Explorar otras mejoras

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir las funciones de la nueva página de inicio
  
• Explicar las diferencias entre las páginas de inicio de objetos en Lightning Experience y Salesforce Classic
  
• Comprender las ventajas del uso de noticias en tiempo real y grupos de Chatter en Lightning Experience
  
• Explicar cómo las distintas funciones de almacenamiento de archivos se aplican a Lightning Experience
  
• Describir las mejoras en tareas, eventos y calendarios que facilitan el seguimiento del trabajo
  

Explorar más de Lightning Experience

Las oportunidades y los prospectos no son los únicos lugares donde hemos realizado mejoras. Hay nuevas funciones optimizadas por descubrir en otras ubicaciones, como imágenes de marca personalizada y colores en su organización, la nueva página de inicio, las páginas de inicio de objetos renovadas y las vistas de lista mejoradas, y las opciones de Chatter y actividades mejoradas.

Marcas y temas personalizados

Movilice su equipo alrededor de su marca e importantes iniciativas, como el lanzamiento de un nuevo producto, con un conjunto de colores e imágenes de marca personalizados en su organización. Los llamamos temas. Puede elegir uno de los temas integrados de Salesforce o crear sus propios temas personalizados con solo unos clics.

Los colores basados en marca y tema aparecen en varios sitios en la interfaz de usuario, incluyendo fondos de página, el encabezado global, la barra de navegación, fichas y botones. También puede utilizar la imagen de marca de un tema en la página de carga de Lightning Experience. De forma predeterminada, las organizaciones utilizan el tema integrado Azul Lightning.

En Configuración, ingrese Temas y marcas en el cuadro Búsqueda rápida y luego seleccione Temas y marcas. Puede ver, realizar una vista previa y activar un tema existente o hacer clic en New Theme (Nuevo tema) para crear el suyo propio.

Cargue una imagen de marca y elija colores de marca. Los temas personalizados modifican el color de marca para hacerlo accesible. Sin embargo, puede sustituir el color de marca accesible. Opcionalmente, cargue una imagen de fondo de página, pancartas predeterminadas y avatares para grupos y perfiles de usuario.

La página de inicio

La página de inicio muestra elementos clave para el día de cada usuario. Desde la página de inicio, sus usuarios pueden gestionar su día, incluyendo la visualización de sus resúmenes de desempeño trimestral y las tareas y actualizaciones más relevantes. Además, puede utilizar el generador de aplicaciones Lightning para crear páginas de inicio para distintos perfiles.

Otorgue a sus usuarios el acceso a detalles de oportunidad de modo que puedan obtener el máximo provecho de la página Inicio.

Gráfico de desempeño (1)

El gráfico de desempeño muestra datos basados en oportunidades que pertenecen al usuario o al equipo de ventas del usuario. Solo se muestran las oportunidades para el trimestre de ventas en curso que están cerradas o abiertas con una probabilidad superior al 70%. Se admiten las divisas múltiples en el gráfico de desempeño.

¿Tiene curiosidad sobre los números que aparecen en la parte superior del gráfico? Este es su significado.

• Cerradas: La suma de las oportunidades cerradas de un usuario.
  
• Abiertas (>70%): La suma de las oportunidades abiertas de un usuario con una probabilidad superior al 70%. La línea azul del gráfico es el total combinado de oportunidades cerradas y oportunidades abiertas con una probabilidad superior al 70%.
  
• Objetivo: El objetivo de ventas personalizable de un usuario para el trimestre. Este campo es específico para el gráfico de desempeño y no tiene repercusión sobre las cuotas de pronóstico o cualquier otro tipo de objetivo. Haga clic en para establecer el objetivo.
  

Asistente (2)

El Asistente muestra a sus usuarios cosas que necesitan tratar, incluyendo nuevos prospectos, así como actividades relacionadas con oportunidades.

Los elementos del Asistente aparecen en el siguiente orden:

• Prospectos asignados a usted hoy
  
• Oportunidades con tareas vencidas
  
• Oportunidades sin actividad durante 30 días
  
• Oportunidades sin actividad abierta
  
• Oportunidades vencidas Las oportunidades están vencidas si aún están abiertas tras la Fecha de cierre. Estas actualizaciones dejan de aparecer si transcurrieron 8 días desde la Fecha de cierre.
  

Si sus usuarios no tienen acceso a actividades en oportunidades o si las oportunidades en curso están desactivadas, verán en su lugar oportunidades que tienen fechas de cierre en los próximos 90 días.

El asistente no muestra tareas que vencen hoy o tareas vencidas que no están ligadas a una oportunidad. El componente Tareas de hoy es una alternativa disponible en la página Inicio y muestra una lista de sus tareas que vencen hoy.

Para rellenar el gráfico de desempeño, Acuerdos principales y el Asistente, los usuarios deben tener:

Tabla 1. Permisos necesarios para funciones de Inicio 

Permiso o configuración	Gráfico de desempeño	Negociaciones clave	Ayudante
Acceso de lectura al objeto Oportunidad y acceso de colaboración a oportunidades relevantes
Acceso de lectura al campo Importe del objeto Oportunidad
Acceso de lectura al campo Probabilidad del objeto Oportunidad
Se ha activado el permiso de usuario “Ejecutar informes” para los usuarios
Oportunidades cerradas u oportunidades abiertas con una probabilidad por encima del 70% durante el trimestre fiscal actual
Acceso de lectura al objeto Prospecto

Páginas de inicio de objetos y vistas de lista

Salesforce Classic tiene una página separada para la página de inicio de un objeto y otra para sus vistas de lista. En Lightning Experience, ¡las combinamos!

¿Para qué sirve el menú de engranaje? Contiene opciones para gestionar sus vistas de lista.

El nombre de la lista de registros recientes que se muestra en la página de inicio de los objetos estándar y personalizados de forma predeterminada es diferente en Lightning Experience. Se llama Vistos recientemente. Existe otra vista de lista disponible para la mayoría de los objetos estándar que tiene cada tipo de objeto especificado en el nombre. Por ejemplo, la vista de lista para cuentas se denomina Cuentas visualizadas recientemente. Estas dos vistas de lista, Vistos recientemente y Objeto visto recientemente, muestran los mismos registros. Ninguna de estas listas es eliminable, filtrable o modificable.

Como administrador, puede configurar el formato de búsqueda de la lista Vistos recientemente del objeto para sus usuarios. El formato de búsqueda controla lo que ven todos los usuarios y donde se dirigen en esa página de inicio del objeto. En Lightning Experience, desde Configuración, localice el objeto en el Gestor de objetos, luego desplácese hasta su lista relacionada Formato de búsqueda y modifique el formato de búsqueda de Resultados de la búsqueda.

Además, puede ir directamente a la página de detalles de un objeto. Para ello, seleccione Modificar objeto en el menú Configuración.

Consideraciones para trabajar con páginas de inicio de objetos y vistas de lista

Algunas funciones y vínculos que están disponibles en las páginas de inicio de objetos en Salesforce Classic no están disponibles en páginas comparables en Lightning Experience. Aún puede ver, crear, modificar y eliminar vistas de lista en esas páginas, pero los pasos que se realizan para estas tareas son diferentes, y existen diferencias en el modo de mostrarse y comportarse. A continuación se muestran algunos ejemplos. El resto pueden encontrarse en Consideraciones para Lightning Experience.

• Estas funciones y vínculos no aparecen en las páginas de inicio de objetos en Lightning Experience.
  

• Barra lateral contraíble
  
• Menú de acceso rápido para personalizaciones
  
• Vínculos a informes
  
• Vínculos a herramientas
  
• Creación rápida
  
• Elementos recientes
  
• Papelera
  
• Herramienta Informe de resumen
  

• La navegación por las vistas de lista ha cambiado.
  
• En el menú desplegable de vistas de lista se muestran hasta 2.000 vistas. El menú carga las vistas en lotes de 50 a medida que se desplaza. Las listas vistas recientemente se muestran primero, seguidas de las demás vistas de lista por orden alfabético. Las vistas visualizadas recientemente y el cuadro de búsqueda solo se muestran si hay 11 o más vistas de lista.
  
• En lugar de un tarjetero alfabético para vistas de lista, el menú desplegable Controles de vista de lista incluye una función de búsqueda de llenado automático que se activa siempre que hay más de 10 vistas de lista.
  
• Puede cambiar las columnas que aparecen y su orden seleccionando Seleccionar los campos para mostrar desde el menú desplegable Controles de vista de lista.
  
• Los usuarios pueden reordenar las columnas de la lista Objeto visto recientemente en Salesforce Classic y los cambios se reflejarán en Lightning Experience.
  

Cómo se organizan otros objetos en Lightning Experience

Las oportunidades y los prospectos tienen espacios de trabajo especiales. El resto de los objetos tiene una estructura diferente. Algunos elementos, como listas relacionadas y las fichas Actividad y Chatter, aparecen en lugares diferentes a los que vimos en oportunidades y prospectos.

Por ejemplo, aquí está la página de un contacto.

El panel de aspectos destacados está en el mismo lugar en todos los objetos. Pero aquí no hay ninguna ruta y las fichas Actividad y Chatter están juntas en la columna de la derecha. Las listas relacionadas están en su propia ficha en la parte principal de la página, junto con la ficha Detalles.

Algunos objetos tienen componentes especiales que aparecen en sus páginas (por ejemplo, cuentas, contactos, prospectos y oportunidades incluyen Noticias), pero la estructura general permanece igual en todos los objetos.

Casos

Los casos tienen una apariencia ligeramente diferente a la de otros registros. Los casos son noticias en tiempo real en primer lugar y muestran primero una ficha Chatter, en vez de detalles de registro o información relacionada. Las noticias en tiempo real de caso ayudan los agentes de atención al cliente a colaborar y trabajar con casos con mayor rapidez. Los detalles aparecen junto a las noticias en tiempo real. La ficha Actividad no se muestran porque esta información aparece directamente en las noticias en tiempo real de caso de Chatter. En la aplicación Consola de servicio, los casos aparecen en un formato de página de tres columnas, con el publicador de Chatter en la ficha Noticias en tiempo real.

Para sacar provecho completamente del diseño de noticias en tiempo real en primer lugar en casos, vuelva a crear sus acciones del publicador de noticias en tiempo real de caso de Salesforce Classic en Lightning Experience. Un beneficio de volver a crear las acciones de publicadores es que aparecen en dispositivos móviles, mientras que los publicadores de noticias en tiempo real de caso de Salesforce Classic no lo hacen.

Objetos personalizados

Los objetos personalizados se admiten en Lightning Experience, y las páginas de inicio de objetos personalizados contienen los mismos elementos estándar que otros objetos, como detalles, listas relacionadas, el panel de aspectos destacados, actividades y unas noticias en tiempo real (Chatter).

En este objeto personalizado en particular, el informe de gastos, no se activó el seguimiento de noticias en tiempo real. De este modo, la ficha Chatter, que normalmente vería junto a Actividad, no aparece.

Sugerencia

En las páginas de inicio y registro de un objeto, puede seleccionar Modificar objeto en el menú Configuración para ir directamente a la página de detalles del objeto.

Perfiles de usuario

Se ha simplificado la página de perfil de usuario en Lightning Experience. Desde aquí puede seguir a un usuario, consultar sus detalles, modificar su información (si tiene permiso), y ver miembros, archivos, grupos y otra información relacionada del equipo.

Como con otros objetos, los detalles pertinentes están en la parte principal de la página y las listas relacionadas están en la columna de la derecha. Una cosa exclusiva sobre la página de perfil de usuario es que el mapa de Google que ve de forma predeterminada en campos de dirección para otros objetos está desactivado para los usuarios.

Chatter in Lightning Experience

¿Le preocupa qué pasa con Chatter en Lightning Experience? Tiene opciones para mostrar las marcas de fecha y hora en elementos de noticias en tiempo real de casos. ¡Más y mejor Chatter!

En las noticias en tiempo real de casos, ahora puede mostrar a los usuarios una marca de fecha y hora relativa en los elementos de noticias en tiempo real. Marque publicaciones y comentarios de casos con una marca de fecha y hora absoluta como “7 de enero de 2020 a las 12:15PM”, o un periodo relativo como “Hace 10 minutos”.

Hay un nuevo parámetro de Chatter en Configuración, Mostrar marcas de tiempo relativas. La marca de tiempo relativa es el valor predeterminado. Para utilizar una marca de hora absoluta, deje en blanco la casilla de verificación. En las noticias en tiempo real de un caso, el parámetro afecta a las marcas de fecha y hora en publicaciones y comentarios. Si navega a la vista de detalles de un elemento de noticias en tiempo real, la marca de hora siempre es relativa. Cuando la hora relativa está vigente en las noticias en tiempo real, los usuarios pueden ver la fecha y hora absolutas pasando el ratón sobre la marca.

Gestión de archivos y colaboración

Ya puede olvidarse de hacer malabarismos con el contenido entre la infinidad de sistemas de gestión de archivos de Salesforce. En Lightning Experience, Salesforce Files le permite unificar los archivos, los documentos, las bibliotecas y los archivos adjuntos de sus usuarios en una sola ubicación para facilitar la gestión de archivos. Además, puede integrar el acceso a los archivos directamente en el flujo de su negocio de modo que los usuarios puedan disponer del contenido que necesitan desde cualquier ubicación de la aplicación. Todos los usuarios de su organización pueden aprovechar la ventaja que supone el aumento de la productividad con la integración de las opciones de uso compartido de archivos y colaboración en los contenidos en sus procesos de ventas y servicio.

Página de inicio básica para la gestión de archivos

La página de inicio Archivos es un entorno de gran utilidad para la gestión y el trabajo con los archivos. Todos los tipos de archivos son compatibles, desde las presentaciones en PowerPoint y las hojas de cálculo de Excel de Microsoft® hasta los PDF de Adobe® y los archivos de imagen. Los archivos de audio y video se pueden cargar y descargar, pero no es posible la reproducción ni la obtención de vistas previas. (Una excepción son los mensajes de voz de Lightning Dialer, los cuales se guardan como archivos y se pueden reproducir. Lightning Dialer está disponible por un costo adicional como una licencia de complemento.)

• Restrinja la lista de archivos mediante filtros (1).
  
• Acceda a las bibliotecas y los archivos contenidos en las bibliotecas. Las bibliotecas son una forma de organizar y compartir el contenido con los usuarios (1).
  
• Realice búsquedas (2) para encontrar archivos.
  
• Cargue archivos en Salesforce Files (3).
  
• Realice acciones en los archivos directamente desde la lista de archivos (4).
  
• Si se ha activado Files Connect para su organización, en el panel de navegación de la izquierda se muestra una sección para las fuentes de archivos externas, como Quip, Google Docs y SharePoint (5).
  

Veamos algunas otras ventajas de las que pueden disfrutar sus usuarios con Salesforce Files.

Gestionar archivos en registros y grupos

¿Han creado sus usuarios archivos adjuntos para registros o grupos con la lista relacionada Notas y archivos adjuntos anterior? Con la nueva lista relacionada Archivos, puede poner a disposición de todos un método mejor para gestionar el contenido relacionado.

Cuando alguien agrega un archivo adjunto a un registro, este solo existe en el contexto de dicho registro. Los usuarios no pueden acceder al archivo adjunto desde otra ubicación en Salesforce. Obviamente, esto es una limitación. Por consiguiente, hemos desarrollado la lista relacionada Archivos. Al incluir la lista relacionada Archivos en el formato de página de un objeto, un usuario puede cargar archivos desde su computadora para adjuntarlos a un registro. Un archivo cargado se agrega automáticamente a Salesforce Files para que sea accesible desde cualquier ubicación y no solo desde el registro en cuestión. Solo tiene que arrastrar el archivo (o varios archivos a la vez) hasta la lista relacionada. O bien, haga clic en Add Files (Agregar archivos) | Upload Files (Cargar archivos) para navegar por el sistema de archivos hasta la ubicación correspondiente.

Además, la lista relacionada Archivos abre una puerta a todos los archivos de un usuario en Salesforce Files, incluidos los archivos en bibliotecas y los archivos conectados en repositorios externos como Quip, Box y Google Drive.

Desglose la lista relacionada Archivos para disponer de todas las funciones útiles y la flexibilidad de Salesforce Files para cada archivo de la lista. Por ejemplo, puede cargar una versión nueva de un archivo, modificar los detalles de un archivo o compartir un archivo con personas, grupos y bibliotecas.

Vista previa de archivos

El atractivo reproductor de vista previa de archivos de Lightning Experience ofrece una experiencia de vista previa sofisticada desde el punto de vista visual y funcional. Dado que las imágenes de vista previa se basan en vectores y no en píxeles, la calidad de la representación es superior y no se reduce en las pantallas de alta resolución. Además, no es necesario que sus usuarios instalen Adobe Flash Player para obtener una vista previa de los archivos, ya que el reproductor no se basa en SWF.

El reproductor incluye controles para descargar rápidamente, compartir o eliminar el archivo actual, cargar una versión nueva del archivo, modificar los detalles del archivo o generar un vínculo público al archivo. Incluye también el modo de pantalla completa y funciona con la mayoría de los controles para presentaciones para que los representantes puedan impresionar a sus audiencias sin necesidad de descargar nada.

Compartir archivos

Para facilitar la colaboración en el contenido, Salesforce Files inserta oportunidades de uso compartido de archivos en todo el flujo de trabajo de su compañía. Los usuarios pueden acceder a las opciones de uso compartido desde la página de inicio Archivos, las listas relacionadas Archivos, el reproductor de vista previa de archivos, las páginas de detalles de registro de archivo y las noticias en tiempo real de Chatter.

Compartir archivos con la audiencia correspondiente es sencillo.

Personas o grupos específicos Comparta archivos solamente con las personas o los grupos que deberían verlos. Asigne permisos de acceso exclusivos a los archivos para cada persona o grupo. Los usuarios con este permiso pueden ver, descargar y volver a compartir un archivo compartido (si se permite compartir el archivo de nuevo). Los colaboradores pueden hacer todo esto y además pueden cambiar los permisos del archivo, modificar el archivo y cargar nuevas versiones.

Audiencias o registros más amplios Adjunte archivos a publicaciones o comentarios en las noticias en tiempo real de Chatter principales o en las noticias en tiempo real en registros. Clientes o personas fuera de su compañía Comparta un archivo con audiencias externas mediante la creación de un vínculo público. Un vínculo público es una dirección URL cifrada que puede enviar a usuarios fuera (o dentro) de su compañía, lo que incluye a prospectos, clientes, socios y colegas. Los destinatarios pueden ver y descargar el archivo, pero no pueden ser colaboradores. Puede eliminar el vínculo en cualquier momento, a partir del cual ya no se podrá acceder al archivo.

Consideraciones sobre otros tipos de contenido

Algunos tipos de contenido de Salesforce anteriores no son totalmente compatibles o no son compatibles en absoluto en Lightning Experience. Las siguientes son algunas consideraciones que debe tener en cuenta. Consulte Consideraciones para Lightning Experience en la Ayuda de Salesforce para obtener información detallada.

Los archivos adjuntos en registros no están disponibles automáticamente en Salesforce Files o en la lista relacionada Archivos, ya que los archivos adjuntos no son realmente archivos. En Lightning Experience, los usuarios siguen teniendo acceso a los archivos adjuntos desde la lista relacionada Notas y archivos adjuntos. No obstante, es algo confuso disponer del contenido en dos listas diferentes en el mismo registro. Por suerte, puede convertir los archivos adjuntos en archivos y eliminar el inconveniente que supone cambiar de contexto. Instale la herramienta de conversión de archivos adjuntos en archivos de AppExchange e inicie trabajos masivos para convertir los archivos adjuntos a Salesforce Files. Sus usuarios se lo agradecerán. Documentos La ficha Documentos no parece el camino más corto en Lightning Experience. Sin embargo, hay varias opciones para lograr que los archivos de Documentos estén disponibles en Salesforce Files, como la carga directa de los archivos, el uso de herramientas de exportación de terceros o el uso de una herramienta basada en la API. Consulte Mover documentos a Salesforce Files en la Ayuda de Salesforce para obtener más información.

Una excepción son los documentos utilizados en plantillas de email como encabezados de logotipos y archivos adjuntos. Estos archivos deben permanecer en Documentos por ahora.

Salesforce CRM Content Las carpetas y los archivos en las bibliotecas están disponibles en Salesforce Files en Lightning Experience. Los usuarios pueden compartirlos e interactuar con ellos al igual que con otros archivos. Los administradores de bibliotecas pueden crear y gestionar bibliotecas en Lightning Experience también. Las entregas de contenido no están disponibles en Lightning Experience, pero se admite el uso compartido de vínculos.

Tareas, calendario y eventos

Existe una mejor forma de realizar un seguimiento del trabajo que necesita hacer para sacar adelante negociaciones, como algunas ingeniosas mejoras en tareas y calendarios en Lightning Experience.

Tareas

• Vea una lista de todas sus tareas abiertas, mostrando oportunidades, cuentas y otros registros con las que están relacionadas. Vea y modifique los detalles justo en la misma página.
  
• Cambie a vistas de tareas que delegó, tareas abiertas, todas las tareas vencidas, tareas completadas recientemente, tareas vistas recientemente, tareas recurrentes, tareas que vencen hoy y tareas sin programar. Marque rápidamente tareas como completas directamente desde cualquier vista de lista de tareas. Asigne tareas a una cola de modo que pueda compartir trabajo con mayor eficiencia. Cualquier miembro de una cola puede completar una tarea cuando tenga tiempo.
  

Calendario

Ésta es una vista de semana de calendario:

O bien, cambie la vista de calendario para ver su programación para un día o el mes entero.

También puede ver una lista de eventos utilizando la vista de tabla o encontrar un momento que funciona para múltiples personas en vista de disponibilidad.

Cuando visualiza, crea y modifica eventos en Lightning Experience, se simplifica el calendario y es más fácil de utilizar. El calendario muestra todos los eventos que son propiedad de un usuario, incluidos los eventos fuera del horario de oficina de un usuario y la zona horaria seleccionada en la configuración de Salesforce.

Para ayudarle a programar reuniones de forma eficiente, puede echar un vistazo a los calendarios de sus colegas de trabajo también. Lo que ve depende de la configuración de colaboración establecida por su administrador y el nivel de acceso de colaboración que proporcionan los colegas de trabajo.

Supongamos que desea realizar un seguimiento de campañas, casos, eventos de minoristas, oportunidades y mucho más. Solo agregue calendarios para todas estas cosas. Seleccione un campo para seguir en cualquier objeto estándar o personalizado. En el calendario se muestran los datos de dicho campo como elementos del calendario.

Los usuarios pueden personalizar los calendarios mediante la aplicación de una vista de lista y modificar y eliminar los calendarios que han creado.

Puede distinguir calendarios por color y textura.

En las vistas de calendario se pueden mostrar hasta 150 elementos, incluidos los elementos de los calendarios que ha creado.

Para trabajar con asistentes y generar invitaciones a sus reuniones, solicite a su administrador configurar la función Lightning Sync.

Recursos

• Configurar casos para Lightning Experience
  
• Crear un gráfico de vista de lista en Lightning Experience
  
• Opciones de personalización para eventos y calendario
  
• Consideraciones sobre calendarios creados desde un objeto de Salesforce en Lightning Experience
  
• Configurar tareas para sus representantes de ventas
  
• Video: “ Utilizar tareas para impulsar su productividad de ventas” (centrado en el usuario final)
  
• Funciones de productividad: Qué es diferente o no está disponible en Lightning Experience