Crear turnos de trabajo y asignar voluntarios

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Crear turnos de voluntario.
• Asignar voluntarios a turnos.
• Compaginar horas de voluntario cuando finalice el evento.

Crear turnos

Hasta el momento, creamos los primeros dos niveles de nuestra estructura de registro de voluntarios:

• La campaña, el nivel superior de la estructura. Para nuestra organización sin ánimo de lucro (ficticia) No More Homelessness (NMH), sería el evento Bienvenida a casa.
• Trabajos de voluntario, el segundo nivel de la estructura. En nuestro ejemplo, esos niveles son para el equipo de montaje, servicio, limpieza y camareros.

Lo último por hacer es crear el tercer nivel de la estructura: los turnos de voluntario.

Los turnos de voluntario son las fechas y horas en las que se necesita que trabajen sus voluntarios. Estos son los turnos para el evento Bienvenida a casa de NMH.

En Volunteers for Salesforce (V4S), los turnos se encuentran en los registros de trabajo de voluntario asociados, así que abramos un registro de trabajo para crear nuestro primer turno.

1. Desde el registro Campaña, haga clic en la ficha Relacionado para ver la lista relacionada Trabajos de voluntario.
2. Haga clic en Bienvenida a casa: Equipo de montaje en la lista relacionada.
   
   
3. Haga clic en la ficha Relacionado en el registro de trabajo de voluntario.
4. Haga clic en Nuevo en la lista relacionada Turnos de voluntario.
   
   
5. Rellene los campos obligatorios. Puede utilizar las opciones del coordinador de voluntarios Enoch para seguir con el ejemplo.
   • Start Date & Time (Fecha y hora de inicio): A las 4:00 p. m. del día del evento
   • Duration (Hours) (Duración (Horas)): 2.00
   • Desired # of Volunteers (Número deseado de voluntarios): 2. Este valor determina el número de personas que puede registrarse para este turno en el sitio web y llega a los registros de campaña y trabajo de voluntario.
6. Haga clic en Guardar.

El turno de voluntarios del equipo de montaje aparece en la lista relacionada Turnos de voluntario en el registro de trabajo de voluntario. Haga clic para comprobar los detalles de turno.

Ya creamos nuestro primer turno. Ahora, crearemos el resto de los turnos para nuestro evento.

Crear más turnos

Cree cada uno de los dos turnos del personal de servicio (de 6 a 8p. m. y de 8 a 10 p. m.) por separado.

Esta vez, en lugar de buscar los trabajos de voluntario en la página de detalles de campaña, consultemos esos datos en la ficha Trabajos de voluntario. Cualquier opción está disponible para dirigirse a los trabajos.

1. Haga clic en la ficha Trabajos de voluntario en la aplicación Voluntarios. Los trabajos que creó están enumerados en la vista de lista Trabajos de voluntario recientes.
2. Haga clic en el trabajo de voluntario Equipo de servicio.
3. Haga clic en la ficha Relacionado.
4. Haga clic en Nuevo en la lista relacionada Turnos de voluntario.
5. Rellene los campos obligatorios. Esta es la información de Enoch.
   1. Start Date & Time (Fecha y hora de inicio): A las 06:00 a.m. p. m. del día del evento
   2. Duration (Hours) (Duración (Horas)): 2.00
   3. Desired # of Volunteers (Número deseado de voluntarios): 2
6. Haga clic en Guardar.

Ahora, para el segundo turno de 8 a 10 p. m duplique el turno de voluntario al igual que hicimos para los trabajos de voluntario.

1. Haga clic en el registro de turnos de voluntario que creó en la lista relacionada en el registro de trabajos de voluntario.
2. Haga clic en la flecha de menú () en la barra Acciones rápidas y haga clic en Duplicar.
3. Cambie la fecha y hora de inicio a 8:00 p. m. del día del evento.
4. Haga clic en Guardar.

Para ver los turnos que creó, vuelva al trabajo de voluntario de equipo de servicio y haga clic en la ficha Relacionado.

¡Excelente trabajo! Enoch sigue el mismo procedimiento para crear dos turnos de camareros y un turno del equipo de limpieza.

Confirmar sus turnos en el calendario de turnos

Luego de crear todos los turnos para el evento Bienvenida a casa, podemos revisarlos en el calendario de turnos en la aplicación Voluntarios. El calendario es una forma útil de ver todos los turnos de voluntario en un solo lugar. Veamos cómo funciona.

1. En la aplicación Voluntarios, haga clic en la ficha Calendario de turnos.
2. Utilice los botones de flecha para desplazarse al mes de los turnos que creó.
3. Haga clic en el botón de día para obtener una vista más próxima de los turnos.
   
   
4. Pase el cursor por los diferentes turnos para ver el número de voluntarios confirmados o el número de posiciones de voluntario aún disponibles. Debido a que acabamos de configurar estos turnos de voluntario, los voluntarios confirmados son 0.

¡Felicitaciones! Creó registros para realizar un seguimiento del evento de recaudación de fondos, los trabajos y los turnos de voluntario. Ahora es el momento de buscar voluntarios.

Asignar voluntarios a turnos

Puede utilizar V4S para anunciar trabajos y turnos en su sitio web de modo que los voluntarios puedan inscribirse por su cuenta. Hablaremos de cómo hacer esto en la integración del sitio web para la gestión de voluntarios en el módulo V4S (consulte el vínculo en Recursos si no puede esperar). Por ahora, echemos un vistazo a cómo ingresar voluntarios manualmente.

Cuando asigna un voluntario a un turno, Salesforce crea un registro de horas de voluntario relacionado con los registros de turnos y contactos de voluntario. Puede utilizar el registro de horas de voluntario para realizar un seguimiento del horario de un voluntario, incluyendo si el voluntario se presentó realmente (información bastante importante).

NMH tiene un grupo de voluntarios tan increíble que los turnos tienden a ocuparse inmediatamente. Antes de que NMH incluso anunciara el evento Bienvenida a casa en el sitio web, ya tenía los siguientes voluntarios:

• Equipo de montaje: Peter Delauranti y Tiffany Chan
• Equipo de servicio: Jan O’Toole, Chris O’Toole, Mario Gonzales y Dylan Fernandez
• Camareros: Claire Henry y Mitch Krohn
• Equipo de limpieza: Shin Shin Hsia y Nathan Booker

Ahora necesitamos asignar estos maravillosos voluntarios a turnos con registros de horas de voluntario. Utilicemos la función Modificación masiva de horas de voluntario para registrar a estas personas. Si sigue a Enoch, puede utilizar sus nombres de voluntarios o ingresar voluntarios de su propia organización.

1. En el calendario de turnos, haga clic en el turno de voluntario Equipo de montaje.
2. En el registro de turno de voluntario Equipo de montaje, haga clic en la ficha Relacionado.
3. Haga clic en Modificación masiva de horas de voluntario en la lista relacionada Horas de voluntario.
   
   
4. Ahora está en la página Mass Edit Volunteer Hours (Modificación masiva de horas de voluntarios). Ingresemos nuestro equipo de montaje. En la primera fila de la columna de contacto, ingrese el nombre Peter Delauranti. También puede hacer clic en el icono de búsqueda para buscar a Peter o cualquier otro contacto. Recuerde que si ya no tiene registros de contacto para sus voluntarios, créelos primero.
5. Cambie el estado de Peter a Confirmado. NMH utiliza el estado Confirmado para cualquiera que se inscriba como voluntario. Cuando la persona completa su presentación de voluntariado, NMH cambia el estado a Completado.
6. En la siguiente fila, ingrese (o busque y seleccione) el nombre Tiffany Chan.
7. Cambie el estado de Tiffany a Confirmado.
8. Haga clic en Guardar. Recuerde hacer clic en Guardar cada vez que termine una modificación.

El equipo de montaje ya se asignó. Ahora es el momento de ingresar el equipo de servicio. La Modificación masiva de horas de voluntarios también puede ayudar a asignar horarios para diferentes turnos sin salir de la ventana. Veamos cómo funciona.

1. En la lista desplegable Trabajo de voluntario, seleccione el trabajo Equipo de servicio.
2. En la lista desplegable Turno de voluntario, seleccione Turno de las 6:00 p. m..
   
   
3. En la primera fila de la columna de contacto, ingrese (o busque y seleccione) el nombre Jan O’Toole.
4. Cambie el estado de Jan a Confirmed (Confirmado).
5. En la segunda fila de la columna de contacto, ingrese (o busque y seleccione) el nombre Chris O’Toole.
6. Cambie el estado de Chris a Confirmado.
7. Haga clic en Guardar.
8. En la lista desplegable Turno de voluntario, seleccione Turno de las 08:00 p. m..
9. Repita estos pasos para agregar a Mario Gonzalez y Dylan Fernandez como voluntarios para ese turno con un estado de Confirmado.
10. Haga clic en Guardar cuando termine.

Ahora asigne los camareros (Claire Henry y Mitch Krohn) y el equipo de limpieza (Shin Shin Hsia y Nathan Booker). Utilice todo lo que aprendió hasta ahora acerca de Modificación masiva de horas de voluntarios para seleccionar los trabajos y turnos apropiados desde los menús desplegable. No olvide hacer clic en Guardar cuando haya finalizado de ingresar voluntarios para un turno.

Se ingresaron los voluntarios. Ahora podemos organizar la gala Bienvenida a casa.

Reconciliar horas del voluntario

Avancemos rápidamente. El evento finalizó y fue un gran éxito. Los invitados disfrutaron de un rato agradable y NMH recaudó mucho dinero.

Ahora Enoch necesita conciliar las horas de trabajo de los voluntarios para tener un registro preciso de sus esfuerzos.

Puede seguir utilizando la información de Enoch o ingresar sus propios datos. Una vez más, utilicemos la útil función de V4S Modificación masiva de horas de voluntarios.

1. En la aplicación Voluntarios, haga clic en la ficha Calendario de turnos.
2. Haga clic en el turno Equipo de montaje. La página de detalle Setup Crew Volunteer Shift (Turnos de voluntarios del equipo de montaje) se abre.
3. Haga clic en la ficha Relacionado.
4. Haga clic en Modificación masiva de horas de voluntarios.
5. Realice ajustes en horas trabajadas realmente. Por ejemplo, si un voluntario trabajó 2:25 horas en vez de 2:00, como hizo nuestro amigo Peter Delauranti en este ejemplo, realice ese cambio.
6. Cambie el estado de los voluntarios que aparecen como Completado.
   
   
7. Haga clic en Guardar.

Repita el proceso para los otros trabajos y turnos de voluntario. Haga clic en Guardar mientras actualiza cada uno.

¡Ya terminó!

Antes de cerrar sesión, echemos un vistazo a la campaña para revisar todas las magníficas horas de voluntario asociadas con el gran evento.

1. En la aplicación Voluntarios, haga clic en la ficha Campaña.
2. Seleccione su campaña de la lista Campañas recientes. Enoch selecciona el registro Gala de Bienvenida a casa.
3. Haga clic en la ficha Detalles y desplácese a la sección Voluntarios para echar un vistazo al resumen de trabajos, turnos y horas completadas por voluntarios para toda la campaña.
   
   
4. Haga clic en la ficha Relacionado.
5. En la lista relacionada Volunteer Jobs (Trabajos de voluntario), haga clic en Ver todos para revisar el número de horas completadas por trabajo.
   
   
6. Para ver detalles acerca de un trabajo concreto, haga clic en ese trabajo. El registro incluye el número de turnos, número de voluntarios y número de horas completadas.
   
   

Ahora que entiende los aspectos básicos de gestionar campañas, trabajos, turnos y horas de trabajo de voluntario en V4S para un evento puntual, exploremos otra forma en que la aplicación puede ayudar: gestionar eventos de voluntariado recurrentes.

Haremos eso en la siguiente unidad.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Crear turnos de trabajo
• Ayuda de Salesforce: Realizar un seguimiento e identificar a los voluntarios
• Ayuda de Salesforce: Gestionar, realizar un seguimiento y asignar voluntarios
• Trailhead: Integración del sitio web para la gestión de voluntarios con V4S