del proceso?
   • ¿Quién debe hacer qué y cuándo debe hacerlo?
4. Desarrolle el mapa de procesos. Preste atención al orden de los pasos de principio a fin y trace el mapa de procesos.
5. Analice el mapa de procesos. Una vez que tenga un mapa para revisar, examine el mapa de procesos para identificar las deficiencias y los cuellos de botella dentro de los procesos. Pregúntese dónde puede implementar mejoras o qué pasos se pueden quitar.
6. Desarrolle pasos nuevos y mejores. Comience por implementar mejoras en el proceso a pequeña escala. Si ve algún progreso, intente ampliar la escala para llegar a una audiencia más extensa.
7. Gestione el proceso. Supervise el proceso nuevo y mejorado para ver cómo funciona y si necesita otra optimización.

Mejores prácticas de la asignación de procesos

No existe una manera exacta de crear un mapa de procesos. Cada situación y negocio es diferente. A continuación, se indican algunas mejores prácticas para tener en cuenta al crear un mapa de procesos para una organización. 

• Aplique la asignación de procesos de negocio a los tipos de procesos correctos. Los procesos donde se refleja la manera de tomar decisiones pueden no ser los mejores para mapear, ya que sus pasos son limitados y su impacto sobre el tiempo puede ser reducido. No olvide documentar todo durante el procedimiento. El proceso es importante, pero también lo es la forma de alcanzarlo.
• Deje en claro el enfoque de su asignación de procesos. Antes de identificar los pasos del proceso, identifique los puntos de inicio y fin para limitar su proyecto y mapa. En ocasiones, las deficiencias en los procesos se encuentran fuera del proceso en sí. Por eso, es fundamental revisar también los procesos entrecruzados (secundarios).
• Consiga una persona calificada para mapear los procesos. Considere obtener ayuda externa si no dispone de alguien capacitado en asignación en la actualidad.
• Valide los mapas. Justo después de trazarlos, revise los mapas con las partes interesadas para verificar que sean correctos.
• No corrija los procesos hasta que se hayan mapeado por completo. Defina su estado “tal cual” plenamente; de esta manera, verá el panorama completo y podrá informar los cambios mejor.
• Conforme el equipo correcto. Las personas que usan los procesos son los expertos. Es esencial escucharlos. Su visión general es apropiada. Algunas personas pueden estar demasiado cerca de los procesos para cambiarlos. Los usuarios son el mejor recurso para comprobar si los procesos funcionarán o no.
• Mantenga la sencillez. Cree mapas de procesos tan fáciles y simples como sea posible para que todos los miembros de la organización puedan leerlos y comprenderlos. La comprensión del proceso permite que todos puedan seguirlo y proporcionar comentarios si existe algún error o es necesario realizar ajustes. Si es posible, utilice un software de asignación de procesos de negocio para colaborar en tiempo real.
• Trabaje con las partes interesadas. Incluya a todas las partes interesadas tan pronto como sea posible en la asignación del proceso para evitar pasar por alto información o pasos importantes.

La asignación de procesos crea representaciones visuales de los procesos de negocio. Para un analista de negocios, esta puede ser una herramienta esencial para optimizar los procesos y alinear a las unidades de negocio. Ahora que sabe lo que son los mapas de procesos y la forma de crearlos, es momento de comenzar a crear mapas de procesos para su compañía.