Primeros pasos con los grupos de conjuntos de permisos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Indicar qué es un grupo de conjuntos de permisos.
- Describir dos casos de uso para utilizar grupos de conjuntos de permisos.
- Explicar cómo se calculan los permisos en un grupo de conjuntos de permisos.
Fundamentos de los grupos de conjuntos de permisos
Como administrador, es posible que tenga varios conjuntos de permisos que asigna a los usuarios. Y es probable que pase mucho tiempo gestionando los permisos que los usuarios necesitan mientras intenta garantizar que solo tengan los permisos necesarios para realizar su trabajo. Por ejemplo, su estructura de asignación puede parecerse a esta imagen, donde debe asignar varios usuarios a varios conjuntos de permisos.
Según qué tan rápido se multipliquen los conjuntos de permisos, puede que se pregunte cómo simplificar la gestión de los conjuntos de permisos mientras mantiene el principio de menor privilegio para proteger su organización. Si es así, tenemos una solución para usted: los grupos de conjuntos de permisos. Con los grupos de conjuntos de permisos, puede agrupar conjuntos de permisos según una función de trabajo. Un grupo de conjuntos de permisos incluye todos los permisos de los conjuntos de permisos. Incluso puede incluir un conjunto de permisos en más de un grupo de conjuntos de permisos.
La concesión de permisos a usuarios según las tareas que realizan en sus diferentes funciones de trabajo se vuelve más sencillo.
Beneficios de los grupos de conjuntos de permisos
Asignar permisos a usuarios a través de los grupos de conjuntos de permisos parece sencillo, pero ¿cómo la agrupación de conjuntos de permisos facilita su trabajo y lo ayuda a reforzar asignaciones según el menor privilegio?
Digamos que el vicepresidente de su departamento de ventas, E. J. Agarwal, tiene usuarios que requieren permisos para crear, modificar y eliminar encuestas; crear y personalizar vistas de listas; y crear y modificar listas de precios. Todos estos usuarios realizan tareas relacionadas con encuestas de precios.
Existen algunas formas en las que puede proporcionar lo que necesitan los usuarios de E. J. Puede crear un nuevo conjunto de permisos con todos los permisos necesarios para esta función de trabajo. Sin embargo, los conjuntos de permisos deben mantenerse limitados; en términos generales, no se recomienda un conjunto de permisos con demasiados permisos. Como alternativa, puede conceder los permisos al asignar individualmente usuarios a los conjuntos de permisos que incluyen permisos para cada tarea. Pero este es un enfoque desordenado y se vuelve difícil de gestionar.
Lo que complica aún más nuestro escenario es que los usuarios que necesitan permisos para encuestas de precios tienen cargos y responsabilidades laborales diferentes.
- Maria Hernandez, consultora
- Shaun Chen, gerente de ventas
- Aaron Jones, director de servicio de ventas
Al usar grupos de conjuntos de permisos, puede crear un solo grupo que contenga los conjuntos de permisos con los permisos necesarios para la función de trabajo de encuestas de precios. Los conjuntos de permisos individuales en el grupo también pueden usarse fuera del grupo.
Hay más: E. J. le informó de otros cambios que se aproximan. La asesoría de Maria finaliza el próximo mes y, próximamente, un contratista requerirá los mismos permisos que tiene Maria. Y los dos nuevos empleados también necesitan permisos para gestionar encuestas de precios. Simplificar la forma de asignar permisos de usuario se vuelve más importante a medida que el equipo continúa cambiando y creciendo.
Por ejemplo, puede crear un grupo de conjuntos de permisos llamado Encuestas de precios organizado en torno a los requisitos de la función de trabajo de las encuestas de precios. Con este enfoque, puede facilitar el proceso de asignación de usuarios ahora y a medida que el equipo crece.
Solo debe asignar el grupo de conjuntos de permisos Encuestas de precios a los usuarios que necesitan permisos para crear, modificar y eliminar encuestas; crear y personalizar vistas de lista; y crear y modificar listas de precios. No es necesario crear un nuevo conjunto de permisos específico para las encuestas de precios ni agregar usuarios a varios conjuntos de permisos.
SUGERENCIA: Si necesita crear un nuevo conjunto de permisos para un grupo de conjuntos de permisos, puede hacerlo. Sin embargo, se recomienda firmemente que limite los permisos dentro del conjunto de permisos a algunas tareas relacionadas. En la siguiente unidad, abarcaremos las estrategias para reflexionar sobre los conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos y cómo adaptarlos a fin de maximizar su funcionalidad.
Usar grupos de conjuntos de permisos en el desarrollo de paquetes
Una cosa más. Si usted es suscriptor de una aplicación con grupos de conjuntos de permisos, puede agregar conjuntos de permisos gestionados a su grupo local. O bien puede agregar un conjunto de permisos local a un grupo gestionado. ¿Por qué estas opciones son tan asombrosas? El equipo de desarrollo de paquetes puede incluir cambios de permisos en una actualización de paquete; de ser así, usted puede recibir actualizaciones importantes mientras se asegura de que sus usuarios conserven el acceso necesario.
También puede aprovechar la función llamada silenciamiento, que resulta útil cuando está trabajando con paquetes gestionados en su organización. Hablaremos en detalle sobre el silenciamiento en una próxima unidad.
Calcular permisos en un grupo de conjuntos de permisos
Puede que se pregunte cómo se determinan los permisos en un grupo de conjuntos de permisos, en especial, si actualiza los conjuntos de permisos dentro de un grupo. Por ejemplo, en el grupo de conjuntos de permisos Encuestas de precios, tenemos tres conjuntos de permisos.
- Conjunto de permisos estándar Creador de encuestas
- Un conjunto de permisos personalizado para Vistas de listas y Acceso a reportes
- Un conjunto de permisos personalizado para Acceso a la lista de precios
Supongamos que E. J. le dice que se olvidó de contarle algo: los usuarios en el grupo de conjuntos de permisos Encuestas de precios también necesitan eliminar las listas de precios. Agrega el permiso Eliminar al conjunto de permisos para las listas de precios. Cuando agrega el permiso, puede iniciar un recálculo de conjunto de permisos. Un recálculo propaga el cambio que realizó en el conjunto de permisos a través de los grupos de conjuntos de permisos que contienen el conjunto de permisos.
Mientras un grupo de conjuntos de permisos recalcula, los usuarios asignados mantienen los permisos del último recálculo completado.
Los cambios que desencadenan el recálculo de un grupo de conjuntos de permisos incluyen:
- Cambios en los conjuntos de permisos existentes
- Adición de conjuntos de permisos
- Eliminación de conjuntos de permisos
El estado de un grupo de conjuntos de permisos aparece en la columna Estado de la página de vista de lista Grupos de conjuntos de permisos.
Los estados válidos son Actualizado, Desactualizado, En actualización y Con error.
IMPORTANTE: Cuando actualice permisos en un conjunto de permisos, revise los requisitos de negocio de todos los usuarios asignados a un conjunto de permisos y grupos de conjuntos de permisos relacionados.
En la siguiente unidad, creará un grupo de conjuntos de permisos y lo asignará a los usuarios.
