Presentar frente a ejecutivos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Presentar el plan de proyecto con eficacia.
- Describir las mejores prácticas para presentar frente a ejecutivos.
Hora del espectáculo
Trabajó arduamente en su proyecto, creó un esquema y desarrolló una estupenda presentación. Es momento de presentar sus hallazgos. Se siente emocionado por este cliente potencial, pero también un poco nervioso. Respire profundo, enfoque su mente y adopte una postura segura; puede con esto.
La introducción
La introducción es su oportunidad para captar la atención de la audiencia. Aquí, el enfoque debe estar sobre la relación entre usted y sus partes interesadas. Procure que la introducción sea breve y agradable. La idea es que nadie pierda su tiempo, así que abarque solamente los detalles esenciales. Utilice esta introducción para darse a conocer y demostrar rápidamente por qué el equipo ejecutivo debe escucharlo.
El qué
Una vez captada su atención, es momento de sorprender a los ejecutivos con su proyecto. Describa el proyecto de la manera más concisa posible (lo mejor es una descripción de una oración). Esta es la oportunidad de reforzar la idea principal de la presentación y es conveniente que el ejecutivo pueda recordarla con facilidad. Sea claro y breve. No necesita hablar sobre la procedencia de la idea o el tema en este momento, sino estar preparado para responder preguntas si los asistentes solicitan saber más al respecto.
El plan
Aquí debe describir sus recomendaciones para el proyecto. Debe ser sumamente específico sobre el plan e incluir datos que respalden todo. Es posible que no tenga tiempo de revisar todos los datos (es muy probable que no tenga tiempo de nada), así que destaque los puntos clave de su resumen y prepárese para respaldar su plan con datos de ser necesario. Puede enviar el plan de proyecto detallado, las notas de la reunión, los siguientes pasos y otros datos relevantes por email al equipo y a todas las partes interesadas después de la reunión.
El quién
Una vez presentado el plan, es momento de hablar sobre quién debe participar en el proyecto. Enumere a todas las partes interesadas y las acciones que estas deben realizar.
El porqué
Discuta brevemente las razones por las que se creó este proyecto y su importancia para el equipo ejecutivo. Este es un buen punto para incorporar datos pertinentes de respaldo. Es conveniente incluir puntos de referencia, costos, valor y riesgos asociados con el proyecto. Básicamente, la meta es crear un caso de negocios claro y atractivo.
El cómo
Para cerrar la presentación, recomiende una solución para el problema y describa los pasos que se deben seguir. Prepárese para hablar sobre opciones y recomendaciones, pero no incluya esto en la diapositiva. Además, asegúrese de contar con datos para respaldar sus decisiones. Por ejemplo, si recomienda que la compañía implemente un nuevo programa de CRM para resolver los datos aislados en el negocio, disponga de documentación de respaldo sobre por qué eligió un software determinado.
Consideraciones generales sobre la presentación frente a ejecutivos
Estos son algunos de los aspectos que debe tener en cuenta al presentar el material a un equipo ejecutivo.
Practicar, practicar, practicar
Ya conoce el refrán: La práctica lleva a la perfección. Practique la introducción, practique el resumen e incluso practique la manera de presentar un gráfico. Busque un espejo y un lugar tranquilo para repasar la presentación tantas veces como sea necesario hasta tener plena confianza en sí mismo y en la presentación.
Calcular bien los tiempos
Cuando llegue el momento de presentar el material, no se apure. Asegúrese de agregar puntos de pausa dentro de la presentación para no ir de prisa. La idea es conectarse con la audiencia, así que busque la manera de hacer contacto con los participantes. Realice preguntas y brinde aclaraciones si es necesario.
Proyecte seguridad
Adopte una postura segura o realice inhalaciones profundas y relajantes antes de iniciar la presentación. Ambas son excelentes opciones para potenciar su confianza y mantenerlo enfocado en la tarea presente. Consulte la sección de recursos para obtener más ideas sobre actividades para potenciar la confianza.
Esperar lo inesperado
Es imposible estar preparado para todas las eventualidades, pero eso no implica acudir sin preparación. Asuma que se realizarán preguntas y disponga de muchos datos para respaldar sus respuestas. No necesita repasar cada uno de esos datos, pero sí tenerlos a mano por si necesita consultarlos. Asuma que todo va a salir mal con la computadora que utiliza para la presentación en la sala donde realiza la presentación. Tenga un plan B y un plan C para respaldar el plan B. Con este nivel de preparación, podrá enfrentar cualquier problema que se presente con confianza y facilidad.
¡Ya está! Creó el esquema, diseñó la presentación y está preparado para sorprender a la audiencia. Siga estos pasos y estará listo para dar una magnífica presentación.
Recursos
- Sitio web externo: Cómo presentar frente a ejecutivos
- Sitio web externo: Cómo presentar frente a los altos directivos (9 sugerencias con las que todo ejecutivo coincidiría)
- Sitio web externo: Cómo tener confianza y reducir el estrés con 2 minutos al día
- Sitio web externo: 10 sugerencias para la presentación frente a audiencias de ejecutivos
