Comprender el modelo de cuenta de EDA

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir la diferencia entre el modelo de cuenta de Salesforce y el modelo de cuenta de EDA.
  
• Explicar la diferencia entre el modelo de cuenta administrativa y el modelo de cuenta doméstica.
  
• Entender los tipos de registro de cuenta predeterminados incluidos en EDA.
  

Salesforce y el modelo de cuenta

Una breve lección sobre la historia de Salesforce: Salesforce se diseñó originalmente como una aplicación de negocio a negocio (B2B) para ayudar a las compañías a mejorar sus procesos de ventas y, por ende, maximizar sus ventas. En el escenario B2B tradicional, cada compañía realiza un seguimiento de sus cuentas: las otras compañías o los otros negocios a los que vende. Cada cuenta tiene personas (contactos) y otros elementos, como oportunidades, casos y tareas, asociados. El modo en que todos estos elementos se relacionan e interactúan entre sí en Salesforce se conoce como un modelo de cuentas.

En el mundo K-20, realizamos el seguimiento de forma distinta. Sí, gestionamos actividades con compañías y negocios con los que colaboramos para atraer potenciales estudiantes, escuelas secundarias donde reclutamos y otras instituciones de las que recibimos transferencias. Pero, además de todo eso, nos importan nuestros estudiantes: sus actividades, las clases que realizan y los clubes a los que pertenecen. También buscamos realizar un seguimiento de otros aspectos, como departamentos, equipos de deportes y redes de alumnos graduados. ¿Cómo se supone que uno debe gestionar todos estos componentes en una aplicación diseñada para negocios? Con EDA y el modelo de cuenta de EDA, Salesforce.org diseñó una gran solución.

Los modelos de cuenta de EDA

El modelo de cuenta de EDA está estrechamente alineado con el modelo de cuenta estándar de Salesforce. Brinda toda la potencia de Salesforce sin forzarlo a personalizar el modelo estándar para que se adapte a sus necesidades. Todavía puede realizar un seguimiento de los negocios en EDA si lo desea: los objetos estándar de Salesforce, como oportunidades y casos, no desaparecen. Sin embargo, con EDA, Salesforce.org creó una aplicación que brinda funciones personalizadas orientadas al funcionamiento de las audiencias educativas.

En el modelo de cuenta de EDA, el objeto de cuenta de Salesforce estándar funciona como una cuenta de contenedor. EDA ofrece dos tipos de cuentas de contenedor: la cuenta administrativa y la doméstica.

La cuenta administrativa tiene un solo contacto asociado, que suele ser un estudiante, pero algunas veces puede ser un miembro del cuerpo docente, un alumno graduado u otra persona relacionada con la institución educativa. La relación entre la cuenta y el contacto es de uno a uno. Entonces, para cada contacto que crea en EDA, también tiene una cuenta administrativa exclusiva. Considere a la cuenta administrativa como la representación de un contacto en el nivel de la cuenta.

La cuenta doméstica funciona como lo sugiere su nombre: representa el hogar al que pertenece un contacto de estudiante. A diferencia de la relación de uno a uno propia de la cuenta administrativa, generalmente, una cuenta doméstica contiene varios contactos además del estudiante, como padres, tutores, hermanos y otros miembros de un núcleo familiar compartido.

Independientemente del modelo de cuenta que elija, Salesforce crea la cuenta de contenedor (administrativa o doméstica) por usted, siempre que usted cree un contacto independiente, es decir, un contacto que no pertenece a otra cuenta. De forma predeterminada, el nombre de la nueva cuenta utiliza el apellido del nuevo contacto. (Con EDA, puede personalizar el convenio de denominación de la cuenta de contenedor; algo que veremos más adelante en el módulo).

Por ejemplo, el contacto Pete Peterson pertenece a Cuenta administrativa Peterson. En el registro de contacto, se ve así:

Si utiliza el modelo de cuenta doméstica, su nombre sería Cuenta doméstica Peterson. Como puede ver, las opciones de cuenta administrativa y doméstica afectan la nomenclatura de las cuentas. También afectan la forma en que EDA administra datos de direcciones para los contactos y las cuentas, porque las cuentas domésticas requieren de una administración de direcciones más compleja.

Enfatizamos este concepto porque la prioridad de EDA son los contactos. Ubicar al contacto en el centro proporciona una vista de 360 grados completa de ese integrante, lo que permite contestar preguntas esenciales sobre el contacto, como “¿Cuáles son sus intereses?” o “¿A quién conoce?”. En Salesforce, cada contacto debe asociarse con una cuenta. Sin una cuenta, el contacto solamente es visible para la persona que lo creó. 

Elegir un modelo de cuenta

¿Qué modelo de cuenta es el más indicado para su caso? Todas las instituciones son diferentes y puede elegir el enfoque que mejor se adapte a su escuela. Si trabaja con un socio de implementación, su consultor puede participar del proceso de toma de decisiones.

Cuando Nina empezó a trabajar como administradora en Cloudy College, la primera decisión que tuvo que tomar fue elegir un modelo de cuenta. Entendió que decidir qué modelo de cuenta utilizar (o si debería utilizar ambos modelos) dependía de varios factores. Nina creó esta tabla para organizar sus ideas en función de algunos factores que merecen consideración.

Pero ¿qué pasa si tiene un caso de uso para ambos modelos? Es posible utilizar diferentes modelos en diferentes puntos del ciclo de vida del estudiante, y algunas instituciones incluso utilizan ambos tipos de cuentas de contenedor en la misma organización. La flexibilidad es la mejor opción.

Por ejemplo, Nina decidió que tenía sentido utilizar cuentas administrativas para admitir procesos relacionados con el reclutamiento, las admisiones y la inscripción activa de los estudiantes, y luego convertir los contactos de estudiantes en un modelo de cuenta doméstica cuando se convirtieran en alumnos graduados.

Independientemente de aquello que mejor se adapte a su institución, tendrá que elegir qué tipo de cuenta (administrativa o doméstica) establecerá como predeterminada en la configuración de EDA en el nivel de organización. Cuando crea un nuevo contacto independiente (un contacto que no forma parte de otra cuenta), EDA crea de manera automática la cuenta de contenedor para usted con el tipo que especificó como predeterminado.

Contactos, relaciones y afiliaciones

Entonces, ahora tenemos un contacto y una cuenta administrativa (o doméstica), pero el registro de contacto no significa nada, a menos que pueda hacer algo con él. Cuando usted lo crea, el contacto es un lienzo en blanco. Simplemente, representa a una persona de la que usted tiene información básica. Ahora necesita definir cómo se relaciona esa persona con su institución educativa. ¿El contacto es un estudiante, un miembro del cuerpo docente, un alumno graduado o más de una de esas opciones? ¿El contacto realiza algún deporte o pertenece a un club específico? ¿El contacto tiene conexiones con otros contactos en su institución educativa? ¿El contacto es el hijo de algún exalumno? ¿El contacto está casado con otro contacto? Aquí es donde intervienen las relaciones y afiliaciones.

Como parte de su modelo de cuenta, EDA ofrece dos objetos personalizados importantes que funcionan en conjunto con sus contactos.

• El objeto personalizado de relaciones realiza un seguimiento de las relaciones entre contactos (¿a quiénes conocen?)
  
• El objeto personalizado de afiliaciones realiza un seguimiento de las afiliaciones entre contactos y otras cuentas (¿cuáles son sus intereses?)
  

¿Qué queremos decir con “otras” cuentas en esta instancia? Bueno, en EDA puede ser un departamento. También puede ser un equipo de deporte. Puede ser un empleador potencial. La arquitectura es flexible. Lo que es importante es recordar que las cuentas afiliadas no son otras personas. Son cosas o grupos, como departamentos, programas académicos, universidades y otras compañías u organizaciones. Además, como parte de la afiliación, usted determina la conexión que el contacto tiene con la cuenta (estudiante, cuerpo docente, atleta, etc.) al incluir la función del contacto.

Por otra parte, las conexiones entre personas (técnicamente, otros registros de contacto en Salesforce) se crean con el objeto de relaciones.

Observemos un ejemplo. Pete Peterson (un contacto) está conectado con personas (otros contactos) mediante relaciones. Está conectado con programas e intereses (cuentas) mediante afiliaciones.

En nuestro ejemplo, la cuenta administrativa Peterson no es una cuenta afiliada. Se requiere la cuenta principal para su contacto. Cuando crea afiliaciones con otras cuentas, como departamentos, equipos de deporte, etc., EDA relaciona esas cuentas directamente con el contacto (en este caso, Pete Peterson). 

Esto es solo un vistazo rápido de cómo las relaciones y afiliaciones se relacionan con el modelo de cuenta y contribuyen a la vista de 360 grados de un integrante en EDA. Analizaremos más detalladamente las relaciones y afiliaciones en un próximo módulo.

Ya completó su introducción a EDA: aprendió los aspectos básicos de la arquitectura, su configuración y su modelo de cuenta. Este un evento clave en la trayectoria administrativa educativa; pero, si está preparado para más, tenemos información adicional para compartir con usted. A continuación, incluimos un módulo que puede ser un buen lugar para seguir explorando. Nina estará allí también. ¡Nos vemos en la ruta!

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Le damos la bienvenida a la orientación hacia el modelo de datos de EDA
• Ayuda de Salesforce: Establecer la configuración del modelo de cuenta
• Ayuda de Salesforce: Contactos de estudiantes, plantilla y cuerpo docente del modelo
• Trailhead: Configuración de EDA e importación de datos