Configure la integración de Gmail y Captura de actividad de Einstein

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Enumerar los requisitos y otras consideraciones de configuración.
Configurar la integración con Gmail.
Configurar Captura de actividad de Einstein

Revisar los requisitos del sistema

La configuración de la integración de Gmail y Captura de actividad de Einstein no es difícil, pero requiere algo de tiempo. Si no administra la cuenta de Google para su compañía, puede conseguir que ese administrador trabaje con usted.

Antes de invertir tiempo en cualquier configuración, la administradora de Ursa Major, Maria Jimenez, revisa los requisitos del sistema para la integración de Gmail y Captura de actividad de Einstein.

Detalle de compatibilidad	Integración de Gmail	Captura de actividad de Einstein
Ediciones	Essentials Group Professional Enterprise Performance Unlimited Developer Disponible en Lightning Experience y Salesforce Classic.	Essentials Professional Enterprise Performance Unlimited Disponible en Lightning Experience.
Licencias de usuario	Requiere la licencia estándar de Salesforce con la adquisición de Sales Cloud, Service Cloud o Lightning Platform.	Admite un máximo de 100 usuarios con la licencia estándar de Salesforce con la compra de Sales Cloud. Para configurar más de 100 usuarios de Captura de actividad de Einstein, se requiere una actualización de pago a Sales Cloud Einstein, Inbox o High Velocity Sales.
Servicio de Google	Consulte los requisitos del sistema.	Consulte los requisitos del sistema.
Navegador	Google Chrome versión 88 o posterior. Se recomienda ejecutar la versión estable más reciente. Asegúrese de que la opción Block third-party cookies (Bloquear cookies de terceros) esté desactivada en la configuración Content (Contenido).	No aplicable.
Almacenamiento de datos	Los datos solo se almacenan en Google y Salesforce. Si además cuenta con Inbox, algunos datos se almacenan mediante un proveedor de nube pública.	Los datos se almacenan en Google y Salesforce, y algunos se almacenan en un proveedor de nube pública.

El nombre High Velocity Sales cambiará a Sales Engagement. Las funciones de automatización del producto ahora incluyen seguimiento de implicación de cliente, chat bots y cadencias de ventas. El nuevo nombre captura todas las herramientas que se utilizan para automatizar procesos y para interactuar estratégicamente con prospectos y clientes, de modo que su equipo de ventas pueda enfocarse en vender. Esté atento al cambio de nombre, próximamente.

¿Desea una práctica de la integración de Gmail y Captura de actividad de Einstein?

En este módulo, asumimos que es un administrador de Salesforce con los permisos adecuados para configurar la integración de Gmail y Captura de actividad de Einstein. Si no es administrador de Salesforce, no hay problema. Siga leyendo para conocer cómo podría realizar los pasos su administrador en una organización de producción. No intente seguir estos pasos en su Trailhead Playground. La integración de Gmail y Captura de actividad de Einstein no están disponibles en Trailhead Playground.

Configurar la integración de Gmail

Haga clic en y seleccione Configuración.
En Setup (Configuración), ingrese Gmail en el cuadro de búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Gmail Integration and Sync (Integración de Gmail y Sync).
Active la integración de Gmail.
Asegúrese de que la opción Activar email mejorado con Gmail esté activada para registrar los emails como objetos de mensajes estándar y active Email en Salesforce. Este parámetro permite a los representantes agregar (o registrar) los mensajes de email y sus datos adjuntos a registros de Salesforce como mensajes de Salesforce. Los representantes pueden agregar (o registrar) eventos y sus datos adjuntos también a registros de Salesforce. Cuando utiliza Captura de actividad de Einstein, la captura de emails y eventos agrega automáticamente emails y eventos a la cronología de actividad de registros de Salesforce relacionados.
Proporcione a sus representantes de ventas instrucciones para configurar la integración en Gmail.

Personalizar el panel de integración de Gmail

Una vez que Maria finaliza los fundamentos para configurar la integración de Gmail, personaliza funciones para proporcionar a sus representantes la mejor experiencia de venta. A continuación se describe el proceso.

En Setup (Configuración), ingrese Gmail en el cuadro de búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Gmail Integration and Sync (Integración de Gmail y Sync).
Active Personalizar contenido con el Generador de aplicaciones.
En el panel de aplicación de email, cree un panel y utilice el Generador de aplicaciones Lightning para agregar componentes al panel y asígnelo a usuarios. Obtiene mucha flexibilidad personalizando el modo en que aparecen contenidos de Salesforce en Gmail. Obtenga información acerca de cómo utilizar Generador de aplicaciones Lightning para hacer sus representantes más productivos.

Nota

Cree Plantillas de email Lightning y agregue el componente Plantillas a un Panel de aplicación de email del generador de aplicaciones personalizado. Los representantes pueden crear mensajes de email rápidamente utilizando plantillas en vez de escribir mensajes desde cero. Obtenga información acerca de cómo utilizar plantillas de email Lightning con Gmail.

Sincronizar contactos y eventos con Captura de actividad de Einstein

El puzle de integración de email de Maria está casi terminado. La pieza final es asegurarse de que los representantes puedan encontrar la misma información actualizada independientemente de que estén trabajando en Salesforce o en aplicaciones de Google. Aquí es donde entra Captura de actividad de Einstein. Sincronizando contactos y eventos entre Salesforce y Google, los representantes emplean menos tiempo en ingresar datos y cambiar entre las dos aplicaciones, y pueden centrarse más en vender. Pero Captura de actividad de Einstein ofrece más que la sencilla sincronización de contactos y eventos.

Herramienta	Descripción	Ventaja
Función de captura	Los emails y eventos que los representantes envían y reciben se agregan automáticamente a la cronología de actividades de los registros relacionados.	Los representantes de ventas no malgastan su tiempo registrando emails y eventos con registros de Salesforce. Además, cuando se produce actividad posterior en emails o eventos agregados, esa nueva actividad se agrega automáticamente a Salesforce. La configuración de colaboración le permite decidir quién puede ver los emails y eventos relacionados, de modo que los equipos trabajan mejor conjuntamente.
Perspectivas de email de Einstein	Dé a los representantes de ventas contexto de ventas vital junto con los emails pertinentes.	Facilita a los representantes enviar la comunicación pertinente a los clientes potenciales y los clientes.
Tablero de actividad	Muestra un resumen de las actividades de ventas que se agregaron a Salesforce manualmente y a través de Captura de actividad de Einstein.	Visualice los datos de actividades y desglóselos de formas provechosas, como los propietarios de actividades, los tipos y las fechas de las actividades.
Mediciones de actividades (No disponible con Captura de actividad de Einstein estándar)	Cuando incluye los campos Mediciones de actividades en vistas de lista, formatos de página, reportes, desencadenadores, procesos, etcétera, los datos reflejan actividades que se agregaron a Salesforce manualmente y a través de Captura de actividad de Einstein.	Dé a sus equipos de ventas la imagen completa sobre los datos de actividades y también podrá crear procesos basados en datos de actividades.
Conexiones recomendadas (No disponible con Captura de actividad de Einstein estándar)	Los registros de prospectos y contactos muestran qué colegas tienen la conexión más sólida con un cliente potencial.	Facilite la conexión con clientes potenciales para encontrar nuevas oportunidades de negocio.

Maria ya revisó los requisitos del sistema de Captura de actividad de Einstein y es la función es apta para las necesidades de sincronización de Ursa Major. Las herramientas de productividad final proporcionan más valor de lo que pensó en un principio.

Nota

¿Qué hay sobre Lightning Sync? Es posible que haya oído sobre Lightning Sync, que también sincroniza contactos y eventos. A partir de Winter ’21, la disponibilidad de Lightning Sync va a cambiar. De ahora en adelante, Captura de actividad de Einstein es la solución a largo plazo para sincronizar contactos y eventos entre sus aplicaciones de Microsoft o Google y Salesforce.

Seguiremos presentando mejoras en Captura de actividad de Einstein en base a las necesidades que recibamos de clientes como usted. Para conocer el momento en que las nuevas funciones estén disponibles, esté al tanto de las Notas de la versión de Salesforce.

Configurar Captura de actividad de Einstein

Prepararse para trabajar con Captura de actividad de Einstein es sencillo.

Dé a los usuarios acceso a Captura de actividad de Einstein a través de un conjunto de permisos.
En Setup (Configuración), ingrese Einstein Activity Capture (Captura de actividad de Einstein) en el cuadro de búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Settings (Configuración). El flujo de configuración guiada lo dirige por los pasos siguientes.

La conexión con Google.
La creación de una configuración que controla qué capturar y sincronizar.
Asignación de usuarios a una configuración.

Opcionalmente, defina parámetros que controlan cómo se capturan los emails y los eventos. Por ejemplo, evite que Captura de actividad de Einstein agregue emails y eventos asociados con una persona o una compañía específicas. Además, seleccione cómo los nuevos usuarios de Captura de actividad de Einstein comparten sus emails y eventos.
Si utiliza Actividad de Einstein estándar, active las perspectivas de email. Si utiliza Captura de actividad de Einstein a través de una licencia complementaria, las perspectivas de email están activadas de forma predeterminada.

¿Quiere que sus representantes hagan aún más? En la siguiente unidad, aprenderá cómo incorporar funciones de Inbox a la integración de Gmail proporciona a sus representantes aún más herramientas en su email.