Empezar a trabajar con el registro de voluntarios
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Asignar la estructura del evento de voluntariado.
- Explicar por qué las campañas son importantes en Volunteers for Salesforce (V4S).
- Crear una campaña de voluntariado para un evento de recaudación de fondos.
Requisitos previos
Antes de realizar esta insignia, se recomienda completar una insignia introductoria.
- Complete la insignia Volunteers for Salesforce (V4S): Vistazo rápido, que brinda una descripción general de V4S y sus funciones.
Prepararse para el gran evento
Volunteers for Salesforce (V4S) puede ayudar con cualquier necesidad de gestión de voluntarios. En la organización sin ánimo de lucro (ficticia) No More Homelessness (NMH), la necesidad inmediata es reclutar y realizar un seguimiento de los voluntarios para su evento de recaudación de fondos más importante del año.
NMH utiliza V4S para emplear a voluntarios para atender la línea telefónica, la despensa de alimentos y otras necesidades del programa también. Falta poco para el gran evento de recaudación de fondos y los voluntarios son el ingrediente clave para el éxito.
La gala, llamada Bienvenida a casa, puede ser similar a su gala o evento anuales de recaudación de fondos. Funciona gracias al esfuerzo de voluntarios dedicados, de modo que muestra lo que V4S puede hacer.
En este módulo, seguimos a los miembros del personal de NMH mientras utilizan V4S para gestionar el evento. Mientras sigue, puede adoptar un enfoque práctico y recrear los registros de gestión de voluntarios de NMH en su propia organización de Salesforce o un entorno sandbox, y observe cómo adaptaría estos ejemplos a fin de crear registros para sus propios eventos.
Estructurar los registros de voluntarios
Como cualquier gran evento, la gala de Bienvenida a casa de NMH comienza con la planificación.
A un alto nivel, el personal sabe que necesita voluntarios para los siguientes puestos y las siguientes franjas horarias.
| Posición | Hora |
|---|---|
|
Equipo de montaje |
De 4 a 6 p. m. |
|
Equipo de servicio |
De 6 a 8 p. m. y de 8 a 10 p. m. |
|
Camareros |
De 6 a 8 p. m. y de 8 a 10 p. m. |
|
Equipo de limpieza |
De 10 p. m. a 12 a. m. |
Crear esta lista puede parecer sencillo, pero es la parte más importante de la planificación.
Es en este momento que NMH debe decidir cómo estructurar los datos de sus voluntarios en Salesforce, mediante campañas, trabajos y turnos de voluntario. (Para un manual rápido acerca de estos objetos y cómo se utilizan en V4S, consulte Volunteers for Salesforce: Vistazo rápido, en la sección Recursos).
Aquí es cuando diseñar la estructura del evento es útil: un giro rápido de las relaciones entre la campaña, los trabajos y los turnos agrega mucha claridad.
Debido a que Salesforce es tan flexible, existen muchas formas de estructurar el evento. Para nuestro evento de ejemplo, pensemos en el evento principal en sí (la gala de Bienvenida a casa) como la campaña. Dentro de esa campaña, se crean trabajos de voluntarios para las tareas y los turnos de voluntario para el momento en que se necesitan voluntarios.
Cuando Enoch Allen, el coordinador de voluntarios de NMH, empieza a pensar en el evento de Bienvenida a casa en el contexto de esta estructura, la organización de sus datos de Salesforce se vuelve aún más clara.
Aunque no sea aparente en estos momentos, la forma de estructurar los datos afecta el modo en que aparecen las solicitudes de voluntarios en el sitio web.
En otro módulo de esta ruta, profundizaremos un poco más en la configuración del sitio web. Por ahora, avancemos y echemos un vistazo con antelación al sitio web de NMH. Puede ver los turnos de Bienvenida a casa agrupados en la noche del evento.
Configurar la campaña
Ahora que sabemos cómo se desean estructurar los registros del evento, crearemos la campaña en V4S. El registro de campaña es el nivel superior de nuestra estructura y los datos de todos los trabajos y turnos de voluntario relacionados llegan a este registro.
Nota
En este módulo, nombramos las acciones que realizará como usuario de V4S con los permisos adecuados, como realizar un seguimiento del usuario de marketing en el registro de usuario en Salesforce. Si no es usted un usuario de V4S, tampoco importa. Siga leyendo para conocer cómo podría realizar los pasos en su organización.
- En Salesforce, busque y seleccione Voluntarios en el Iniciador de aplicación (
). - Haga clic en la ficha Campañas.
- Haga clic en Nuevo.
- Seleccione el tipo de registro Campaña de voluntariado si se solicita. (Puede tener el tipo de registro Campaña de voluntariado establecido como su tipo de registro de campaña predeterminado según su perfil; también puede ver tipos de registro adicionales, como Campaña de recaudación de fondos).
- Haga clic en Siguiente.
- Ingrese el nombre de su campaña de voluntariado. NMH anuncia su gala anual de Bienvenida a casa, así que Enoch introduce
Gala de Bienvenida a casa. - Seleccione Activo. Si no selecciona esta opción, la campaña no aparece en el calendario de turnos ni en su sitio web si utiliza esa función.
- Seleccione una opción en Tipo para filtrar y crear reportes. Enoch selecciona el tipo personalizado de NMH de Evento de recaudación de fondos.
- Seleccione un estado. Enoch selecciona Planificado por estándar de NMH para futuros eventos, pero se recomienda que siga la forma en que su organización utiliza este campo.
- Ingrese las fechas de inicio y finalización para su evento. Se tarda más de una noche en planificar y ejecutar un evento de una noche. Puede realizar un seguimiento de todo su tiempo de planificación y preparación en Salesforce, por lo que para la fecha de inicio, seleccione la fecha cuando comienza a trabajar en el evento. Enoch necesita algunos meses para planificar la Bienvenida a casa y organizar los calendarios de voluntarios, así que elige las fechas adecuadas.
- Desde la lista desplegable Zona horaria del sitio web de voluntario, seleccione la zona horaria donde se está produciendo el evento. NMH está ubicado en la costa oeste de los Estados Unidos, de modo que Enoch selecciona América/Los_Ángeles.
- Haga clic en Guardar.
El registro de campaña aparece. Échele un vistazo.
¡Felicitaciones! Creó el primer nivel de su campaña de eventos de voluntariado. En la próxima unidad, comenzaremos con la creación de trabajos de voluntario.
