Gestionar datos de contacto
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Conocer las opciones de configuración de retención de los datos
- Evaluar las implicaciones que tiene eliminar un contacto
Retención de datos
Marketing Cloud Engagement puede gestionar grandes cantidades de datos, pero todo funciona de manera más eficiente si configura límites de retención adecuados en las extensiones de datos. Considere cuánto tiempo necesita mantener sus datos y configure los ajustes de política de retención al crear la extensión de datos. Puede aplicar una política de retención de datos a una extensión de datos con menos de 100 millones de registros desde Contact Builder, pero es mejor planificar por adelantado.
Opciones de retención de datos
Es importante que, cuando configure sus ajustes de retención de datos, piensa tanto en los datos como en el caso de uso de esos datos. Marketing Cloud Engagement no se diseñó para ser un vehículo de almacenamiento universal de toda la información de su cliente, por lo que debe configurar sus modelos de datos estratégicamente. Por ejemplo, si los datos deben actualizarse de manera continua, y un sistema externo tiene información más actualizada, debe configurar su modelo de datos para que vuelva a importar los datos antes de cada envío, en lugar de conservar los registros históricos en Marketing Cloud Engagement.
Los datos que sobrepasen los límites de retención se eliminarán para mantener los conteos de registros en línea con sus necesidades de personalización y segmentación según cambien. De forma predeterminada, la política de retención de extensiones de datos eliminará las extensiones de datos que no se usen después de 6 meses. El proceso de eliminación tiene lugar en la noche.
Veamos los ajustes de retención que hay disponibles para sus datos.
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Opciones de eliminación:
- Registros individuales. Cuando esta opción está seleccionada, la extensión de datos se conserva, pero los registros individuales de la extensión de datos se eliminan.
- Todos los registros. Cuando esta opción está seleccionada, la extensión de datos se conserva, pero se eliminan todos los registros que contiene.
- Todos los registros y extensiones de datos. Cuando esta opción está seleccionada, se eliminan la extensión de datos completa y los registros que contiene.
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Opciones de periodo:
- Después. Ingrese el número de días que desea esperar tras la creación de la extensión de datos para eliminarla.
- Restablecer periodo de la importación. Permite extender la fecha de retención tras una nueva importación.
- El. Seleccione una fecha específica para la eliminación.
El uso de los ajustes de retención de datos junto con la acción de importación adecuada (adición, actualización, sobrescritura, etc.) ayuda a garantizar que sus automatizaciones de marketing sean útiles y estén actualizadas.
Proceso de eliminación de contactos
Evite eliminar contactos siempre que sea posible. Cuando elimina un contacto, pierde todos los datos de seguimiento del contacto y toda la demás información. Si desea eliminar suscriptores no participativos, anule la suscripción de los contactos desde canales individuales en vez de eliminarlos. Si desea eliminar suscriptores no participativos,considere moverlos a una extensión de datos o trayectoria diferente. También puede utilizar Puntuaje de implicación de Einstein para promover una mejor participación.
Puede eliminar manualmente contactos individuales y eliminar listas de contactos, pero para ello debe estar activada la función Eliminación de contacto.
Recomendamos que lleve un registro de los contactos eliminados para no volver a introducirlos. Además, asegúrese de que crear una copia de seguridad de las preferencias del contacto para que, si alguna vez vuelve a importarlo, conozca los canales a los que el contacto se suscribió y anuló la suscripción, lo que es importante para el cumplimiento de CAN-SPAM. Puede eliminar contactos relacionados con Email Studio desde su cuenta de Marketing Cloud Engagement, pero esta acción no elimina por completo la información del contacto de Marketing Cloud Engagement. Salesforce debe conservar esta información para asegurarse de que la dirección de email del contacto no recibe mensajes cuya suscripción está anulada.
Hay un periodo predeterminado de 2 días, que puede personalizarse, en el que Contact Builder impide que se muestra la información del contacto en las aplicaciones del canal. Puede cambiar la supresión si necesita sacar personas más rápidamente. Solo eliminará los suscriptores de las extensiones de datos que pueden enviarse, por lo que, si tiene datos de suscriptores en extensiones de datos que no pueden enviarse, tendrá que encontrar el contacto y eliminarlo. Recomendamos mantener el periodo de supresión lo más corto posible.
Opciones de eliminación de un contacto:
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Eliminación de contactos mediante la API
- Puede eliminar contactos según su Id. de contacto, clave de contacto o lista. Consulte la documentación relativa a las API de REST siguiendo los vínculos que se proporcionan.
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Eliminación de contactos desde la IU
- Seleccione un contacto en Todos los contactos y haga clic en Eliminar.
- Los contactos deben estar configurados en una extensión de datos que se pueda enviar o en una lista móvil para poder eliminarse. Cuando selecciona una de esas fuentes para eliminar, todos los de la lista se eliminan, junto con todos los datos de contacto asociados.
Orden de las operaciones de eliminación
Cuando elimina contactos, estos cambian del estado de supresión a la fase de eliminación. Esto provoca una eliminación irrecuperable del contacto desde la cuenta y desde todas las extensiones de datos que se pueden enviar. Este proceso no puede deshacerse. Mientras los contactos se están suprimiendo, no es posible ver información específica sobre ellos, mandarles envíos ni importarlos. Los contactos se retiran de las consultas, y por último se eliminan. Los datos de los suscriptores de extensiones de datos que no pueden enviarse deben eliminarse manualmente.
Una vez que la eliminación se completó, puede volver a agregar los contactos mediante fuentes de datos. Si se trata de un prospecto usuario, o si se introduce un contacto en una trayectoria, el contacto se agrega también a la sección Todos los contactos.
Implicaciones de Sendlog
Sendlog mantiene los datos de seguimiento agregados. Digamos que realiza un envío a 10 personas, y después elimina una de ellas. Aunque no hay forma de ver que el envío a esa persona concreta que eliminó, podrá seguir viendo que realizó el envío a 10 personas. Seguirá viendo los datos agregados, pero no los datos del contacto que eliminó.
Mejores prácticas
- Configure los ajustes de retención cuando cree sus extensiones de datos.
- No almacene toda la información de contacto directamente en Marketing Cloud Engagement.
- Mantenga un registro de los contactos eliminados para no volver a introducirlos.
A continuación, veremos cómo Contact Builder puede integrar datos de otras plataformas de Salesforce, como Sales Cloud y Service Cloud.