Crear la presentación del proyecto
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Crear un esquema de contenido para su presentación.
- Destacar los puntos clave de su proyecto.
Introducción
Ahora, vamos a crear el esquema. Esta es su oportunidad para tomar ese esquema y crear una obra maestra de comunicación corporativa. Examinemos algunas ideas para crear una fantástica presentación.
Diapositiva 1
Los ejecutivos pocas veces tienen tiempo de investigar los detalles de un proyecto. Utilice la primera diapositiva como un resumen del proyecto. Proporcione una visión general de los puntos clave en pocas palabras. La verdad es que esta puede ser la única diapositiva que llegue a presentar. Por eso debe ser concisa y al grano. Al concentrarse en esta única diapositiva, se verá forzado a presentar solo la información esencial. Las viñetas son apropiadas, especialmente si tiene el plan de proyecto detallado listo para enviarlo por email a todo el mundo, incluidas las personas que no pueden asistir. Recuerde que puede profundizar en los detalles durante el resto de la presentación según sea necesario o el tiempo lo permita.
Diapositiva 2
En esta diapositiva, marque un poco el rumbo y brinde otros detalles sobre el plan. Aquí es donde puede indicar los puntos débiles clave, alinear la estrategia de transición con los objetivos de negocio de la empresa y describir el estado futuro. No olvide incluir elementos como:
- Partes interesadas del proyecto
- Partes del negocio que se ven afectadas o que deben actuar
- Costos del proyecto
- Duración del proyecto
Es importante reconocer si el proyecto conlleva algunos riesgos. Lo mejor es identificarlos aquí. Si el equipo ejecutivo agrega otros a través de sus discusiones y preguntas, anote esos riesgos.
También es un buen momento para hablar sobre los costos del proyecto. Procure ampliar los detalles sobre cuáles son los costos y de dónde se obtendrá el dinero. Al proporcionar estimaciones de costos, es importante mencionar los ahorros o los beneficios, incluso si son solo pronósticos. El punto clave aquí es demostrar que ha reflexionado sobre ese aspecto comercial del proyecto. Recuerde que la estimación de costos inicial se utilizará como guía para el presupuesto del proyecto.
Diapositiva 3
Este es el momento de ahondar en el cronograma del proyecto. Si es un proyecto a largo plazo, divida el proyecto en varios segmentos con fases o puntos de parada. Los puntos de parada son vallas para evaluar los resultados de la fase completada antes de tomar la decisión de avanzar (también se conocen como puntos de decisión de seguir/no seguir). No necesita incluir el cronograma en la diapositiva, pero debe describir qué se hará durante una fase específica y cuánto tiempo se espera que eso demore, cuáles son los costos, qué riesgos se conocen y qué cambios se prevén. ¡No olvide destacar los logros que se esperan para el proyecto!
Diapositiva 4
Al final de la presentación, resuma brevemente las fases clave y los logros, los costos proyectados, los ahorros potenciales esperados, los cambios en el estado actual y la previsión del estado objetivo. Esta también es la llamada a la acción para los ejecutivos. ¿Qué es lo que les solicita o necesita de ellos? Asegúrese de conceder tiempo para preguntas y hacer saber al equipo que enviará emails o entregará un plan detallado más tarde.
Consideraciones generales al crear la presentación
Estas son algunas sugerencias para tener en cuenta durante la creación de la presentación.
Enfocarse en el flujo
Trabaje para crear una presentación donde se resuma claramente el proyecto, por qué habla sobre este, qué cree que sucederá, quién debe actuar y cuánto tiempo llevarán esas acciones.
Mantener un solo objetivo final
Al presentar un solo objetivo final, es posible mantener el enfoque sobre un tema. La meta es que los datos, los hechos, los presupuestos y la evidencia respalden los puntos principales. Con un solo objetivo final en mente, debe poder decir lo que necesita decir dentro del plazo adjudicado.
Incluir estadísticas pertinentes
Utilice sus datos para contar una historia. Asegúrese de que las estadísticas guarden relación con el proyecto y sean válidas. Verifique dos y tres veces los datos antes de dar su presentación.
Presentar los datos para llamar la atención
Destaque los datos pertinentes para que generen un impacto y den a entender la importancia y relevancia de este proyecto.
Enfocarse en el diseño de la diapositiva
No llene una diapositiva con demasiado contenido. Intente evitar un muro de texto. Asegúrese de que la información clave no se pierda entre un montón de palabras. No es conveniente usar demasiados colores o palabras en una página. Los gráficos son excelentes, pero no deben estar atestados de datos. Utilice el color con prudencia y etiquete todo claramente. Las diapositivas deben lucir bien, pero no saturadas.
A continuación, analizaremos algunas estrategias para dar una magnífica presentación.
