Comprender el modelo de cuenta de EDA

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir la diferencia entre el modelo de cuenta de Salesforce y el modelo de cuenta de EDA.
• Explicar la diferencia entre el modelo de cuenta administrativa y el modelo de cuenta doméstica.
• Entender los tipos de registro de cuenta predeterminados incluidos en EDA.

Salesforce y el modelo de cuenta

Una breve lección sobre la historia de Salesforce: Salesforce se diseñó originalmente como una aplicación de negocio a negocio (B2B) para ayudar a las compañías a mejorar sus procesos de ventas y, por ende, maximizar sus ventas. En el escenario B2B tradicional, cada compañía realiza un seguimiento de sus cuentas: las otras compañías o los otros negocios a los que vende. Cada cuenta tiene personas (contactos) y otros elementos, como oportunidades, casos y tareas, asociados. La forma en que se relacionan e interactúan entre sí todos estos elementos en Salesforce se conoce como modelo de cuenta.



En el mundo de la educación primaria hasta el posgrado, realizamos un seguimiento de manera diferente. Sí, gestionamos actividades con compañías y negocios con los que colaboramos para atraer potenciales estudiantes, escuelas secundarias donde reclutamos y otras instituciones de las que recibimos transferencias. Pero, además de todo eso, nos importan nuestros estudiantes: sus actividades, las clases que realizan y los clubes a los que pertenecen. También buscamos realizar un seguimiento de otros aspectos, como departamentos, equipos de deportes y redes de alumnos graduados. ¿Cómo se supone que uno debe gestionar todos estos componentes en una aplicación diseñada para negocios? Con EDA y el modelo de cuenta de EDA, Salesforce.org diseñó una gran solución.

Los modelos de cuenta de EDA

El modelo de cuenta de EDA está estrechamente alineado con el modelo de cuenta estándar de Salesforce. Brinda toda la potencia de Salesforce sin forzarlo a personalizar el modelo estándar para que se adapte a sus necesidades. Todavía puede realizar un seguimiento de los negocios en EDA si lo desea: los objetos estándar de Salesforce, como oportunidades y casos, no desaparecen. Pero, con EDA, Salesforce.org creó una aplicación que proporciona funciones personalizadas orientadas a cómo funcionan las audiencias educativas.

En el modelo de cuenta de EDA, el objeto de Salesforce estándar funciona como una cuenta de contenedor. EDA ofrece dos tipos de cuentas de contenedor: la cuenta administrativa y la cuenta doméstica.

La cuenta administrativa tiene un solo contacto asociado, que suele ser un estudiante, pero algunas veces puede ser un miembro del cuerpo docente, un alumno graduado u otra persona relacionada con la institución educativa. La relación entre la cuenta y el contacto es de uno a uno. Entonces, para cada contacto que crea en EDA, también tiene una cuenta administrativa exclusiva. Puede pensar en una cuenta administrativa como la representación en el nivel de cuenta de un contacto.



La cuenta doméstica funciona tal cual como su nombre lo indica: representa el hogar al que pertenece un contacto de estudiante. A diferencia de la relación de uno a uno propia de la cuenta administrativa, generalmente, una cuenta doméstica contiene varios contactos además del estudiante, como padres, tutores, hermanos y otros miembros de un núcleo familiar compartido.



Sea cual sea el modelo de cuenta que elija, Salesforce crea la cuenta de contenedor (administrativa o doméstica) para usted cada vez que crea un contacto independiente, es decir, un contacto que no forma parte de otra cuenta. De forma predeterminada, el nombre de la nueva cuenta utiliza el apellido del nuevo contacto. EDA permite personalizar la convención de nomenclatura de la cuenta de contenedor (se tratará este tema más adelante).

Por ejemplo, el contacto Pete Peterson pertenece a la cuenta administrativa Peterson. En el registro de contacto, tiene este aspecto:



Si utilizara el modelo de cuenta doméstica, su nombre sería Cuenta doméstica Peterson. Como puede ver, las opciones de cuenta administrativa y doméstica afectan la nomenclatura de las cuentas. También afectan la forma en que EDA gestiona los datos de dirección para contactos y cuentas, porque las cuentas domésticas permiten una gestión más compleja de las direcciones.

El motivo de enfatizar este concepto es que los contactos están en el centro de EDA. Ubicar al contacto en el centro proporciona una vista de 360 grados completa de ese integrante, lo que permite contestar preguntas esenciales sobre el contacto, como “¿Cuáles son sus intereses?” o “¿A quién conoce?”. En Salesforce, cada contacto debe asociarse con una cuenta. Sin una cuenta, el contacto solamente es visible para la persona que lo creó. 

Elegir un modelo de cuenta

¿Qué modelo de cuenta es el más indicado para su caso? Todas las instituciones son diferentes y puede elegir el enfoque que mejor se adapte a su escuela. Si trabaja con un socio de implementación, su consultor puede ayudar en el proceso de decisión.

Cuando Nina empezó su función como administradora en Cloudy College, elegir un modelo de cuenta fue una de las primeras decisiones que tuvo que tomar. Entendió que decidir qué modelo de cuenta utilizar (o si debería utilizar ambos modelos) dependía de varios factores. Nina creó esta tabla para organizar sus ideas en función de algunos factores que merecen consideración.

Pero ¿qué pasa si tiene un caso de uso para ambos modelos? Es posible utilizar diferentes modelos en diferentes puntos del ciclo de vida del estudiante, y algunas instituciones incluso utilizan ambos tipos de cuentas de contenedor en la misma organización. La flexibilidad es la mejor opción.

Por ejemplo, Nina decidió que tenía sentido utilizar cuentas administrativas para admitir procesos relacionados con el reclutamiento, las admisiones y la inscripción activa de los estudiantes, y luego convertir los contactos de estudiantes en un modelo de cuenta doméstica cuando se convirtieran en alumnos graduados.

Independientemente de aquello que mejor se adapte a su institución, tendrá que elegir un tipo de cuenta (administrativa o doméstica) que deberá establecer como predeterminado en la configuración de EDA en el nivel de organización. Cuando crea un nuevo contacto independiente (un contacto que no forma parte de otra cuenta), EDA crea de manera automática la cuenta de contenedor para usted con el tipo que especificó como predeterminado.

Contactos, relaciones y afiliaciones

Entonces, ahora tenemos un contacto y una cuenta administrativa (o doméstica), pero el registro de contacto no significa nada, a menos que pueda hacer algo con él. Cuando usted lo crea, el contacto es un lienzo en blanco. Simplemente, representa a una persona de la que usted tiene información básica. Ahora necesita definir cómo se relaciona esa persona con su institución educativa. ¿El contacto es un estudiante, un miembro del cuerpo docente, un alumno graduado o más de una de esas opciones? ¿El contacto realiza algún deporte o pertenece a un club específico? ¿El contacto tiene conexiones con otros contactos en su institución educativa? ¿El contacto es el hijo de algún exalumno? ¿El contacto está casado con otro contacto? Aquí es donde las relaciones y afiliaciones entran en juego.

Como parte del modelo de cuenta de EDA, EDA ofrece dos objetos personalizados importantes que funcionan en conjunto con sus contactos.

• El objeto personalizado de relaciones realiza un seguimiento de las relaciones entre contactos (¿a quiénes conocen?)
• El objeto personalizado de afiliaciones realiza un seguimiento de las afiliaciones entre contactos y otras cuentas (¿cuáles son sus intereses?)
  
  

¿Qué queremos decir con “otras” cuentas en esta instancia? Bueno, en EDA puede ser un departamento. También puede ser un equipo de deporte. Puede ser un empleador potencial. La arquitectura es flexible. Lo que es importante es recordar que las cuentas afiliadas no son otras personas. Son cosas o grupos, como departamentos, programas académicos, universidades y otras compañías u organizaciones. Y, como parte de la afiliación, usted determina la conexión que el contacto tiene con la cuenta (estudiante, cuerpo docente, atleta, etc.) al incluir la función del contacto.

Por otra parte, las conexiones entre personas (técnicamente, otros registros de contacto en Salesforce) se crean con el objeto de relaciones.

Veamos un ejemplo. Pete Peterson (un contacto) está conectado con personas (otros contactos) mediante relaciones. Está conectado con programas e intereses (cuentas) mediante afiliaciones.

En nuestro ejemplo, la cuenta administrativa Peterson no es una cuenta afiliada. Se requiere la cuenta principal para su contacto. Cuando crea afiliaciones con otras cuentas, como departamentos, equipos de deporte, etc., EDA relaciona esas cuentas directamente con el contacto (en este caso, Pete Peterson). 

Esto es solo un vistazo rápido de cómo las relaciones y afiliaciones se relacionan con el modelo de cuenta y contribuyen a la vista de 360 grados de un integrante en EDA. Analizaremos más detalladamente las relaciones y afiliaciones en un próximo módulo.

Y, con eso, ya completó su introducción a EDA: aprendió los fundamentos de la arquitectura, su configuración y su modelo de cuenta. Este un evento clave en la trayectoria administrativa educativa; pero, si está preparado para más, tenemos información adicional para compartir con usted. A continuación, incluimos un módulo que puede ser un buen lugar para seguir explorando. Nina estará allí también. ¡Nos vemos en la ruta!

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Le damos la bienvenida a la orientación hacia el modelo de datos de EDA
• Ayuda de Salesforce: Configurar los tipos de registro para su modelo de cuenta
• Ayuda de Salesforce: Contactos de estudiantes, plantilla y cuerpo docente del modelo
• Sitio web: Encontrar un socio
• Trailhead: Configuración de EDA e importación de datos