Siéntase cómodo con la configuración de EDA y ERD
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Conocer la configuración de EDA y la navegación básica por la configuración.
- Describir el diagrama de relaciones de entidades (ERD) para EDA.
Visita guiada por la configuración de EDA
La configuración de EDA contiene todo tipo de información útil que ayudará a configurar objetos específicos según las necesidades exclusivas de su institución educativa. Debido a que EDA es tan personalizable, es de esencial importancia para su trabajo como administrador de excelencia entender qué incluye la configuración de EDA y cómo utilizar esas herramientas de la mejor manera para satisfacer las necesidades de su comunidad educativa. En esta unidad, lo guiaremos por la navegación de la configuración de EDA, revisaremos la terminología que necesita saber y presentaremos el diagrama de relaciones de entidades (ERD). Una vez que se sienta seguro con los aspectos básicos de la configuración de EDA, podrá consultar un módulo totalmente dedicado a una exploración más detallada de las prácticas recomendadas y la configuración de EDA. Es el siguiente módulo en esta ruta y está también vinculado en la sección Recursos al final de esta unidad.
Nina Brown de Cloudy College es una administradora educativa con experiencia que tiene algunos conocimientos sobre la configuración de EDA. Por suerte, accedió a guiarnos. Si instaló EDA en una organización de producción o Trailhead Playground, puede iniciar sesión y hacer el seguimiento. Siga estos pasos para desplazarse hasta la configuración de EDA y comenzar su recorrido por la configuración.
- Haga clic en la ficha Configuración de Education Cloud en la página de inicio.
- Si no ve la ficha en su página de inicio, puede estar anidada en Más. También puede buscar y seleccionar Configuración de Education Cloud en el Iniciador de aplicación para desplazarse hasta dicha opción.
- En Productos, busque Education Data Architecture y haga clic en Configuración.
Muchas funciones son estándar en EDA (“sin configuración”), pero también hay decisiones que debe tomar para que EDA funcione mejor para su caso y su institución específicos. Aquí es donde entra en juego la configuración de EDA. La configuración de EDA ofrece una guía para comenzar, así que utilícela para tomar decisiones de configuración clave y asegurarse de que su organización de Salesforce esté configurada correctamente para su institución.
Para que sea aún más sencillo guiar su toma de decisiones, merece la pena conocer algunos de los objetos esenciales que son estándar en EDA y cómo están interconectados. Nina creó esta hoja de referencia de terminología de configuración para uso personal mientras aprendía a navegar por EDA y a configurar esta herramienta. Accedió a compartirla para ayudar a sus compañeros administradores educativos. Eres la mejor, Nina.
| Sección de configuración de EDA | ¿Qué opciones de configuración encontraré aquí? | ¿Cuáles son algunos de los aspectos destacados de la configuración? |
|---|---|---|
| Personas y grupos |
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Las cuentas y los contactos son esenciales para EDA: representan respectivamente lo que sucede en una institución (cuestiones académicas, deportes, clubes y más) y las personas (estudiantes, cuerpo docente, administración). Suceden muchas cosas en la configuración de Personas y grupos que profundizaremos en un próximo módulo. Por ahora, debe saber que aquí es donde puede controlar ciertos elementos relacionados con las cuentas y los contactos, como la fluidez de idioma predeterminada, y configurar el correo electrónico y el número de teléfono de preferencia. |
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Afiliaciones |
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Las afiliaciones consisten en conectar los contactos con las cuentas. Utilice la opción Afiliaciones para definir las funciones y los estados predeterminados, y la eliminación de las inscripciones en programa. |
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Relaciones |
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Las relaciones consisten en conectar a los contactos con otros contactos. Utilice la opción Relaciones para definir y crear relaciones recíprocas (entre cónyuges, por ejemplo) y activar la automatización en torno a la creación de relaciones. |
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Cursos e inscripciones |
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Los enlaces de cursos se utilizan para realizar un seguimiento de la inscripción de un estudiante en una oferta de curso. Utilice estas opciones principalmente para activar los enlaces de cursos y establecer sus tipos de registro predeterminados para estudiantes y cuerpo docente. |
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Sistema |
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No pase por alto la configuración del sistema. Aquí es donde actualiza la configuración de gestión de errores y utiliza herramientas del sistema para realizar actualizaciones de los registros en su organización. |
Conocer bien la terminología de EDA lo ayudará a tomar decisiones con más confianza cuando configure opciones para su institución en particular. Ahora veamos algo nuevo que será útil para dominar la configuración de EDA: el diagrama de relaciones de entidades.
Los fundamentos de ERD
El diagrama de relaciones de entidades (ERD) proporciona una descripción general útil de todos los objetos a su disposición en EDA y de cómo se relacionan entre sí.
Hay bastante información de EDA representada en el ERD, así que dediquemos un momento a estudiarla.
Tenga en cuenta que se representan cuatro tipos de objetos diferentes:
- Objetos estándar
- Cursos e inscripciones
- Información de contacto
- Utilidades
Además, se representan dos tipos de relaciones:
- Relaciones de búsqueda
- Relaciones principal-detalle
En una relación principal-detalle, hay una dependencia directa entre objetos. Si eliminara el registro principal, desencadenaría una eliminación en cascada de todos los registros que comparten la relación principal-detalle. Una relación de búsqueda es un poco más casual. Las relaciones de búsqueda se utilizan para vincular dos objetos cuando no es necesario o ideal tener el comportamiento de una relación principal-detalle, en particular, en el contexto de reglas de colaboración, permisos de perfiles y la eliminación en cascada que mencionamos anteriormente.
Entender los objetos y cómo se interrelacionan no solo ayuda a comprender mejor cómo y dónde fluyen los datos dentro de EDA, sino que también es útil para crear reportes (hablaremos mucho más sobre los reportes posteriormente).
Como hay mucha información representada en el ERD, es difícil estudiar los detalles en la imagen anterior. Diríjase a la sección Recursos para un vínculo práctico de documentación de ERD de EDA que incluye una versión en PDF que se adapta mejor a un estudio más detallado.
Descripción general de los objetos
Los objetos organizan la información según las personas y actividades que intervienen dentro de una institución educativa en cada etapa del ciclo de vida del estudiante. Notará que en el ERD los datos se organizan en torno a dos objetos importantes: Contacto y Cuenta. Estos dos objetos están vinculados en Salesforce. Los contactos albergan información relacionada con los integrantes, como estudiantes, cuerpo docente y exalumnos. Las cuentas funcionan como contenedores y organizan la información en torno a los hogares, las instituciones educativas, los departamentos y los programas académicos, entre otros.
Cuando Nina descubrió EDA, se sintió especialmente interesada por el nivel de especificidad y personalización de estos objetos de EDA en la experiencia educativa. Pero, sin duda alguna, se sintió un poco abrumada por el ERD. Así que creó otra hoja de referencia para pensar mejor acerca de qué objetos de EDA pueden ser más aplicables al trabajo que se realiza en departamentos específicos de su institución. Veámoslo a continuación.
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Departamento o grupo |
Objetos de EDA útiles |
|---|---|
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Reclutamiento y admisiones |
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Cuestiones académicas |
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La experiencia del estudiante |
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Avances |
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Esta no es una lista restrictiva ni exhaustiva; solo es un recurso de referencia rápida que Nina creó cuando estudiaba el ERD y hacía conexiones entre los objetos a los que tiene acceso en EDA y el modo en que estos se pueden utilizar para ayudar con la configuración en diferentes áreas de su institución. Creemos que encontrará algunas superposiciones con su trabajo; por eso, le recomendamos crear una referencia rápida que se adapte a su escuela.
Comprobación de conocimientos
¿Todo listo para revisar lo que aprendió acerca de la configuración de EDA? La comprobación de conocimientos a continuación no está puntuada; solo es una forma sencilla de hacerse una prueba. Para empezar, una cada sección de configuración de EDA con las tareas de configuración correspondientes a esa sección. Cuando termine de unir todas las secciones de configuración de EDA, haga clic en Enviar para comprobar su trabajo. Si desea empezar desde el principio, haga clic en Reset (Restablecer).
¡Excelente trabajo! Revisó la configuración de EDA y las tareas de configuración que puede completar en cada sección correspondiente. Y, con eso, finalizamos la revisión de alto nivel de Nina en cuanto a la configuración de EDA. Ojalá que los recursos que compartió Nina le resulten útiles. ¿Desea obtener más información de la experta? Reúnase con Nina en la siguiente unidad para ver una introducción al modelo de cuenta de EDA.
