Colocar a los integrantes en el centro de la estrategia de datos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar por qué una estrategia de datos centrada en los integrantes es útil para las instituciones educativas.
• Describir los pasos para realizar trabajo previo de la estrategia de datos.

Este módulo brinda información sobre la versión de paquete gestionado de Education Cloud. A partir de marzo de 2023, los clientes nuevos o migrados usan las soluciones de plataforma integrada de Education Cloud en lugar de los paquetes gestionados. Para obtener información sobre la solución de plataforma integrada, consulte nuestra Documentación de Education Cloud.

La importancia de los datos aumenta a un ritmo que no parece que vaya a desacelerarse en un futuro cercano. La buena noticia es que a su institución no le faltan datos. Es posible que haya recopilado estos valiosos activos durante décadas (o hasta siglos) y que los haya almacenado en diversos sistemas.

¿Cuáles son las malas noticias? Cuando los datos están aislados y son inaccesibles, no se pueden aprovechar. En lugar de ser interesantes y de tener mucho potencial, los datos no gestionados pueden resultar caóticos, abrumadores y desordenados. La vulnerabilidad inherente a los datos aislados es más preocupante que la desorganización o las oportunidades perdidas. Cuando no se cuenta con una forma de proteger los datos en todos los sistemas, es más fácil que se haga un uso abusivo de ellos y que no se vean las señales de alerta, ya que no se tiene el panorama completo.

Una estrategia de datos ordena los procesos de recopilación, almacenamiento y seguridad de los datos de una institución, y permite acceder a la valiosa información que contienen los datos y analizarla. Con estas perspectivas, su institución puede tomar decisiones estratégicas y sensatas.

En este módulo, exploraremos los beneficios de un enfoque que centra la estrategia de datos en los integrantes en el área educativa. Al contar con una estrategia que priorice a los integrantes (como los estudiantes potenciales, los estudiantes actuales y los exalumnos), su institución puede brindarles la experiencia más interesante y más compasiva posible mediante el uso de datos.

Para mostrar cómo sería implementar una estrategia de datos centrada en los integrantes, seguiremos a varios departamentos de la universidad ficticia Cloudy College a medida que colaboren en sus planes para crear una estrategia de datos. A continuación, se proporciona una breve introducción sobre Cloudy College y la administradora de Salesforce de Cloudy.

• Cloudy College es una universidad privada de humanidades y ciencias ubicada en el noroeste de Estados Unidos. Fundada en 1964, Cloudy College recientemente inscribió más de 3800 estudiantes para el semestre de otoño. Cloudy College utiliza Salesforce para educación a fin de realizar muchas de sus operaciones en el campus.
  
  
• Nina Brown es la administradora de Salesforce en Cloudy College. Nina tiene siete años de experiencia en la administración de Salesforce en la enseñanza superior y, desde hace cuatro años, es la administradora de Salesforce en Cloudy College. Colabora frecuentemente con colegas de los principales departamentos de la institución, incluidos los de las oficinas de Reclutamiento y Admisiones, Asesoramiento y Servicios de Trayectoria Profesional, y Avances.

Comprender el valor de la estrategia de datos

A medida que avance en este módulo, logrará una inmersión profunda en la estrategia de datos en el área educativa. En esta unidad, comenzamos con los aspectos básicos, para lo cual respondemos dos preguntas clave:

• ¿Por qué se considera que la estrategia de datos centrada en los integrantes es un activo para las instituciones educativas?
• ¿Cómo puede su institución comenzar a planear una estrategia de datos exitosa?

Obtener una visión de 360 grados de los integrantes
Los datos de buena calidad son esenciales para la implicación de los integrantes. Gracias a la estrategia de datos centrada en los integrantes, puede lograr una visión de 360 grados de sus estudiantes potenciales, estudiantes actuales y exalumnos. ¿Qué significa esto exactamente? Significa que aprovecha los datos de los integrantes que ya está recopilando para entender verdaderamente su experiencia en la institución y qué es lo más importante para ellos en cada paso del recorrido. Veamos estos ejemplos de Cloudy College.

Nina está preparando una reunión inicial para comenzar a planificar la estrategia de datos de Cloudy. Participarán los representantes de diversos departamentos, como Reclutamiento y Admisiones, Servicios de Trayectoria Profesional y Asesoramiento, y Avances. Nina les pidió a los representantes de los distintos departamentos que identifiquen las principales necesidades de sus integrantes en función de los comentarios de alto nivel que recopilaron recientemente. A Nina le entusiasma escuchar a estos equipos porque, en conjunto, representan el ciclo de vida completo de un estudiante en Cloudy College. Registra las respuestas de todos y toma nota de las soluciones de Salesforce que puede ofrecer para satisfacer las distintas necesidades de los integrantes. Veamos sus notas a continuación.

Nina sabe que una parte importante de la estrategia de datos de Cloudy College será incluir una forma de hacer un seguimiento de las entradas y de hacer ajustes, ya que las necesidades de los integrantes cambian. Toma nota de algunas sugerencias.

• Usar bucles de comentarios, como encuestas, grupos de Chatter y también emails, para recopilar datos actualizados.
• Usar reportes y tableros de Salesforce para hacer un seguimiento de las tendencias.

Mejorar los procesos de negocio 
Los procesos de negocio dependen en gran medida de que los datos sean correctos y estén completos. Las instituciones educativas que cuentan con una estrategia de datos sólida pueden optimizar el flujo de información entre los departamentos del campus, estandarizar procesos y mejorar la calidad de trabajo de los usuarios finales.

Nina tiene una perspectiva especial acerca del valor de mejorar los procesos de negocio en Cloudy. Debido a que está en contacto con todos los departamentos con frecuencia, sabe que se lleva a cabo mucho trabajo en el campus. También sabe que se duplican los esfuerzos y que los datos se fragmentan, ya que cada equipo sigue su propio protocolo al no haber una estrategia que abarque todo el campus. Nina sabe que implementar una estrategia de datos puede parecer abrumador al principio, pero confía en que tendrá aceptación cuando todos comprueben la forma en que mejorará la experiencia de los integrantes y en que optimizará los esfuerzos del cuerpo docente y del personal.

Planificación para el éxito

Una vez que descubra el impacto que puede tener una estrategia de datos en su institución, posiblemente desee apurarse a implementar una lo antes posible. Pero, como con todo lo bueno, se necesita un poco de paciencia y planificación para desarrollar una estrategia que funcione en su institución educativa. Veamos el trabajo previo que deben completar usted y su equipo de colaboradores.

Comenzar con el modelo de madurez de datos
Para planificar el futuro, debe tener una comprensión precisa de su punto de partida. El modelo de madurez de datos puede ayudarlo a tener una idea clara de la actual situación de su institución en relación con los datos.

El marco del modelo de madurez de datos tiene cuatro etapas: Digitalización, descripción, predicción y acción.


Cuando Nina comienza a aplicar el modelo de madurez de datos a la trayectoria de datos de Cloudy College, observa que Cloudy completó la mayor parte del trabajo de la etapa de digitalización y que tiene varias iniciativas que corresponden a la etapa de descripción. El problema es que, en la actualidad, cada departamento aborda los reportes y análisis de manera individual.

Con frecuencia, Nina responde preguntas que le hacen las partes interesadas entusiastas de Cloudy acerca de innovaciones, como la inteligencia artificial (IA), las predicciones y los algoritmos. Nina entiende por qué estas preguntas y pedidos surgen continuamente: aquí es donde se aprecia el valor más vanguardista y motivador de trabajar con los datos. Ella también quiere implementar esta tecnología. Nina agradece poder compartir el modelo de madurez de datos con el equipo de estrategia de datos. Este recurso ayuda a explicar que el trabajo con los datos se produce por etapas y que es importante no omitir el trabajo menos glamoroso que suponen los dos primeros pasos. El trabajo de base es esencial para lograr la fluidez de los datos. Cuanto más esfuerzo invierta Cloudy College en esta preparación, más útiles e impresionantes serán sus futuras iniciativas de inteligencia artificial.

Identificar las fuentes de datos
El siguiente paso en el trabajo previo de la estrategia de datos es tener una idea sobre el origen de los datos de la institución. Algunas fuentes de datos pueden resultar obvias y pueden detectarse fácilmente. Es posible que deba investigar un poco para encontrar otras. Nina pidió a los representantes de cada departamento que, para la reunión, realizaran una auditoría de las fuentes de datos de sus respectivos equipos. Registró todas sus respuestas en la siguiente hoja de trabajo.

Preparación para la integración
Como puede observar en la hoja de trabajo de Nina, una fuente de datos significativa para Cloudy son los sistemas existentes. Es muy común que escuelas y universidades utilicen varios sistemas y herramientas tecnológicos. Lamentablemente, los datos desconectados evitan que obtenga esa vista completa de 360 grados de los integrantes y las operaciones. Además, es costoso y lleva mucho tiempo corregir las incoherencias que se generan entre los datos. La solución es la integración.

¿A qué nos referimos con integración? Es el proceso de vincular distintos sistemas informáticos y aplicaciones de software para que actúen como una unidad coordinada. La integración de datos tiene aspectos técnicos y comerciales.

La integración es una conversación constante en Cloudy, y Nina encontró un recurso específico que le resultó muy útil. Es el libro de trabajo Crear una estrategia de integración, creado por Salesforce.org. (Encontrará un vínculo a este libro de trabajo en la sección Recursos de esta unidad para que pueda acceder fácilmente). Se trata de un recurso gratuito que ayudó a varias de las partes interesadas de la universidad a entender qué es la integración y cómo puede abordar el trabajo Cloudy. Para la reunión sobre estrategia de datos, Nina se centró en una tabla en particular del libro de trabajo: la tabla Elemento de datos. Comenzó a completar las métricas y los sistemas específicos de Cloudy.

Evaluación de la calidad de los datos de la institución
La última práctica recomendada que sugerimos es evaluar de manera formal la calidad de los datos de su institución. La cantidad de datos casi nunca es un problema. Pero, muchas veces, se omite la evaluación de la calidad de los datos, a pesar del gran impacto que esto puede tener.

Para este paso, recomendamos usar El libro de trabajo de la organización exitosa como guía. Este es otro recurso gratuito de Salesforce.org y, nuevamente, podrá encontrar un vínculo a este libro de trabajo en la sección Recursos que se encuentra más abajo.

En el nivel más alto, el análisis de calidad de datos aborda dos problemas clave: a dónde van los datos recopilados y cómo se usan. Para analizar más profundamente, pregúntese y pregunte a sus colaboradores lo siguiente acerca de cada fuente de datos:

• ¿Quién tiene acceso a estos datos?
• ¿Qué objetos estándar se utilizan?
• ¿Qué objetos personalizados o campos se crearon?
• ¿Qué automatizaciones se usan?
• ¿Cuántos datos tenemos?

No es raro que las instituciones educativas tengan grandes volúmenes de datos de algunas categorías. Si este es su caso, le recomendamos que tenga a mano el siguiente recurso: Best Practices for Deployments with Large Data Volumes (Prácticas recomendadas para la implementación con grandes volúmenes de datos). Este libro de trabajo brinda asistencia con prácticas recomendadas, sugerencias para optimizar el desempeño y estudios de casos que ofrecen información valiosa acerca de los retos con relación al volumen de datos.

Nina completa por su cuenta parte del trabajo previo de la estrategia de datos y delega otras tareas a los demás miembros del comité de estrategia de datos. Se siente segura de la estructura que el trabajo previo proporcionará a la primera reunión de planificación. 

Siga leyendo para acompañar a Cloudy College en la definición de las trayectorias de integrantes y la asignación de estas a procesos de negocio existentes.

Recursos

• PDF: Crear una estrategia de integración
• PDF: El libro de trabajo de la organización exitosa
• PDF: Best Practices for Deployments with Large Data Volumes