Utilizar su email y calendario como un profesional
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Configurar su calendario para el éxito.
- Gestionar su email de forma productiva.
Poner su email y calendario a trabajar para usted
A veces, su bandeja de email puede parecer como lista de tareas sin parar sobre la que no tiene control ninguno. Además podría parecer urgente responder a cualquier cosa y todo con prontitud. Su calendario puede llenarse con reuniones a horas que no le convienen y por lo tanto perturbar su rutina.
En esta unidad, descubra estrategias para lograr que su email y calendario funcionen para usted, y no al revés.
Utilizar su calendario
Cada actividad no negociable debe ir en su calendario. Esto incluye llamadas de clientes, reuniones de trabajo y pláticas cara a cara. Ahora bien, el calendario también debe abarcar los descansos para comer, hacer ejercicio y atender su vida personal. Haga un inventario de sus días y aplique estas estrategias para maximizar su calendario.
- Bloquear tiempo para las actividades no negociables: Asegúrese de que todas sus llamadas de clientes, reuniones de trabajo, pláticas cara a cara están en su calendario.
- Asegurarse de que el tiempo personal quede bloqueado: No olvide bloquear tiempo para descansos, almuerzos y tiempo personal (por ejemplo, responsabilidades domésticas, ejercicio, sesiones de capacitación, quedadas virtuales, etc).
- Hacer públicas las actividades no negociables: Si es alguien cuyo tiempo es realmente demandado, haga públicas sus citas no negociables de modo que todos puedan ver los detalles y márquelas claramente como “no reservar más de este tiempo”.
- Definir la zona horaria y las horas de trabajo: La mayoría de las aplicaciones de calendario ofrecen funciones para que defina su horario de trabajo y zona horaria. Actualice estos de modo que sus colegas sepan cuándo pueden reservar tiempo con usted.
- Bloquear tiempo para realizar el trabajo: Dependiendo de su función, es posible que necesita tiempo sin interrupciones para realizar su trabajo. Defina bloqueos en su calendario y sea firme para mantenerlos como tiempo dedicado a enfocarse.
Designar un día sin interrupciones
Dependiendo de su función, platique con su directiva acerca de establecer un día “sin interrupciones” cada semana donde acepta no tener ninguna reunión. Esto puede ser especialmente útil para ingenieros, personal creativo, redactores y otras funciones que requieren horas de actividad concentrada en un momento.
Incluso si toda la compañía no puede comprometerse a un día “sin interrupciones”, aún puede explorar establecerlo para funciones o equipos específicos de su compañía.
Programar tiempo para leer su email
Sí, lo leyó bien. En vez de estar respondiendo al email a lo largo del día, considere programar algunos momentos al día a leer y responder a sus mensajes de email. De nuevo, esto depende de su función; para algunas funciones, esta práctica no sería factible.
Si desea probar esto:
- Agregue bloques a su calendario y revise su email.
- Desactive sus notificaciones de email.
- Comunique su disponibilidad a sus colegas.
Gestionar su email de forma eficiente
Cuando es su momento de consultar el email, es importante que actúe, en vez de dejar cosas en su bandeja de entrada.
Eliminar: Envíe a la papelera mensajes sobre los que no necesita actuar.
Anular suscripción: Salga de lista de email que no desea seguir.
Actuar: Haga la tarea ahora, si puede hacerla en solo unos minutos.
Responder: Responda ahora, si puede hacerlo rápidamente
Transferir: Reenvíe el mensaje a alguien en que delega para gestionarlo.
Economizar: Sea breve y claro, ¡ahorre tiempo a todos!
Poniendo en marcha su calendario e email, está posicionándose para ser más productivo.
Impulso de productividad
Acaba de aprender cómo transformar sus prácticas de trabajo, gestionar su tiempo y utilizar su calendario e email de forma más efectiva. Ahora puede poner en práctica estas sugerencias para impulsar su productividad personal.
