Trabajar con registros de Salesforce en los flujos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Comprender cómo interactúan los flujos con los registros de Salesforce.
  
• Crear un flujo que genere un registro de Salesforce.
  
• Crear un flujo que actualice un registro de Salesforce.
  

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? Comience el reto en un Trailhead Playground en español (LATAM) y utilice las traducciones entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto dependen de los datos en ese idioma. Si no aprueba el reto en su organización en español (LATAM), recomendamos que (1) cambie la configuración local a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés (según estas instrucciones) y, luego, (3) haga clic en el botón “Check Challenge” (Comprobar el reto) nuevamente.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Esta insignia es solo una parte del proceso hacia el dominio de Flow Builder. De principio a fin, la ruta Crear flujos con Flow Builder le sirve de guía en el aprendizaje de todo sobre Flow Builder. Siga esta secuencia de insignias recomendada para desarrollar habilidades sólidas de automatización de procesos y convertirse en un experto en Flow Builder.

Antes de empezar

Esta unidad amplía la información sobre lo aprendido en las insignias anteriores. Si no conoce las variables o necesita un repaso, consulte la unidad Aprender sobre las variables de flujo en la insignia Aspectos básicos de Flow Builder.

En Salesforce, los flujos son diagramas que realmente hacen distintas tareas. Hablemos de las tareas que pueden hacer los flujos.

La potencia de Flow Builder

La verdadera potencia de un flujo es que automáticamente puede hacer tareas en nombre del usuario, como: actualizar datos, enviar emails, presentar registros para su aprobación e interactuar con un sistema externo. Los flujos tienen una capacidad casi ilimitada.

Estudiamos las variables en el módulo Aspectos básicos de Flow Builder, pero es importante tener en cuenta que hacer un cambio en una variable no afecta a los registros de Salesforce. Para enviar cambios de variables a los registros o para interactuar con los datos de Salesforce, se usan los elementos de datos. Estos elementos pueden obtener valores de los registros, así como crear, actualizar y eliminar registros, ¡todo el paquete!

Antes de entrar en los detalles, mire este video sobre elementos de datos.

Crear un registro único desde cero

Los flujos pueden crear un registro para cualquier tipo de objeto en Salesforce: objetos estándar, objetos personalizados, incluso objetos en segundo plano que posiblemente no haya visto nunca. La clave es tener en cuenta que si lo ve en el gestor de objetos, puede crear un registro para eso. Cuentas, contactos, prospectos, tareas, productos de oportunidad, contratos de servicio, objetos personalizados… todos son válidos. Incluso puede crear registros para algunos objetos solo de API, pero tales objetos suelen tener más requisitos o efectos posteriores, así que tenga cuidado.

Cuando cree registros, puede crear uno solo o muchos a la vez, según cómo configura el elemento Create Records (Crear registros). La creación de varios registros requiere un tipo específico de variable (denominada variable de recopilación de registros), así que hablaremos de eso cuando estudiemos las variables de recopilación. Por ahora, vamos a centrarnos en la creación de un registro único.

Flo Smith es administradora de Salesforce y analista de negocios para Pyroclastic, Inc. En este módulo, usted es un administrador de Salesforce del equipo de Flo que la ayuda a automatizar algunos de los procesos de negocio de Pyroclastic.

Los gerentes de ventas de Pyroclastic quieren recordar a los propietarios de nuevos registros de cuenta que se comuniquen con sus nuevas cuentas. Flo le pide que elabore un flujo que cree tareas de seguimiento en las cuentas nuevas. Para hacer eso, usará el elemento Create Records (Crear registros) en el flujo nuevo.

Esta insignia usa flujos desencadenados por registro, que tienen configuración y funciones adicionales. Es posible que no haya estudiado los flujos desencadenados por registro, así que lo guiaremos con ejemplos. Para saber más sobre cómo configurar flujos desencadenados por registro, consulte la insignia Flujos desencadenados por registro.

¿Todo listo para pasar a la práctica con Flow Builder?

Inicie su Trailhead Playground ahora para seguirnos y probar los pasos de este módulo. Para abrir su Trailhead Playground, desplácese hasta el reto práctico y haga clic en Launch (Iniciar). También se utiliza la zona de pruebas cuando es el momento de completar los retos prácticos.

1. Cree un flujo desencadenado por registro:
   

• Object (Objeto): Account (Cuenta)
  
• Trigger the Flow When (Active el flujo cuando): A record is created (Se crea un registro)
  
• Condition Requirements (Requisitos de condición): All Conditions Are Met (AND) (Se cumplen todas las condiciones [AND])
  
• Field (Campo): Type (Tipo)
  
• Operator (Operador): Equals (Es igual a)
  
• Value (Valor): Prospect (Cliente potencial)
  
• Optimize the Flow for (Optimice el flujo para): Actions and Related Records (Acciones y registros relacionados)
  

2. En el lienzo del flujo, en la ruta posterior al elemento Start (Inicio), haga clic en . Seleccione Create Records (Crear registros).
   
3. En Label (Etiqueta), introduzca Create Follow-Up (Crear seguimiento).
   La etiqueta se convierte en el identificador del elemento en el lienzo y todo lo demás a lo que se hace referencia en el flujo. Por lo tanto, asegúrese de asignarle un nombre descriptivo.
   
4. En Description (Descripción), ingrese Create a task named Follow-Up Discovery Call, assigned to the account’s owner (Crear una tarea denominada Llamada de seguimiento para descubrimiento, asignada al propietario de la cuenta).
   
5. En How to set record field values (Cómo establecer valores de campo de registro), seleccione Manually (De forma manual).
   Esta opción le permite declarar el valor de cada campo de manera individual, lo cual hace que sea una excelente opción cuando quiere crear un registro con datos de varias fuentes.
   
6. En Object (Objeto), seleccione Task (Tarea).
   
   
7. Ahora, en Set Field Values (Establecer valores de campo), debe establecer el valor para cada campo que desea en el registro de tareas nuevo:
   
   • Field (Campo): Assigned To ID (Asignado a la Id.), Value (Valor): Triggering Account (Cuenta desencadenante)> Owner ID (Id. de propietario)(Desplácese y seleccione el campo Owner ID (Id. de propietario) que no tiene un > al final de la línea).
     
   • Field (Campo): Priority (Prioridad), Value (Valor): Normal
     
   • Field (Campo): Status (Estado), Value (Valor): Not Started (No se ha iniciado)
     
   • Field (Campo): Subject (Asunto), Value (Valor): Follow-Up Discovery Call (Llamada de seguimiento para descubrimiento)(Introduzca este texto directamente en vez de elegir un valor de la lista de selección).
     
   • Field (Campo): Related To ID (Relacionado con la Id.), Value (Valor): Triggering Account (Cuenta desencadenante) > Account ID (Id. de cuenta)
     
8. Guarde el flujo. En Flow Label (Etiqueta de flujo), introduzca Create Follow-Up on New Prospect (Crear seguimiento en nuevo cliente potencial).
   

También puede usar estos métodos en muchos otros elementos de Flow Builder.

Describir los flujos

En el elemento Create Records (Crear registros) que acaba de agregar, introdujo texto en el campo de descripción. Cuando un elemento tiene una descripción, ese elemento muestra el ícono  junto a la descripción. Pase el cursor sobre el ícono para mostrar la descripción del elemento.

Es una mejor práctica introducir una descripción siempre que sea posible. Las descripciones sirven para documentar la automatización. Esta documentación está disponible para cualquier administrador que abra el flujo, lo que elimina las conjeturas y facilita la solución de problemas. Es una pequeña cantidad de trabajo que puede ahorrar muchísimo tiempo y frustraciones en el proceso.

Para ahorrar esfuerzos en las numerosas tareas de copiar y pegar, no incluimos las descripciones en todos los ejercicios y retos de Trailhead, pero definitivamente son una mejor práctica en la vida real.

Actualizar un registro único

Si existe un registro en Salesforce, los flujos pueden modificarlo. Solo tiene que decirle al flujo qué registro desea modificar y qué cambios hay que hacer.

Flo Smith tiene otra solicitud de Ventas. Esta es de la división que controla el aumento de ventas. Ejecutan reportes para crear listas de llamadas, pero a veces los contactos no tienen teléfono. El hecho de no tener que buscar un número les ahorraría a los agentes de ventas muchísimo tiempo. Flo le pide que cree un flujo que permita comprobar si un contacto tiene número de teléfono, y si no tiene, que copie el número de teléfono de la cuenta relacionada en el contacto.

Para actualizar un registro en un flujo, utilice el elemento Update Records (Actualizar registros).

1. Cree un flujo desencadenado por registro:
   

• Object (Objeto): Contact (Contacto)
  
• Trigger the Flow When (Active el flujo cuando): A record is created (Se crea un registro)
  
• Condition Requirements (Requisitos de condición): All Conditions Are Met (AND) (Se cumplen todas las condiciones [AND])
  
• Field (Campo): Phone (Teléfono)
  
• Operator (Operador): Is Null (Es nulo)
  
• Value (Valor): $GlobalConstant.True
  
• Optimize the Flow for (Optimice el flujo para): Fast Field Updates (Actualizaciones de campo rápidas)
  

2. En el lienzo del flujo, en la ruta posterior al elemento Start (Inicio), haga clic en . Seleccione Update Records (Actualizar registros).
   
3. En Label (Etiqueta), ingrese Set Contact Phone (Establecer teléfono de contacto).
   
4. En How to Find Records to Update and Set Their Values (Cómo encontrar registros para actualizar y establecer sus valores), la única opción disponible es Use the contact record that triggered the flow (Usar el registro de contacto que desencadenó el flujo).
   
   
5. En Set field values for the contact record (Establecer valores de campo para el registro de contacto):
   

• En Field (Campo), seleccione Phone (Teléfono).
  
• En Value (Valor), seleccione $Record > Account (Cuenta) > Phone (Teléfono).
  

$Record es una variable especial que se usa con frecuencia en los flujos desencadenados por registro. Contiene los campos el registro que desencadenó el flujo. Por ejemplo, $Record > OwnerId indica el propietario del registro desencadenante. Para usar $Record en un flujo, selecciónelo de la sección de variables globales cuando seleccione un recurso.

6. Guarde el flujo. En Flow Label (Etiqueta de flujo), escriba Copy Account Phone to New Contact (Copiar teléfono de la cuenta en el contacto nuevo).
   

Eliminar registros

Por supuesto, no todos los registros de Salesforce duran para siempre. A veces, solo es necesario que el flujo capture un registro y lo lleve a Oz. (O al menos, a la papelera de reciclaje). Cuando desea usar un flujo para eliminar un registro, utilice el elemento Delete Records (Eliminar registros).

La eliminación de registros de Salesforce nunca debe hacerse a la ligera. Si tiene que eliminar registros, asegúrese de probar el flujo cuidadosamente en un entorno sandbox antes de activarlo para los usuarios. No querrá que el flujo empiece a eliminar automáticamente los registros incorrectos.

Además, tenga en cuenta que los registros generalmente aparecen por alguna razón, incluso si esa razón solo es la evidencia de que algo salió mal. Como regla general, evite eliminar registros a menos que nunca debieron haber existido desde el principio, y no necesita un registro de su existencia para los registros o la investigación futuros.

El elemento Delete Records (Eliminar registros) es similar a los elementos Create Records (Crear registros) y Update Records (Actualizar registros). En un elemento Delete Records (Eliminar registros), debe establecer las condiciones (3), el objeto (4) y los filtros (5). A continuación se incluye un ejemplo.

Espere... ¡Hay más! Existe otro elemento que interactúa con los registros. En la siguiente unidad, analizaremos cómo este y otros elementos utilizan las variables.

Recursos

• Recurso en video sobre flujos: Crear, actualizar y eliminar registros