Hablar el idioma de la asignación de procesos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Identificar el enfoque común para crear mapas de procesos.
- Identificar otros tipos de diagramas relacionados con procesos.
Notación de la asignación de procesos de negocio
Un mapa de procesos de negocio fácil de comprender puede reemplazar miles de palabras. Es por eso que existen diversas maneras de documentar procesos de negocio: mapas de procesos de negocio, diagramas de flujo, organigramas, diagramas UML, mapas de flujo de valor y SIPOC.
Se diseñó una notación de diagramas simple y atractiva que es fácil de comprender para todas las partes interesadas y se puede visualizar en línea. Se probó en los últimos 20 años en industrias importantes altamente reguladas bajando hasta compañías emergentes innovadoras y organizaciones sin fines de lucro pequeñas. Se conoce como notación universal de procesos (UPN), no es propiedad de ninguna compañía y no requiere software especializado.
Un mapa de procesos es una jerarquía de diagramas. Esto significa que se puede desglosar para proporcionar detalles. Así, un diagrama puede tener de 8 a 10 casillas y describir un enfoque amplio o procesos complejos. No hay límites sobre la cantidad de niveles que se puede descender.
Los mapas de procesos se controlan por versión en el nivel de diagrama. El mapa de procesos es la definición operativa del negocio y evoluciona constantemente, pero a diferentes ritmos. En general, los diagramas de nivel inferior cambian con mayor frecuencia por las mejoras de raíz y las grandes innovaciones se manifiestan de arriba a abajo.
Antes de comenzar a crear un mapa de procesos, es importante examinar los aspectos sutiles, pero críticos, de la notación UPN que es crucial comprender para aprovechar esta opción en la asignación de negocios.
5 principios de la notación UPN
- No más de 8 a 10 casillas de actividad en una pantalla
- Navegar desde una casilla de actividad hasta el nivel inferior para describir el detalle
- Adjuntar información de respaldo en una casilla de actividad
- Visualización y edición controladas mediante derechos de acceso
- Control de versiones e historial de cambios en el nivel de diagrama
Otros diagramas de procesos
Se cruzará con otros tipos de diagramas que pueden ser útiles para comprender los procesos en un nivel superior. Estos se pueden usar junto con UPN. Los mapas de procesos de UPN permiten profundizar en un nivel de detalle suficiente como para comprender el proceso y optimizarlo, expulsar los desperdicios e identificar los requisitos de negocio. Recuerde: “El diablo está en los detalles”.
Modelo de capacidades
Los modelos de capacidades o planos de la industria registran las áreas de procesos de alto nivel. Estos son útiles para examinar el área específica que se asigna y mostrar el contexto dentro del negocio general.
Mapa de procesos detallado
Un mapa de procesos detallado es un organigrama donde se muestra una versión desglosada de un proceso con todos los detalles de cada paso del proceso y los pasos subsiguientes sobre la marcha. Este mapa es perfecto para indicar todos los detalles de un paso del proceso y documentar todos los puntos de decisión dentro de un proceso.
SIPOC
Un mapa SIPOC muestra los elementos clave de un proceso como proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes (SIPOC es el acrónimo en inglés de Suppliers, Inputs, Process, Output, Customers). Este mapa es ideal cuando se desea identificar los puntos clave de un proceso como preparación para crear un mapa de procesos detallado. También es excelente cuando es necesario definir el alcance de un proceso complejo.
Mapa de flujo de valor
Se utiliza un mapa de flujo de valor para visualizar el flujo de información y material que se necesita para llevar un producto al cliente. Lo ideal es usar este tipo de mapa para registrar mediciones de las entradas y las salidas de los pasos del proceso o identificar los desperdicios dentro y entre los procesos. También se puede usar este tipo de mapa para documentar, analizar y mejorar el flujo de información y material a fin de obtener una perspectiva de la toma de decisiones y los flujos del proceso.
Ahora que habla el idioma de la asignación de procesos, vamos a crear un mapa de procesos.
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