Crear contactos y cuentas
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Crear contactos en EDA para generar una vista completa de los integrantes.
- Gestionar los registros de cuentas en EDA.
Este módulo brinda información sobre la versión de paquete gestionado de Education Cloud. A partir de marzo de 2023, los clientes nuevos o migrados usan las soluciones de plataforma integrada de Education Cloud en lugar de los paquetes gestionados. Para obtener información sobre la solución de plataforma integrada, consulte nuestra Documentación de Education Cloud.
Si estuvo siguiendo la ruta Administrar Education Data Architecture (EDA) (que recomendamos enfáticamente), habrá aprendido sobre el modelo de cuenta de EDA y habrá configurado su instancia de EDA y el campus en EDA. Ahora, está listo para agregar y definir integrantes. En EDA, los estudiantes (así como el cuerpo docente, los exalumnos y otras personas de la comunidad del campus) están representados por registros de la cuenta de contactos. Una vez creados los contactos, podrá hacer todo tipo de tareas increíbles para generar una vista completa de sus integrantes. Esta vista permite que todos los integrantes de la institución educativa comprendan verdaderamente la trayectoria de cada una de las personas y las formas en que interactúan con la institución.
¿Desea pasar a la práctica con la definición de integrantes en EDA?
En este módulo, le mostramos los pasos para crear registros de contactos y definir integrantes en EDA. En este módulo no hay retos prácticos; pero, si desea practicar y probar los pasos, puede configurar una instancia de Playground con el módulo Instalar EDA en un Trailhead Playground.
La Instalación de EDA está disponible en Salesforce AppExchange. También puede encontrarla aquí.
La instalación de EDA mediante metaDEPLOY sobrescribe todas las personalizaciones existentes. Si está en este paso y usa su organización de producción, deténgase y asegúrese de que ahí es donde quiere estar. Si continúa, sus datos se eliminarán y se restablecerán las personalizaciones.
Cuentas administrativas y domésticas
En el módulo Fundamentos de Education Data Architecture (incluimos un vínculo en la sección Recursos si quiere echar otro vistazo), encontrará una experiencia completa del modelo de cuenta de EDA y la diferencia entre las cuentas administrativas y las cuentas domésticas. Aquí incluimos un breve recordatorio de las funciones clave de cada opción de modelo de cuenta en EDA.
- La cuenta administrativa es la representación de un contacto a nivel de la cuenta. Es una relación de uno a uno cuyo propósito principal es cumplir el requisito del modelo de datos de Salesforce que exige que cada contacto tenga una cuenta asociada. Las instituciones de educación superior pueden preferir usar la cuenta administrativa individual, que es más liviana, en ciertos momentos del recorrido del estudiante (durante el reclutamiento o las admisiones, y en la inscripción activa).
- La cuenta doméstica representa el núcleo familiar al que corresponde el contacto de un estudiante. A diferencia de la relación de uno a uno propia de la cuenta administrativa, generalmente, una cuenta doméstica contiene varios contactos además del estudiante, como padres, tutores, hermanos y otros miembros de un núcleo familiar compartido. Puede que una oficina de exalumnos o desarrollo profesional prefiera convertir a los contactos en un modelo de cuenta doméstica cuando se conviertan en exalumnos.
Hay varias opciones estratégicas para elegir respecto del modelo de cuenta preferido para su institución. Como ayuda para elegir una, consulte la información en el módulo Fundamentos de EDA Data Architecture, mencionado arriba. ¿Aún no tiene certezas de qué modelo de cuenta es el más adecuado? Buenas noticias: ahora puede ensayar ambos modelos en su organización de prueba. Si inició sesión en ella, ya puede empezar a practicar cómo crear registros de cuentas. Comencemos por las cuentas administrativas.
Crear un nuevo contacto y una cuenta administrativa
Una vez que elija un modelo de cuenta y realice la selección en la configuración de EDA (a continuación, le mostramos cómo hacerlo), este se convertirá en el registro de cuenta predeterminado para todos los registros de contactos recién creados. El modelo de cuenta administrativa es el predeterminado en la prueba de EDA, por lo que no debe realizar ninguna acción especial para crear una nueva cuenta administrativa. Al crear un contacto, se generará automáticamente la correspondiente cuenta administrativa.
Siga estos pasos para crear un nuevo contacto y una nueva cuenta administrativa.
- Haga clic en la ficha Contactos y seleccione Nuevo contacto.
- Complete el nombre y el apellido del contacto, así como otros detalles. Hay un campo Nombre de cuenta en el registro del contacto. Déjelo en blanco.
- Haga clic en Save (Guardar).
- Para verificar la creación de la cuenta administrativa, puede hacer clic en el botón Contact Hierarchy (Jerarquía de contactos) en el registro de contactos para ver el registro de jerarquía de contactos.
Crear un contacto y una cuenta doméstica
Para practicar cómo crear cuentas domésticas en la organización de prueba de EDA, debe cambiar el modelo de cuenta predeterminado en la configuración de EDA. Veamos cómo hacerlo:
- Vaya a la configuración de EDA haciendo clic en la ficha Configuración de Education Cloud.
- En Products (Productos), busque Education Data Architecture (Arquitectura de datos de educación) y haga clic en Settings (Configuración).
- En el panel de la izquierda, seleccione Modelo de cuenta predeterminado. Esta opción se encuentra anidada en Modelo de cuenta, en la sección Personas y grupos.
- Haga clic en Editar y seleccione Cuenta doméstica en la lista de selección Modelo de cuenta predeterminado.
- Haga clic en Save (Guardar).
Si desea crear nuevos contactos asociados a cuentas domésticas, siga los pasos mencionados arriba para crear contactos con cuentas administrativas.
Cuando aparezca, el registro de cuenta doméstica para el nuevo contacto debería verse así:
En este ejemplo, la estudiante Stella MacMillan es el Contacto principal en la cuenta doméstica que se denomina automáticamente Núcleo familiar MacMillan.
La organización de prueba de EDA es el lugar ideal para practicar cómo crear contactos nuevos con cada modelo de cuenta. Ensaye con su organización de prueba en lugar de trabajar con datos en directo en una organización de producción. Cuando termine de crear un conjunto de registros de cuentas de muestra en la organización de prueba, recuerde volver a la configuración de EDA y restablezca el modelo de cuenta predeterminado a Administrativo. Este es el modelo que usamos para los conjuntos de datos de muestra en otras unidades de este módulo.
Los contactos y las cuentas son la base de la gestión de integrantes en EDA. Sin embargo, para obtener una vista completa personalizada, es preciso crear estos registros con conexiones a otras organizaciones y miembros pertenecientes a la comunidad de su institución. En la próxima unidad, aprenderá más sobre las conexiones que puede establecer mediante las afiliaciones.
