Conectar a los estudiantes con inscripciones en programas y enlaces de cursos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Explicar qué son los programas y las inscripciones en programas.
Crear un programa e inscribir a un contacto en él.

Este módulo brinda información sobre la versión de paquete gestionado de Education Cloud. A partir de marzo de 2023, los clientes nuevos o migrados usan las soluciones de plataforma integrada de Education Cloud en lugar de los paquetes gestionados. Para obtener información sobre la solución de plataforma integrada, consulte nuestra Documentación de Education Cloud.

Inscripciones en programas

EDA facilita el seguimiento de la trayectoria educativa de un integrante, ya que mantiene un registro completo de las inscripciones en programas y los enlaces de cursos del contacto.

Las inscripciones en programas registran la conexión de un contacto con un programa académico.
Los enlaces de cursos registran la conexión de un contacto con un curso.

En EDA, un programa es un tipo de cuenta con un tipo de registro Programa académico. Las inscripciones en programas conectan a los contactos con programas. Por ejemplo, Vanessa Rodriguez es una nueva estudiante de Cloudy College. Quiere registrar su especialización en Inglés. Para Vanessa, el programa académico es Lic. en Inglés, y está conectada a ese programa académico mediante la inscripción en programas en su registro de contacto.

Dicho en términos más técnicos: el registro de inscripción en programas es un objeto de unión en Salesforce que vincula los objetos de contacto y de programa académico.

Las inscripciones en programas conectan a los contactos con las cuentas de Programa académico, mientras que las afiliaciones representan la conexión de los registros de contactos y los registros de cuentas de programa académico.

Inscribir a un contacto en un programa académico

Después de crear un programa académico, puede empezar a inscribir en él a los contactos. Practiquemos cómo inscribir a Vanessa en su programa académico de Cloudy College.

Haga clic en la ficha Contactos.
Haga clic en el nombre del contacto que desea inscribir en el programa. Si seguimos con nuestro ejemplo, elija a Vanessa Rodriguez.
Vaya a la lista relacionada Inscripciones en programas y haga clic en Nuevo.
En el campo Programa, seleccione la cuenta de programa académico correspondiente o cree una cuenta nueva haciendo clic en + New Account (+ Nueva cuenta).
En este ejemplo, usamos B.A.English.
Directamente en el nombre del contacto, marque la casilla de verificación Apto para inscribirse. Esta opción le indica a quien ve el registro que este contacto puede inscribirse en los cursos. (Más adelante, profundizaremos en los cursos).

Esta opción es útil si tiene un sistema de información de estudiantes (SIS) integrado en EDA. Por ejemplo, el SIS permite rellenar la información de registro de un alumno en la inscripción en programas y seleccionar automáticamente esta opción para indicar que el estudiante puede inscribirse en cursos.
Complete los otros detalles del programa (opcional) y haga clic en Guardar.

Ahora que Vanessa está inscrita en el programa Lic. en Inglés, puede empezar a inscribirla en los cursos. Pasemos a los enlaces de cursos.

Conectar a un contacto con un curso

Al crear un enlace de cursos, elegirá si va a conectar al contacto como estudiante o como cuerpo docente para la oferta de curso (el periodo o plazo específico durante el cual está disponible el curso). Si bien los tipos de registro predeterminados para los enlaces de cursos que vienen directamente con EDA son Estudiante y Cuerpo docente, puede crear más si lo considera necesario. Por ejemplo, puede que, a veces, necesite un tipo de registro adicional para Ayudante de cátedra. Estos tipos de registro simplemente definen la conexión del contacto con su curso en particular (un estudiante del curso, el cuerpo docente del curso, etc.). Esto quiere decir que no determinan la función general del contacto en la institución educativa, ya que los contactos pueden tener muchas funciones distintas.

¿Necesita repasar qué son los cursos y las ofertas de cursos? Ambos conceptos se tratan en el módulo Configuración de arquitectura educativa, cuyo vínculo figura en la sección Recursos.

Puede conectar a un contacto con un curso desde la lista relacionada Enlaces de cursos en el contacto o desde la inscripción en programas del contacto. Al agregar el curso desde la inscripción en programas, garantiza que el Id. de inscripción del programa se rellene automáticamente. En cambio, si agrega el curso desde el contacto, asegúrese de tener a mano el Id. de inscripción del programa del contacto. Puede encontrarlo en la lista relacionada Inscripciones en programas.

Realice una de las siguientes acciones.
1. En el registro del contacto, vaya a la lista relacionada Enlaces de cursos y haga clic en Nuevo. Agregue el Id. de inscripción del programa.
2. En el registro del contacto, vaya a la lista relacionada Inscripciones en programas y haga clic en el número de inscripción. En la lista relacionada Enlaces de cursos, haga clic en Nuevo.
Tiene la opción de elegir Estudiante o Cuerpo docente. Como estamos creando un enlace de cursos para Vanessa, elegiremos Estudiante.
Haga clic en Siguiente.
Empiece a escribir el nombre en el campo Contacto. Para este ejemplo, seleccionamos Vanessa Rodriguez.
En el cuadro de texto Id. de Oferta de curso, empiece a escribir el nombre de la oferta de curso. A medida que escriba, irán apareciendo los cursos que coincidan con su búsqueda. En este ejemplo, introducimos ING 211 - OTOÑO 2020.
Si necesita crear una nueva oferta de curso, haga clic en + Nueva oferta de curso.

Su pantalla debería verse así:
Si este enlace de cursos es para un miembro del cuerpo docente, seleccione Principal para designar al contacto como el principal miembro del cuerpo docente para la oferta de curso asociada.
Introduzca otros detalles (opcional) y haga clic en Guardar.

¡Buen trabajo! Acaba de conectar a un contacto con un curso. Revise el registro del contacto para ver los resultados de su trabajo en esta unidad.

¡Excelente! Ahora sabe usar EDA para inscribir a un estudiante en un programa académico y para conectar a un contacto con una oferta de curso.

Se está convirtiendo en un experto en la gestión de integrantes en EDA. Queda una unidad más, que es perfecta para los administradores que ya tienen conocimientos sobre los aspectos básicos vistos hasta ahora. Nos vemos en la siguiente unidad. Allí encontrará una introducción a las funciones de EDA que completarán su visión completa de los integrantes.