Empezar a trabajar con la gestión de voluntarios

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Usar Volunteers for Salesforce (V4S) para mejorar la gestión de voluntarios.
Registrar competencias, disponibilidad y estado de los voluntarios en Salesforce.

Requisitos previos

Antes de realizar esta insignia, recomendamos enfáticamente completar algunas insignias de introducción.

Complete la insignia Volunteers for Salesforce (V4S): Vistazo rápido, que brinda una descripción general de V4S y sus funciones.
Complete la insignia Registro de voluntarios en V4S, en donde verá los conceptos básicos sobre gestionar registros de V4S y asignar voluntarios a turnos de voluntario.

Conectarse con sus voluntarios de una forma completamente nueva

Un elemento clave en la incorporación y conservación de voluntarios es ayudarles a sentirse en conexión con su organización y mostrar aprecio por el trabajo que hacen en su nombre.

Imagine que se ofrece como voluntario para un evento y no recibe información sobre cómo llegar allí. Luego, después de ingeniárselas para llegar al evento y contribuir con su tiempo y talento, nunca recibe un mensaje de agradecimiento. Probablemente no sienta motivación para realizar trabajo voluntario para esa organización de nuevo.

Incluso para una pequeña organización, mantenerse al tanto de la gestión de voluntarios puede acercarse a ser un trabajo a tiempo completo. Y cuando su organización es como nuestra organización sin fines de lucro (ficticia) No More Homelessness (NMH), que realiza varios eventos con cientos de voluntarios, gestionar los mensajes de agradecimiento, brindar información oportuna a los voluntarios y encontrar voluntarios con habilidades específicas puede ser una tarea abrumadora.

Afortunadamente, Volunteers for Salesforce (V4S) puede ayudar.

Con V4S, puede buscar (y encontrar) voluntarios con habilidades específicas. Puede automatizar emails personalizados destinados a los voluntarios cuando se inscriben o completan un turno. V4S también proporciona tableros y reportes útiles que muestran los resultados generados con el esfuerzo de los voluntarios y destacan dónde podría necesitar ayuda adicional.

Sigamos los pasos para ver cómo NMH usa todas estas herramientas para gestionar a sus voluntarios.

Información de voluntario

NMH tiene varios programas de alimentos, y siempre busca voluntarios que sepan moverse en la cocina. ¿Pero a cuáles voluntarios les encanta cocinar? ¿Y quién está disponible?

El coordinador de voluntarios de NMH piensa en una cocina vacía.

V4S incluye campos personalizados en el objeto Contacto para hacer un seguimiento de las habilidades, disponibilidad y estado de un voluntario. Esos campos están agrupados en la sección Información de voluntario en el formato de registro de contacto.

Nota

Esta sección también contiene un campo importante denominado Volunteer Auto-Reminder Email Opt Out (Anulación de suscripción de email de recordatorio automático de voluntario). Si esta casilla de verificación está seleccionada, el voluntario no recibirá las notificaciones de email automáticas de las que hablaremos en otra unidad más adelante.

La sección Información de voluntario, incluidos los campos Estado de voluntario, Horas de voluntario, Habilidades de voluntario y más

Si no ve estos campos en su página de contacto, es posible que el Administrador de Salesforce deba incluirlos en el formato de la página de contacto. (Puede encontrar los formatos de la página de contacto en Configuración. Haga clic en Gestor de objetos, luego en Contacto y por último en Formatos de página).

También puede personalizar los valores en cada campo para ajustarse a las necesidades de su organización. Por ejemplo, NMH agregó Cocinar, Servicio de alimentos, Seguridad alimenticia y otras habilidades útiles en el campo Habilidades de voluntario. El administrador puede editar los valores de la lista de selección en Configuración mediante la selección de Campos y relaciones en el objeto Contacto en el Gestor de objetos. Para ver instrucciones detalladas, consulte los vínculos de documentación en la sección Recursos.

Ingresar información de voluntariado clave

NMH integró sus páginas de V4S en su sitio web para que los voluntarios pudieran inscribirse ellos mismos en los turnos. Si bien la mayor parte de la entrada de datos la realizan los voluntarios mismos, ocasionalmente, algún miembro del personal debe actualizar de forma manual el registro de contacto de voluntario.

Uno de los voluntarios de hace mucho tiempo de NMH, Peter Delauranti, llamó para informarle al coordinador de voluntarios de NMH, Enoch Allen, que recientemente había finalizado un curso sobre seguridad alimentaria y que le encantaría agregar esta nueva habilidad para aplicarla en una de las instalaciones de NMH. Peter también le comentó a Enoch que ahora está disponible para trabajar los días laborables. Sigamos los pasos junto a Enoch para agregar esta información en el registro de contacto de Peter. (Para seguir los pasos en su propio sandbox u organización de Salesforce, cree un contacto para Peter Delauranti ahora con el que pueda practicar o elija otro contacto para introducir las habilidades y disponibilidad del voluntario).

Busque y seleccione el registro de contacto a través de la ficha Contactos o la búsqueda global. Enoch busca y selecciona Peter Delauranti.
En el registro de contacto, haga clic en el icono de lápiz () junto al campo Habilidades de voluntario.
Mueva las habilidades que desea incluir de la lista Disponible a la lista Seleccionado; para hacerlo, destaque las habilidades y haga clic en la flecha que apunta a la derecha (). Enoch destaca Seguridad alimentaria y la mueve a la lista Seleccionado.
Para actualizar la disponibilidad de un contacto, desplácese al campo Disponibilidad de voluntario y mueva las disponibilidades que desea incluir de la lista Disponible a la lista Seleccionado; para hacerlo, destaque una disponibilidad y haga clic en la flecha que apunta a la derecha (). Enoch destaca Días laborables y lo mueve a la lista Seleccionado.
Haga clic en Guardar.

Ahora que sabe cómo introducir la disponibilidad y habilidades de voluntario, veremos cómo buscar voluntarios cuando los necesita para un turno de voluntario.