Crear un grupo de conjuntos de permisos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Crear un grupo de conjuntos de permisos.
• Asignar usuarios a un grupo de conjuntos de permisos.
• Analizar perfiles y permisos existentes, y desarrollar un modelo que incluya grupos de conjuntos de permisos.

Obtener los requisitos de negocio

Antes de comenzar a crear un grupo de conjuntos de permisos, analicemos las necesidades de negocio. El vicepresidente de ventas, E. J. Agarwal, necesita que los miembros del equipo realicen determinadas tareas como parte de la función de procesamiento de pedidos de ventas. E. J. sostiene que algunos miembros del personal de ventas necesitan permisos para cambiar los pedidos y que otros miembros necesitan cambiar tanto pedidos como contratos. 

Cree un par de conjuntos de permisos según las tareas. Luego, inclúyalos en un grupo de conjuntos de permisos que se enfoque en la función de trabajo que realizan los usuarios de E. J. 

“Un segundo...” piensa. “¿Cómo esto me permite ahorrar tiempo si aún estoy creando nuevos conjuntos de permisos?”

Es una pregunta válida, pero recuerde esto: ¡Puede reutilizar los conjuntos de permisos! Cuando agrupa estos conjuntos de permisos para los requisitos de E. J., conserva la capacidad de asignar los conjuntos de permisos individuales a otros grupos según sea necesario. 

En otras palabras, evite crear un conjunto de permisos exclusivo solamente para E. J., aunque puede adaptar el grupo de conjuntos de permisos según sus necesidades. Cree dos conjuntos de permisos personalizados.

¿Todo listo para pasar a la práctica con los grupos de conjuntos de permisos?

Inicie su Trailhead Playground ahora para seguirnos y probar los pasos de este módulo. Para abrir su Trailhead Playground, desplácese hasta el reto práctico y haga clic en Iniciar. También utiliza el playground cuando es el momento de completar los retos prácticos.

Crear conjuntos de permisos

Creemos un conjunto de permisos para los pedidos de ventas.  

1. En Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Permission Sets (Conjuntos de permisos) y seleccione Conjuntos de permisos.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Para Etiqueta, ingrese Sales Orders (Pedidos de ventas).
4. Para Licencia, deje Ninguno.
5. Guarde el conjunto de permisos.

Agregue el permiso para activar los pedidos.

1. En el recuadro Find Settings... (Buscar configuración), ingrese Orders (Pedidos) y, luego, haga clic en Activate Orders (Activar pedidos).
2. En la página Permisos de aplicaciones, haga clic en Edit (Modificar).
3. Desplácese hasta la sección Ventas y habilite Activar pedidos.
4. Guarde el conjunto de permisos. Se abrirá un cuadro Confirmación de cambios de permisos. Observe que también se activaron Leer pedido y Modificar pedido. Esto se debe a que la activación de los pedidos depende de su capacidad de leer y modificar pedidos.
5. Guarde los cambios.

Agregue el permiso para crear y eliminar pedidos.

1. En el recuadro Find Settings... (Buscar configuración), ingrese Orders (Pedidos) y, luego, haga clic en Orders.
2. En la página Configuración de objetos de pedidos, haga clic en Edit (Modificar).
3. Active los permisos de objeto Crear y Eliminar.
4. Guarde los cambios.

Cree el conjunto de permisos para los contratos. 

1. Desplácese hasta la página principal Configuración de conjuntos de permisos. Haga clic en Nuevo.
2. Para Etiqueta, ingrese Sales Contracts (Contratos de ventas).
3. Para Licencia, deje Ninguno.
4. Guarde el conjunto de permisos.

Agregue el permiso para leer, crear y eliminar contratos.

1. En el recuadro Find Settings... (Buscar configuración), ingrese Contracts (Contratos) y, luego, haga clic en Contracts.
2. En la página Configuración de objetos de Contratos, haga clic en Edit (Modificar).
3. Active los permisos de objeto Leer, Crear, Modificar y Eliminar.
4. Guarde los cambios.

¡Sí! Ahora puede crear un grupo de conjuntos de permisos que contenga los dos conjuntos de permisos. 

Crear usuarios

Los conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos no tienen valor sin los usuarios. Por lo tanto, primero, agregue dos usuarios a su organización. 

1. En Configuración, abra Usuarios.
2. Cree dos usuarios:

• Eric Jackson:
  • Título: Responsable de contratos de ventas
  • Licencia: Salesforce
  • Perfil: Acceso mínimo - Salesforce
  • Email: Ingrese cualquier dirección de email. El nombre de usuario y apodo se rellenan automáticamente.
• Anuj Singh:
  • Título: Coordinador de ventas
  • Licencia: Force.com - Free
  • Perfil: Force.com - Free User
  • Email: Ingrese cualquier dirección de email. El nombre de usuario y apodo se rellenan automáticamente.

Por último, el evento principal. 

Crear un grupo de conjuntos de permisos

1. En Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Permission Set Groups (Grupos de conjuntos de permisos) y seleccione Grupos de conjuntos de permisos.
2. Haga clic en Nuevo grupo de conjuntos de permisos.
3. Para Etiqueta, ingrese Sales Processing (Procesamiento de ventas).
4. Guarde el grupo de conjuntos de permisos.

Agregue conjuntos de permisos al grupo de conjuntos de permisos.

1. En Conjuntos de permisos, haga clic en Conjuntos de permisos en grupo.
2. Haga clic en Agregar conjunto de permisos.
3. Seleccione Pedidos de ventas y Contratos de ventas.
4. Haga clic en Agregar.
5. Haga clic en Listo.

¡Tachán! Su primer grupo de conjuntos de permisos: Procesamiento de ventas. 

Diríjase a su grupo de conjuntos de permisos y compruebe que el estado del grupo sea Actualizado. 

Si es así, desplácese hasta Permisos combinados y haga clic en Configuración de objetos. Observe que la configuración de los objetos Contratos y Pedidos refleja el acceso que concedió a los dos conjuntos de permisos en el grupo. 

A continuación, agregue usuarios al grupo. 

1. Vuelva al grupo de conjuntos de permisos Procesamiento de ventas.

2. Haga clic en Gestionar asignaciones.

3. Haga clic en Agregar asignaciones.

4. Seleccione Eric Jackson y, a continuación, haga clic en Siguiente.  

5. Haga clic en Asignar.

Aparece un mensaje de confirmación que confirma que el grupo de conjuntos de permisos se asignó a un usuario.

6. Haga clic en Listo.

7. Pruebe agregar a Anuj Singh.

Recibió un error. Al igual que con los conjuntos de permisos, no es posible asignar un usuario a un grupo de conjuntos de permisos si la licencia de este no acepta los permisos que desea asignar. 

8. Ignore el mensaje y haga clic en Listo.

No se agregará Anuj Singh al grupo hasta que se actualice su licencia. Los requisitos de licencia siguen siendo los mismos cuando trabaja con grupos de conjuntos de permisos.

¡Qué ingenioso! ¡Pero aún hay más! 

Analizar su estructura de permisos existente

Creó un grupo de conjuntos de permisos y disfrutó del poder que ofrecen los grupos de conjuntos de permisos. Pero ¿qué ocurre con sus usuarios y conjuntos de permisos existentes? Puede que se pregunte qué debe tener en cuenta a la hora de analizar la estructura de asignación de su organización y prepararse para usar grupos de conjuntos de permisos. Primero, recuerde el principio de menor privilegio: Los usuarios deben tener la menor cantidad de permisos necesarios para hacer su trabajo. Tenemos que tener en cuenta este principio a medida que trabajamos con los grupos de conjuntos de permisos. 

Revisemos la finalidad de los perfiles, conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos.

Los perfiles proporcionan una configuración predeterminada para cada usuario, como tipo de registro predeterminado, rango de direcciones IP, etc. En Salesforce, se recomienda usar el perfil Acceso mínimo - Salesforce como mejor práctica para la asignación de usuarios. Cada usuario tiene un solo perfil. 

Los conjuntos de permisos son recopilaciones de opciones de configuración y permisos. Los perfiles permiten que los usuarios realicen algunas tareas, mientras que los conjuntos de permisos permiten realizar tareas adicionales (tareas no activadas por los perfiles). Por ejemplo, puede agregar permisos para crear y personalizar vistas de listas, activar contratos o cualquier cantidad de permisos. 

Los grupos de conjuntos de permisos agrupan conjuntos de permisos. Los usuarios asignados a un grupo de conjuntos de permisos reciben los permisos combinados de todos los conjuntos de permisos en el grupo. Los grupos de conjuntos de permisos corresponden a las funciones de trabajo de los usuarios. 

Teniendo en cuenta estas definiciones, revisemos el grupo de conjuntos de permisos que creó para E. J. El objetivo era brindar a los miembros del personal de ventas la capacidad de realizar la función de trabajo de procesamiento de ventas. 

1. Primero, enumeremos las tareas que incluye la función de trabajo de procesamiento de ventas.
   • Activar pedidos
   • Leer, crear, modificar y eliminar pedidos
   • Leer, crear, modificar y eliminar contratos
2. Luego, nos preguntamos: “¿podemos modificar conjuntos de permisos existentes o debemos crear nuevos?” Descubrimos que es necesario crear dos conjuntos de permisos nuevos:
   • Pedidos de ventas
   • Contratos de ventas
3. Por último, consultamos qué usuarios realizan funciones de trabajo de procesamiento de ventas y asignamos a Eric al grupo de conjuntos de permisos.

SUGERENCIA: Los permisos que incluye en los conjuntos de permisos en su grupo de conjuntos de permisos deben estar alineados con las tareas que los usuarios realizan en su función de trabajo. De no ser así, revise los objetivos de la función de trabajo. Por ejemplo, si Eric no tiene el permiso Activar pedidos, pregunte si el grupo de conjuntos de permisos de procesamiento de ventas necesita este permiso. De ser así, compruebe si se puede asignar a Eric a un grupo de conjuntos de permisos diferente que mejor se adapte a sus necesidades.

Por cierto, si se encuentra con que debe crear un nuevo conjunto de permisos para incluir en su grupo de conjuntos de permisos, también considere cómo puede usarlo fuera del grupo. Observe otras funciones de trabajo para ver si los usuarios necesitan realizar algunas de las mismas tareas. Puede incluir conjuntos de permisos en otros grupos de conjuntos de permisos. Use la flexibilidad de los conjuntos de permisos de forma estratégica; para ello, adapte sus conjuntos de permisos en función de las tareas que los usuarios usan. 

Si la función de trabajo para un grupo de conjuntos de permisos cambia, puede actualizar el grupo de conjuntos de permisos. Es lo bueno acerca de los grupos de conjuntos de permisos: se ajustan fácilmente. Por ejemplo, digamos que descubre que las personas que realizan la función de trabajo de procesamiento de ventas también deben tener la capacidad de modificar el objeto Oportunidades. Agregue un nuevo conjunto de permisos al grupo de conjuntos de permisos o agregue un nuevo permiso a un conjunto de permisos existente en el grupo de conjuntos de permisos.  

Ayuda a medida que usa los grupos de conjuntos de permisos

Su análisis de asignación de permisos demora un tiempo. La aplicación Asistente de acceso de usuario y permisos disponible en AppExchange puede resultar útil. Esta aplicación puede ayudarlo a determinar qué permisos tiene un usuario, convertir algunos perfiles en conjuntos de permisos y mucho más. Por ejemplo, puede captar los permisos de un perfil existente y, luego, usar la aplicación para convertirlos en un conjunto de permisos. 

Cuando completa su análisis, puede empezar a migrar su modelo basado en el perfil al conjunto de permisos y al modelo del grupo de conjuntos de permisos más flexibles. 

Resumen

¡Mire eso! Ya creó su primer grupo de conjuntos de permisos y conoció una herramienta que lo ayuda a analizar sus conjuntos de permisos existentes. Abordamos mucho material y esperamos que aprecie el valor que ofrecen los grupos de conjuntos de permisos. Sin embargo, aún hay más. En la próxima unidad, aprenderá acerca de la flexibilidad que ofrece silenciar los conjuntos de permisos en sus grupos de conjuntos de permisos.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Crear un grupo de conjuntos de permisos
• Ayuda de Salesforce: Asignar grupos de conjuntos de permisos a usuarios
• AppExchange: Aplicación Asistente de acceso de usuario y permisos