Personalizar el proceso de aprobación de registros

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Definir un proceso de aprobación y especificar sus componentes clave.
• Planificar la automatización de un proceso de negocio mediante un proceso de aprobación.

Primeros pasos con aprobaciones

Un proceso de aprobación automatiza el modo en que se aprueban registros de Salesforce en su organización. En un proceso de aprobación, se debe especificar lo siguiente:

• Los pasos necesarios para que se apruebe un registro y quién lo aprueba en cada paso. Por ejemplo, si un empleado crea una solicitud de tiempo libre, haga que Salesforce envíe automáticamente una solicitud de aprobación al director del empleado.
• Las acciones que se deben realizar basadas en lo que sucede durante el proceso de aprobación. Por ejemplo, si se aprueba una solicitud de descanso, actualice campos en el registro del empleado. Pero si se rechaza la solicitud, envíe una notificación al empleado.

Vamos a examinar un proceso de aprobación de ejemplo para ver cómo se procesa un registro en los distintos pasos del proceso. En este ejemplo, un usuario envía una solicitud para ocupar un nuevo puesto en una compañía.

Cuando un usuario solicita por primera vez la aprobación para un nuevo puesto, se realizan acciones de envío iniciales. La acción de envío inicial predeterminada bloquea el registro. Esta acción garantiza que otros usuarios (a excepción de los aprobadores y administradores) no puedan cambiar el registro mientras esté pendiente de aprobación. Otras acciones de envío posibles incluyen el envío de una alerta de email, la actualización de un campo de un registro, la creación de una tarea o el envío de un mensaje saliente.

Los pasos de aprobación permiten asignar solicitudes de aprobación a varios usuarios y definir la cadena de aprobación para un proceso de aprobación determinado. En este ejemplo, el primer paso asigna la solicitud de aprobación al responsable directo del remitente.

Si el responsable directo rechaza la solicitud, se ejecutan las acciones de rechazo finales, estableciendo el estado de aprobación del puesto como Rejected (Rechazada).

Si el responsable directo aprueba la solicitud, se aplica el siguiente paso al registro (aprobación del director general). Si el director general rechaza el puesto, se realizan las mismas acciones de rechazo finales.

Si el director general aprueba el puesto, se ejecutan las acciones de aprobación finales. Establecen el estado de aprobación como Approved (Aprobado), desbloquean el registro para futuras actualizaciones y notifican al empleado que solicitó el nuevo puesto.

Las acciones de aprobación finales solo se realizan cuando se aprueba un registro y no hay ningún otro paso de aprobación más.

Crear un proceso de aprobación

Ahora que vio el esquema básico de un proceso de aprobación, póngase manos a la obra. Tiene que asegurarse de que un gerente apruebe las oportunidades que tengan un descuento superior al 40%. La oportunidad debe reflejar su estado de aprobación: Aprobada o No aprobada.

Planifique su proceso de negocio antes de intentar automatizarlo. Esto facilita la tarea de configuración cuando utilice una de nuestras herramientas de automatización.

Planificación previa

Antes de lanzarnos, tracemos un plan.

Simplificamos este caso para los fines de este reto. En la vida real, uno puede utilizar el campo de descuento para el producto de una oportunidad y, a continuación, utilizar un campo de resumen para agregar este valor al registro de oportunidad.

Recursos

• Documentación: Prepararse para crear un proceso de aprobación
• Documentación: Límites y consideraciones sobre las aprobaciones