Definir afiliaciones
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Conectar contactos con cuentas mediante afiliaciones.
- Describir las diferencias entre las afiliaciones y las afiliaciones principales.
- Describir de qué modo funciona la asignación de afiliaciones.
Este módulo brinda información sobre la versión de paquete gestionado de Education Cloud. A partir de marzo de 2023, los clientes nuevos o migrados usan las soluciones de plataforma integrada de Education Cloud en lugar de los paquetes gestionados. Para obtener información sobre la solución de plataforma integrada, consulte nuestra Documentación de Education Cloud.
Ahora que creó cuentas y contactos, su institución está tomando forma en EDA. Pero, al igual que sucede con una institución física, su institución en EDA se potenciará cuando las personas representadas por esos registros de contactos empiecen a interactuar con las organizaciones representadas por los registros de cuentas. En EDA, estas conexiones entre contactos y cuentas se denominan afiliaciones.
Los integrantes tendrán diferentes afiliaciones a distintas organizaciones en la institución. La creación de estas afiliaciones en un registro de contacto contribuye a la vista completa que le permite a la institución educativa comprender y asistir a cada integrante de la manera en que lo necesita para desempeñarse con éxito. Como sabemos que es el objetivo principal de su institución, pasemos a la acción y veamos cómo se crean afiliaciones en EDA.
Afiliaciones
Además de los tipos de registro Cuenta administrativa y Cuenta doméstica, EDA proporciona otros cinco tipos de registro de cuenta:
- Programa académico
- Organización de negocio
- Institución educativa
- Organización deportiva
- Departamento universitario
Cada vez que crea una conexión entre un integrante (contacto) y alguna de las cuentas anteriores, se crea una afiliación. Por ejemplo, cuando el estudiante de Cloudy College Miguel Parker se inscribe en una carrera de grado con especialización en Matemática y acepta jugar en el equipo de básquet, su registro de contacto se afilia a la cuenta Departamento universitario para el Departamento de Matemática y a la cuenta Organización deportiva para el equipo de básquet.
Las afiliaciones son importantes porque los estudiantes y otros contactos suelen tener muchas. Salesforce le permite administrarlas, ya sea que un contacto tenga 2, 20 o 200 afiliaciones. También puede designar la función del contacto para cada afiliación —como estudiante, cuerpo docente, atleta, ayudante de cátedra, etc.— de modo que pueda identificar fácilmente cómo está conectado un contacto a una cuenta.
En el registro del contacto, las afiliaciones se ven así:
En este registro del contacto, puede ver que Miguel actualmente está afiliado a cuatro organizaciones en el campus. Los contactos pueden tener tantas afiliaciones como necesiten. Al crear una afiliación, también es posible especificar ciertas cuentas como afiliaciones principales. Una afiliación principal es una cuenta, quizás entre muchas, que es la central. Algunos ejemplos habituales incluyen el departamento correspondiente a la especialización en la carrera de grado de un estudiante (sobre todo, si está afiliado a uno o más departamentos), el programa académico principal de un estudiante y su equipo deportivo principal. Un contacto puede tener un máximo de seis afiliaciones principales, una para cada uno de los seis tipos de registro predeterminados, además de la cantidad de afiliaciones principales personalizadas que desee. Siga leyendo para obtener más detalles sobre la creación de afiliaciones principales.
Crear una cuenta
Para crear un programa académico, un departamento, una organización, una institución educativa o un equipo deportivo, debe crear una cuenta.
- Haga clic en la ficha Cuentas y en Nueva.
- Seleccione el tipo de registro para la cuenta y haga clic en Siguiente.
Por ejemplo, si va a crear una cuenta para una escuela secundaria, seleccione Institución educativa. Como usaremos de ejemplo la escuela Lake Oswego Senior High School, primero deberá crearla aquí.
- Complete los detalles de la cuenta y haga clic en Guardar.
Para practicar cómo crear afiliaciones, puede ser útil contar con varias cuentas entre las cuales elegir. Si tiene unos minutos, repita los pasos anteriores y cree diferentes tipos de cuenta que podrá usar más adelante. Si se le acabaron las ideas, vuelva a crear los tipos de cuenta y nombres de organización que ya usó en el registro de contacto de Miguel.
Crear afiliaciones y afiliaciones principales
Una vez creadas las cuentas, puede afiliar contactos a esas cuentas.
- Vaya al contacto para el cual desea crear una afiliación.
En este ejemplo, nos desplazamos hasta el registro de contacto de Miguel Parker para poder afiliarlo a una escuela secundaria, dos departamentos académicos y un equipo deportivo.
- En la lista relacionada Cuentas afiliadas, haga clic en Nueva.
- En el campo Organización, empiece a escribir el nombre de la cuenta que desea afiliar y luego selecciónela cuando la vea.
En este ejemplo, afiliamos a Miguel al equipo de básquet de Cloudy College.
También puede crear cuentas desde este menú si no ve la que desea en la lista.
- Miguel juega en el equipo de básquet, por lo que se debe seleccionar Atleta en el campo Función. Puede seleccionar el estado Actual. Al seleccionar una función y un estado, podrá saber exactamente de qué modo se afilia un contacto a esta cuenta. Esta información es importante, sobre todo, si un contacto presenta varias afiliaciones, ya que permite tener un panorama completo del contacto.
- (Opcional) Complete el resto de los campos en el cuadro de diálogo. Seleccione Principal si quiere que la cuenta sea la afiliación principal del contacto.
- Haga clic en Guardar.
Repita los pasos descritos arriba para agregar la afiliación de Miguel a la especialización de Matemática en su carrera de grado. Al agregar el Departamento de Matemática como organización afiliada, marque la casilla para convertirlo en la afiliación principal.
Su pantalla se verá así.
Para seguir agregando afiliaciones, haga clic en Guardar y nuevo. Cuando termine, haga clic en Guardar.
EDA ofrece la posibilidad de ver todas las afiliaciones principales de un contacto en un solo lugar: la sección Afiliaciones principales del registro de contacto.
Como dijimos, una afiliación principal es la afiliación central en una lista de afiliaciones principales para el mismo tipo de registro de cuenta; por ejemplo, el departamento de la especialización de un estudiante o el principal equipo deportivo en el que juega el estudiante.
¡Bien hecho! Ahora que creó un contacto, cuentas y afiliaciones en EDA, es hora de agregar conexiones entre los contactos: relaciones.
