Configurar una campaña con eventos recurrentes
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Gestionar eventos de voluntariado en múltiples ubicaciones.
- Explicar cómo funcionan las zonas horarias para Volunteers for Salesforce (V4S).
Eventos, eventos y más eventos
Registrar voluntarios para una gala de recaudación de fondos es una tarea bastante sencilla: Es una sola cena que se celebra una sola noche en una sola ubicación.
Sin embargo, en la mayoría de los casos, nuestra organización sin ánimo de lucro (ficticia) No More Homelessness (NMH), y probablemente en su organización, realizar un seguimiento de los voluntarios es una tarea complicada. El uso principal de NMH de Volunteers for Salesforce (V4S) se relaciona con sus programas, específicamente la línea de asistencia para la vivienda, los servicios de alimentos y el asesoramiento de trayectoria profesional. La necesidad de voluntarios es constante en muchas ubicaciones, en muchos momentos.
Seguiremos al coordinador de voluntarios de NMH, Enoch, cuando configure V4S para gestionar la enorme tarea de seguir múltiples voluntarios que trabajan varios turnos, en múltiples ubicaciones.
Revisar la importancia de la estructura
Ya sea al gestionar un evento de voluntariado o cientos, tomarse un momento para considerar cómo estructurar el evento en Salesforce le ahorra tiempo y frustración así como a sus voluntarios.
En las unidades anteriores, creamos múltiples trabajos y turnos para un solo evento de recaudación de fondos. Determinar la estructura fue relativamente sencillo. Por el contrario, la estructura puede parecer desalentadora cuando tiene múltiples eventos de voluntariado en diferentes ubicaciones. No se preocupe; V4S es de gran ayuda, especialmente cuando se trata de eventos recurrentes.
Echemos un vistazo a los eventos de voluntariado que NMH desea seguir en V4S. A primera vista, puede parecer que lleva mucho tiempo configurar esta programación, pero con una planificación atenta y la función de eventos recurrentes de V4S podemos hacerlo rápidamente.
Decidir cómo estructurar V4S
Empecemos por diseñar nuestra nueva estructura.
NMH necesita gestionar eventos recurrentes en múltiples ubicaciones. Para estos eventos de voluntariado, NMH necesita tener en cuenta:
- Lugares donde se producen los eventos.
- Fechas y horas de los eventos.
¿Suena familiar? Es probable que tenga que lidiar con múltiples ubicaciones, tiempos y, por supuesto, muchos voluntarios. ¿Cómo podemos encajar toda esta información en capas en la estructura de V4S de campañas, trabajos y turnos?
Empecemos por la campaña, el nivel más alto.
En las unidades anteriores, designamos un evento único como la campaña. Funciona bien para eventos que se producen en una fecha única, pero para eventos en múltiples fechas y en múltiples ubicaciones, necesitamos una estructura diferente.
Los campos de resumen de registros de campaña en V4S proporcionan datos importantes para reportes, como el número de eventos, cuántos voluntarios encontró y cuántas horas trabajaron los voluntarios en total. Así que puede utilizar el nivel de campaña para representar lo que desea reportar, como un área de programa en particular o un programa financiado por una organización.
NMH decidió configurar sus campañas para representar áreas de programa. Utilizaremos sus programas de comida en este ejemplo.
Para nuestro trabajo de voluntario, el siguiente nivel en la estructura, consideremos las ubicaciones y tareas. NMH tiene trabajos de voluntario pendientes en varias ubicaciones diferentes, como su vivienda a corto plazo y su despensa de alimentos. Utilicemos el nivel de trabajo de voluntario para representar cada tarea en cada instalación donde se realiza un evento de voluntariado, como dar una clase en un establecimiento del centro o almacenar productos en góndolas en la despensa de alimentos.
Por último, los turnos de voluntario representan las fechas y horas de cada evento o sesión de voluntariado.
Cuando Enoch piensa en estos eventos de voluntariado en el contexto de esta estructura, la organización de sus datos de Salesforce se vuelve clara.
En el sitio web, la estructura tiene un aspecto similar a la imagen a continuación.
Ahora que determinamos la estructura de datos en V4S, podemos empezar a configurarla. Pero antes de adentrarnos en el proceso con NMH, hablemos brevemente de las zonas horarias.
Considerar las zonas horarias
Muchas organizaciones tiene múltiples eventos, en múltiples ubicaciones, en múltiples estados. Tener eventos en múltiples zonas horarias puede ser confuso si los voluntarios no saben a qué hora comienza el evento en su zona horaria local. Para evitar esta confusión, puede establecer la zona horaria del evento según la ubicación de cada evento.
Cuando crea un turno de voluntario en V4S, Salesforce da por sentado que la hora ingresada está en su zona horaria. Los empleados en su organización de Salesforce no se ven afectados, porque ven la hora de los turnos en la zona horaria que establecieron para Salesforce. Los voluntarios en su sitio web que no están en su zona horaria no ven la hora correcta a menos que siga algunos pasos adicionales.
Para ayudar a los voluntarios en otras zonas horarias, necesita definir la zona horaria en el registro de campañas o de trabajos de voluntario. Para decidir, tenga en cuenta lo siguiente:
- Si toda la campaña de voluntariado está ubicada en una sola zona horaria, establezca Zona horaria del sitio web de voluntario en el registro de campañas. Por ejemplo, si un evento ocurre en la costa oeste de los Estados Unidos, establezca la opción Zona horaria del sitio web de voluntario de la campaña en América/Los_Ángeles.
- Si los trabajos en una campaña están ubicados en diferentes zonas horarias, establezca Zona horaria del sitio web de voluntario en los registros de trabajos de voluntario. Por ejemplo, su organización aloja una ronda de recaudación de fondos a nivel nacional y necesita voluntarios en múltiples estados. Para los trabajos en California, establezca Zona horaria del sitio web de voluntario en América/Los Ángeles. Para los trabajos en la costa este, establezca Zona horaria del sitio web de voluntario en América/Nueva_York, etc.
Con estas opciones de configuración, cuando un voluntario accede a la información de turnos en su sitio web, la hora de inicio del turno se muestra enumerada en la zona horaria especificada.
Configurar la campaña
En NMH, sigamos a Enoch mientras configura su registro de campaña de alto nivel para todos los turnos de programa de alimentos de su organización.
- Haga clic en el Iniciador de aplicación (
), para buscar y seleccionar la aplicación Voluntarios. - Haga clic en la ficha Campaigns (Campañas).
- Haga clic en Nuevo.
- Seleccione el tipo de registro Campaña de voluntariado si se le solicita y haga clic en Siguiente.
- Ingrese el nombre de su campaña. Enoch ingresa
Servicios de alimentos. - Seleccione la opción Active (Activa). Si no selecciona esta opción, la campaña no aparece en el calendario de turnos o en su sitio web.
- Los campos Tipo y Estado se utilizan principalmente para filtrar y crear reportes acerca de sus campañas. Realice sus selecciones según cómo su organización utiliza estos campos: utilícelos de forma coherente de modo que sus reportes sean precisos. Estas son las opciones de Enoch:
- Para Tipo, selecciona Servicios, un valor personalizado en la lista de selección.
- Para Estado, selecciona En curso.
- Desde la lista desplegable Zona horaria del sitio web de voluntario, seleccione la zona horaria donde se está produciendo el evento. NMH está ubicado en la costa oeste de los Estados Unidos, de modo que Enoch selecciona América/Los_Ángeles.
- Haga clic en Guardar.
Aparece la página Campaign Detail (Detalle de campaña). ¡Échele un vistazo!
¡Felicitaciones! Acaba de configurar el primer nivel de nuestra campaña de eventos de voluntariado. Avance con la próxima unidad para crear el próximo nivel de trabajos y turnos recurrentes relacionados.