Configurar la integración de Outlook y Captura de actividad de Einstein

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Enumerar los requisitos y otras consideraciones de configuración.
Configurar la integración con Microsoft® Outlook®.
Configurar Captura de actividad de Einstein

Revisar los requisitos del sistema

La configuración de la integración con Microsoft® Outlook® y Captura de actividad de Einstein no es difícil, pero requiere algo de tiempo. Y si no administra Microsoft Exchange, puede hacer que ese administrador trabaje con usted.

Antes de que el administrador de Ursa Major, Maria Jimenez, invirtiera tiempo en cualquier configuración, revisa los requisitos del sistema para la integración de Outlook y Captura de actividad de Einstein.

Detalle de compatibilidad	Integración de Outlook	Captura de actividad de Einstein
Ediciones	Essentials Group Professional Enterprise Performance Unlimited Developer Disponible en Lightning Experience y Salesforce Classic.	Essentials Professional Enterprise Performance Unlimited Disponible en Lightning Experience.
Licencias de usuario	Requiere la licencia estándar de Salesforce con la adquisición de Sales Cloud, Service Cloud o Lightning Platform.	Admite un máximo de 100 usuarios con la licencia estándar de Salesforce con la compra de Sales Cloud. Para configurar más de 100 usuarios de Captura de actividad de Einstein, se requiere una actualización de pago a Sales Cloud Einstein, Inbox o High Velocity Sales.
Servidor de email	O bien: Exchange 2019, 2016 o 2013 en sus instalaciones Exchange Online con Office 365® La integración de Salesforce con Outlook requiere configuración de servidor de Exchange y conocimiento general de la configuración del servidor. Los administradores de Salesforce trabajan con los administradores de Exchange cuando configuran la integración.	O bien: Exchange Server 2019, 2016 o 2013 en sus instalaciones Exchange Online con Office 365 Implementaciones híbridas de Exchange (solo admite la función de captura)
Clientes de email	Consulte los requisitos del sistema.	Consulte los requisitos del sistema.
Navegador	Para Outlook en los usuarios web, cualquiera de estos navegadores que permiten cookies desde Salesforce: Google Chrome™, versión estable más reciente Mozilla® Firefox®, versión estable más reciente Apple® Safari® 10 o versiones posteriores, se recomienda la versión estable más reciente Microsoft Edge, versión estable más reciente (solo Windows)	No aplicable
Almacenamiento de datos	Los datos se almacenan en los servidores de Microsoft y en los servidores de Salesforce únicamente. Si además cuenta con Inbox, algunos datos se almacenan mediante un proveedor de nube pública.	Los datos se almacenan en servidores de Microsoft y algunos se almacenan en un proveedor de nube pública.

El nombre High Velocity Sales cambiará a Sales Engagement. Las funciones de automatización del producto ahora incluyen seguimiento de implicación de cliente, chat bots y cadencias de ventas. El nuevo nombre captura todas las herramientas que se utilizan para automatizar procesos y para interactuar estratégicamente con prospectos y clientes, de modo que su equipo de ventas pueda enfocarse en vender. Esté atento al cambio de nombre, próximamente.

¿Desea una práctica de la integración de Outlook y Captura de actividad de Einstein?

En este módulo, asumimos que es un administrador de Salesforce con los permisos adecuados para configurar la integración de Outlook y Captura de actividad de Einstein. Si no es usted administrador de Salesforce, tampoco importa. Siga leyendo para conocer cómo podría realizar los pasos su administrador en una organización de producción. No intente seguir estos pasos en su Trailhead Playground. La integración de Outlook y Captura de actividad de Einstein no están disponibles en Trailhead Playground.

Configurar la integración de Outlook

Haga clic en y seleccione Configuración.
Ingrese Outlook en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Integración de Outlook y Sync.
Activar la integración de Outlook.
Asegúrese de que Activar email mejorado con Outlook está activada para registrar los emails como objetos de mensajes estándar y active Email en Salesforce. Este parámetro permite a los representantes agregar (o registrar) los mensajes de email de Outlook y sus datos adjuntos a registros de Salesforce como mensajes de Salesforce. Los representantes también pueden agregar (o registrar) eventos a registros de Salesforce. Los archivos adjuntos para eventos no se cargaron. Cuando utiliza Captura de actividad de Einstein, la captura de emails y eventos agrega automáticamente emails y eventos de Outlook a la cronología de actividad de registros de Salesforce relacionados.
Proporcione a sus representantes de ventas instrucciones para configurar la integración en Microsoft Outlook.

Personalizar el panel de integración de Outlook

Una vez que Maria finaliza los fundamentos para configurar la integración con Outlook, personaliza funciones para proporcionar a sus representantes la mejor experiencia de venta. A continuación se describe el proceso.

En Configuración, ingrese Outlook en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Integración de Outlook y Sync.
Active Personalizar contenido con el Generador de aplicaciones.
En el panel de aplicación de email, cree un panel y utilice el Generador de aplicaciones Lightning para agregar componentes al panel y asígnelo a usuarios. Obtiene mucha flexibilidad personalizando el modo en que aparecen contenidos de Salesforce en Outlook. Obtenga información acerca de cómo utilizar Generador de aplicaciones Lightning para hacer sus representantes más productivos.

Cree Plantillas de email Lightning y agregue el componente Plantillas a un Panel de aplicación de email del generador de aplicaciones personalizado. Los representantes pueden crear mensajes de email rápidamente utilizando plantillas en vez de escribir mensajes desde cero. Obtenga información acerca de cómo utilizar plantillas de email Lightning con Outlook.

Sincronizar contactos y eventos con Captura de actividad de Einstein

El puzle de integración de email de Maria está casi terminado. La pieza final es asegurarse de que los representantes puedan encontrar la misma información actualizada independientemente de que estén trabajando en Salesforce o en Outlook. Aquí es donde entra Captura de actividad de Einstein. Sincronizando contactos y eventos entre Salesforce y Outlook, los representantes emplean menos tiempo ingresando datos y cambiando entre las dos aplicaciones y pueden centrarse más en vender. Pero Captura de actividad de Einstein ofrece más que la sencilla sincronización de contactos y eventos.

Herramienta	Descripción	Ventaja
Función de captura	Los emails y eventos que los representantes envían y reciben se agregan automáticamente a la cronología de actividades de los registros relacionados.	Los representantes de ventas no malgastan su tiempo registrando emails y eventos con registros de Salesforce. Además, cuando se produce actividad posterior en emails o eventos agregados, esa nueva actividad se agrega automáticamente a Salesforce. La configuración de colaboración le permite decidir quién puede ver los emails y eventos relacionados, de modo que los equipos trabajan mejor conjuntamente.
Perspectivas de email de Einstein	Dé a los representantes de ventas contexto de ventas vital junto con los emails pertinentes.	Facilita a los representantes enviar la comunicación pertinente a los clientes potenciales y los clientes.
Tablero de actividad	Muestra un resumen de las actividades de ventas que se agregaron a Salesforce manualmente y a través de Captura de actividad de Einstein.	Visualice los datos de actividades y desglóselos de formas provechosas, como los propietarios de actividades, los tipos y las fechas de las actividades.
Mediciones de actividad (No disponible con Captura de actividad de Einstein estándar)	Cuando incluye los campos Mediciones de actividades en vistas de lista, formatos de página, reportes, desencadenadores, procesos, etcétera, los datos reflejan actividades que se agregaron a Salesforce manualmente y a través de Captura de actividad de Einstein.	Dé a sus equipos de ventas la imagen completa sobre los datos de actividades y también podrá crear procesos basados en datos de actividades.
Conexiones recomendadas (No disponible con Captura de actividad de Einstein estándar)	Los registros de prospectos y contactos muestran qué colegas tienen la conexión más sólida con un cliente potencial.	Facilite la conexión con clientes potenciales para encontrar nuevas oportunidades de negocio.

Maria ya revisó los requisitos del sistema de Captura de actividad de Einstein y es la función es apta para las necesidades de sincronización de Ursa Major. Las herramientas de productividad final proporcionan más valor de lo que pensó en un principio.

¿Qué hay sobre Lightning Sync? Es posible que haya oído sobre Lightning Sync, que también sincroniza contactos y eventos. A partir de Winter ’21, la disponibilidad de Lightning Sync va a cambiar. De ahora en adelante, Captura de actividad de Einstein es la solución a largo plazo para sincronizar contactos y eventos entre sus aplicaciones de Microsoft o Google y Salesforce. Si ejecuta Lightning Sync y desea pasarse a Captura de actividad de Einstein, desactive primero Lightning Sync. El parámetro está ubicado en la sección Lightning Sync de la página Integración de Outlook y Sync en Configuración de Salesforce.

Seguiremos presentando mejoras en Captura de actividad de Einstein en base a las necesidades que recibamos de clientes como usted. Para conocer el momento en que las nuevas funciones estén disponibles, esté al tanto de las Notas de la versión de Salesforce.

Configurar Captura de actividad de Einstein

Prepararse para trabajar con Captura de actividad de Einstein es sencillo.

Dé a los usuarios acceso a Captura de actividad de Einstein a través de un conjunto de permisos.
Desde Configuración, ingrese Captura de actividad de Einstein en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Configuración. El flujo de configuración guiada lo dirige por los pasos siguientes.
- Conexión con el servidor de Microsoft.
- La creación de una configuración que controla qué capturar y sincronizar.
- Asignación de usuarios a una configuración.
Opcionalmente, defina parámetros que controlan cómo se capturan los emails y los eventos. Por ejemplo, evite que Captura de actividad de Einstein agregue emails y eventos asociados con una persona o una compañía específicas. Además, seleccione cómo los nuevos usuarios de Captura de actividad de Einstein comparten sus emails y eventos.
Si solo utiliza Actividad de Einstein estándar, active las perspectivas de email. Si utiliza Captura de actividad de Einstein a través de una licencia complementaria, las perspectivas de email están activadas de forma predeterminada.

¿Quiere que sus representantes hagan aún más? Aprender cómo incorporar funciones de Inbox a la integración Outlook proporciona a sus representantes aún más herramientas en su email.