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Siéntase cómodo con la configuración de EDA y ERD

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Conocer la configuración de EDA y la navegación básica por la configuración.
  • Describir el diagrama de relaciones de entidades (ERD) para EDA.

Visita guiada por la configuración de EDA

La configuración de EDA contiene todo tipo de información útil que ayudará a configurar objetos específicos según las necesidades exclusivas de su institución educativa. Debido a que EDA es tan personalizable, es de esencial importancia para su trabajo como administrador de excelencia entender qué incluye la configuración de EDA y cómo utilizar esas herramientas de la mejor manera para satisfacer las necesidades de su comunidad educativa. En esta unidad, lo guiaremos por la navegación de la configuración de EDA, revisaremos la terminología que necesita saber y presentaremos el diagrama de relaciones de entidades (ERD). Una vez que se sienta seguro con los aspectos básicos de la configuración de EDA, podrá consultar un módulo totalmente dedicado a una exploración más detallada de las prácticas recomendadas y la configuración de EDA. Es el siguiente módulo en esta ruta y, además, se incluye en un enlace en la sección Resources (Recursos) al final de esta unidad.

Nina Brown de Cloudy College es una administradora educativa con experiencia que conoce mucho sobre la configuración de EDA. Por suerte, accedió a guiarnos. Si instaló EDA en una organización de producción o Trailhead Playground, puede iniciar sesión y hacer el seguimiento. Siga estos pasos para desplazarse hasta la configuración de EDA y comenzar su recorrido por la configuración.

  1. Haga clic en la ficha Configuración de Education Cloud en la página de inicio. 
    1. Si no ve la ficha en su página de inicio, puede estar anidada en Más. También puede buscar y seleccionar Configuración de Education Cloud en el Iniciador de aplicación para desplazarse hasta dicha opción.
  1. En Productos, busque Education Data Architecture y haga clic en Configuración.

Seleccione el botón Configuración para EDA en la ficha Configuración de Education Cloud.

Muchas funciones son estándar en EDA (“sin configuración”), pero también hay decisiones que debe tomar para que EDA funcione mejor para su caso y su institución específicos. En este aspecto es donde entra en juego la configuración de EDA. La configuración ofrece una guía para comenzar, por lo que puede usarla para informar decisiones de configuración claves con el fin de garantizar que la organización de Salesforce se configure correctamente para su institución.

Desplácese por la configuración de EDA en la barra de configuración en el panel de la izquierda.

Para ayudar a informar en mayor medida la toma de decisiones, resulta útil conocer algunos de los objetos fundamentales que se incluyen de forma estándar en EDA y cómo estos se encuentran interconectados. Nina creó esta hoja de referencia de terminología de configuración para uso personal mientras aprendía a navegar por EDA y a configurar esta herramienta. Accedió a compartirla para ayudar a sus compañeros administradores educativos. Eres la mejor, Nina.

Sección de configuración de EDA

¿Qué opciones de configuración encontraré aquí?

¿Cuáles son algunos de los aspectos destacados de la configuración?

Personas y grupos

  • Modelo de cuenta
  • Información de contacto
  • Direcciones

Las cuentas y los contactos son fundamentales para EDA. Respectivamente, estos representan lo que sucede en una institución (programas académicos, deportes, clubes y demás) y a las personas en ella (estudiantes, personal académico y personal de administración).

Hay muchos aspectos en la configuración de personas y grupos que exploraremos en un futuro módulo. Por ahora, debe saber que aquí es donde puede controlar ciertos elementos relacionados con las cuentas y los contactos, como la fluidez de idioma predeterminada, y configurar el correo electrónico y el número de teléfono de preferencia.

Afiliaciones 

  • Afiliaciones

Las afiliaciones consisten en conectar los contactos con las cuentas. Utilice la opción Afiliaciones para definir las funciones y los estados predeterminados, y la eliminación de las inscripciones en programa.

Relaciones

  • Relaciones

Las relaciones consisten en conectar a los contactos con otros contactos. Utilice la opción Relaciones para definir y crear relaciones recíprocas (entre cónyuges, por ejemplo) y activar la automatización en torno a la creación de relaciones. 

Cursos e inscripciones

  • Inscripciones en programas
  • Planes de programa
  • Enlaces de cursos

Los enlaces de cursos se utilizan para realizar un seguimiento de la inscripción de un estudiante en una oferta de curso. Utilice estas opciones de configuración principalmente a fin de habilitar los enlaces de cursos y establecer los tipos de registro predeterminados para los estudiantes y el cuerpo docente.

Los planes del programa permiten realizar un seguimiento de los requisitos específicos de un curso (y demás) para la obtención de un título académico. Utilice la opción Plan de programa y active la función Jerarquía de requisitos de plan para asegurarse de que los usuarios no especifiquen un plan de programa con requisitos secundarios por accidente.

Sistema 

  • Errores
  • Herramientas del sistema

No pase por alto la configuración del sistema. Aquí es donde actualiza la configuración de gestión de errores y utiliza herramientas del sistema para realizar actualizaciones de los registros en su organización.

Conocer bien la terminología de EDA lo ayudará a tomar decisiones con más confianza cuando configure opciones para su institución en particular. Ahora veamos algo nuevo que será útil para dominar la configuración de EDA: el diagrama de relaciones de entidades.

Los fundamentos de ERD

El diagrama de relaciones de entidades (ERD) proporciona una descripción general útil de todos los objetos a su disposición en EDA y de cómo se relacionan entre sí.

El diagrama de relaciones de entidades (ERD) para EDA

Hay bastante información de EDA representada en el ERD, así que dediquemos un momento a estudiarla. 

Tenga en cuenta que se representan cuatro tipos de objetos diferentes:

  • Objetos estándar
  • Cursos e inscripciones
  • Información de contacto
  • Utilidades

Además, se representan dos tipos de relaciones:

  • Relaciones de búsqueda
  • Relaciones principal-detalle

En una relación principal-detalle, hay una dependencia directa entre objetos. Si eliminara el registro principal, desencadenaría una eliminación en cascada de todos los registros que comparten la relación principal-detalle. Una relación de búsqueda es un poco más casual. Las relaciones de búsqueda se utilizan para vincular dos objetos cuando no es necesario o ideal el comportamiento de una relación principal-detalle, en particular en el contexto del uso compartido de reglas, permisos de perfiles y la eliminación en cascada antes mencionada.

Comprender los objetos y el modo en que se interrelacionan no solo ayuda a entender mejor cómo y dónde se produce el flujo de datos dentro de EDA, sino que también resulta útil al momento de generar reportes (verá en detalle los reportes más adelante).

Nota

Como hay mucha información representada en el ERD, es difícil estudiar los detalles en la imagen anterior. Diríjase a la sección Recursos para un vínculo práctico de documentación de ERD de EDA que incluye una versión en PDF que se adapta mejor a un estudio más detallado.

Descripción general de los objetos

Los objetos organizan la información según las personas y actividades que intervienen dentro de una institución educativa en cada etapa del ciclo de vida del estudiante. Notará que en el ERD los datos se organizan en torno a dos objetos importantes: Contacto y Cuenta. Estos dos objetos están vinculados en Salesforce. Los contactos albergan información relacionada con los integrantes, como estudiantes, cuerpo docente y exalumnos. Las cuentas funcionan como contenedores y organizan información en torno a hogares, institutos educativos, departamentos y programas académicos, entre otros.

Cuando Nina aprendió EDA por primera vez, le emocionó en gran medida lo específicos y personalizados que son estos objetos de EDA para la experiencia educativa. Pero, sin duda alguna, se sintió un poco abrumada por el ERD. Así que creó otra hoja de referencia para pensar mejor acerca de qué objetos de EDA pueden ser más aplicables al trabajo que se realiza en departamentos específicos de su institución. Veámoslo a continuación.

Departamento o grupo

Objetos de EDA útiles

Reclutamiento y admisiones

  • Información de contacto (idioma, dirección, relación)
  • Solicitud
  • Puntuaje de prueba

Cuestiones académicas

  • Condición
  • Curso
  • Oferta de curso
  • Bloque de tiempo
  • Calificación del periodo

La experiencia del estudiante

  • Implicación del comportamiento
  • Respuesta de comportamiento
  • Plan de programa
  • Inscripción en curso
  • Evento de asistencia

Avances

  • Relaciones
  • Afiliaciones

Esta no es una lista restrictiva ni exhaustiva; solo es un recurso de referencia rápida que Nina creó cuando estudiaba el ERD y hacía conexiones entre los objetos a los que tiene acceso en EDA y el modo en que estos se pueden utilizar para ayudar con la configuración en diferentes áreas de su institución. Creemos que encontrará algunas superposiciones con su trabajo; por eso, le recomendamos crear una referencia rápida que se adapte a su escuela.

Comprobación de conocimientos

¿Todo listo para revisar lo que aprendió acerca de la configuración de EDA? La comprobación de conocimientos a continuación no está puntuada; solo es una forma sencilla de hacerse una prueba. Para empezar, una cada sección de configuración de EDA con las tareas de configuración correspondientes a esa sección. Cuando termine de unir todas las secciones de configuración de EDA, haga clic en Enviar para comprobar su trabajo. Si desea empezar desde el principio, haga clic en Reset (Restablecer).

Recursos

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