Primeros pasos con la automatización de procesos de negocio

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar el valor de la automatización en Salesforce.
  
• Describir las diversas maneras de automatizar tareas en Salesforce.
  

El poder de la automatización

Todas las organizaciones tienen procesos de negocio. Al fin y al cabo, todas las organizaciones tienen tareas que realizar y requisitos que cumplir. Cuando una organización decide cómo satisfacer estas necesidades de la mejor manera, define un proceso de negocio. 

A menudo, estos procesos de negocio son exclusivos de cada organización, por lo que es difícil buscar una solución que satisfaga sus requisitos exactos. Puede que su personal de ventas siempre deba crear una orden de trabajo tras el cierre de una negociación. Puede que los agentes del centro de llamadas cuenten con guiones específicos que respetar en función de los datos de la cuenta de un cliente. O bien, puede que haya una tarea que los usuarios deben realizar una y otra vez. Si pudiera reducir unos minutos el tiempo necesario para esta tarea, podría ahorrar cientos de horas por persona en el transcurso de un año.

Un buen principio de buena experiencia de usuario es, “Si el usuario solo puede hacer una cosa, hágalo por él”. Si el personal de ventas siempre crea una orden de trabajo tras el cierre de una negociación, ¿puede crearla de forma automática? Si los agentes de llamada siempre siguen un guion establecido al recopilar información de los clientes, ¿tiene sentido que ese guion se muestre en la interfaz de usuario? Si los usuarios recopilan datos que se deben ingresar en tres registros diferentes, ¿puede ahorrar tiempo si hace que ingresen los datos en un formulario y, luego, se creen los tres registros para ellos de forma automática?

Este es el poder de la automatización. Ahorre tiempo de sus usuarios y asegúrese de que se están llevando a cabo las tareas requeridas. Mejore la calidad de sus datos. ¡Conviértase en el superhéroe que su organización se merece!

Como administrador, los casos de uso que puede automatizar suelen dividirse en dos categorías: experiencias interactivas y automatización en segundo plano. Usted elige cómo realizar la automatización en función de los requisitos del proceso de negocio.

Experiencias interactivas

Si su proceso de negocio requiere la entrada por parte de un usuario, puede utilizar una de las siguientes funciones.

• Flujos de pantalla: Utilice Flow Builder para crear una interacción que presente información y realice preguntas a los usuarios.
  
• Flujos iniciados automáticamente: Utilice Flow Builder para crear una automatización que se ejecute cuando se haga clic en un botón. También las pueden ejecutar otras automatizaciones.
  
• Procesos de aprobación: Genere una serie de pasos con responsables de aprobación asignados. Mediante estos pasos, se pueden automatizar tareas como el bloqueo y la actualización de registros. Un proceso de aprobación se puede ejecutar manualmente, cuando se hace clic en un botón, o automáticamente, cuando lo inicia otra automatización.
  
• Componentes Lightning: Utilice código HTML y JavaScript para compilar un componente interactivo que pueda integrar en una página o una aplicación.
  
• Páginas de Visualforce: Utilice código HTML y Apex para compilar una página interactiva.
  

Automatización en segundo plano

Si el proceso de negocio debe iniciarse automáticamente y ejecutarse en segundo plano, como cuando se modifica un registro, tiene varias soluciones para elegir.

• Flujos desencadenados por registro: Utilice Flow Builder para crear una automatización que se ejecute cuando se cree, modifique o elimine un registro.
  
• Flujos desencadenados por programa: Utilice Flow Builder para crear una automatización que se ejecute a una hora y con una frecuencia que usted especifique.
  
• Flujos desencadenados por evento de plataforma: Utilice Flow Builder para crear una automatización que se ejecute cuando se reciba un mensaje de evento de plataforma.
  
• Flujo desencadenado por Data Cloud: Utilice Flow Builder para crear una automatización que se ejecute cuando se realice un cambio a los datos en Data Cloud.
  
• Apex: Utilice código Apex para escribir bloques de automatización que se puedan reutilizar. Puede desencadenar este código mediante una variedad de métodos.
  

¿Observó un patrón allí? Contamos con muchas opciones de flujo en estas listas. Sin embargo, ¿qué son exactamente los flujos? Obtendrá información al respecto en la siguiente unidad.

Complete esta actividad para revisar los tipos de automatización que puede utilizar en Salesforce.