Planifique las actividades, la programación y los costos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:  

• Crear una estructura de desglose de trabajo.
  
• Desarrollar la programación de un proyecto.
  

Planificación para el éxito

Imagínese esto. Usted es gerente de proyectos en un hospital grande. Hace poco, se designó un CEO nuevo. Hoy, anunció que la organización emprenderá un proyecto considerable: un sistema de gestión automatizada de camillas designado para optimizar el uso de las camillas y, en última instancia, aumentar los ahorros y las ganancias. El CEO declara que el proyecto comenzará la próxima semana, finalizará en tan solo unas semanas y costará exactamente USD 100.000.

Esta decisión no se le consultó a nadie, y estos parámetros del proyecto parecen haber surgido al azar. Por desgracia, los escenarios como este son comunes. Desde la perspectiva de la gestión de proyectos, los proyectos con un tiempo y un costo fijos son muy problemáticos y es probable que fallen. ¿Por qué? En pocas palabras, imponer un plazo y un presupuesto antes de comprender el ámbito representa un error.

Se lo asignó a usted como gerente del proyecto para esta iniciativa y se le dio instrucciones de comenzar. ¿Qué hace? Debe poner en práctica sus habilidades de gestión de proyectos y comenzar a planificar para establecer las expectativas adecuadas. Walden University nos permite saber cómo hacer esto.

Desglóselo

Establecer el ámbito del proyecto es el primer paso para la planificación. El ámbito abarca todo el trabajo que se debe realizar para obtener el resultado esperado. Debe formular el ámbito mediante los requisitos que disponen el patrocinador y las partes interesadas clave. 

Debe reflejar el ámbito en una herramienta común conocida como estructura de desglose de trabajo (WBS). La WBS identifica las actividades que se deben completar para producir la entrega final y las entregas secundarias asociadas. Mediante la WBS, puede planificar la programación y el costo.

Asumamos que se identificó el ámbito de este proyecto, y que se formuló una WBS y se la proporcionó al equipo del proyecto.

¿Qué podemos aprender de la WBS? 

• El sistema de gestión de camillas es la entrega final esperada del proyecto.
  
• La tecnología del sistema es una entrega secundaria del sistema de gestión de camillas.
  
• Hay dos entregas secundarias asociadas con la tecnología del sistema: el software de la aplicación y el hardware del sistema.
  
• Se definieron cuatro actividades para cada una y se las debe completar con el fin de entregar el software de la aplicación y el hardware del sistema.
  

Se encuentra un paso más cerca de establecer la expectativa adecuada con el CEO.

¿Cuánto tiempo llevará?

Para simplificar, observemos un solo componente del proyecto: el software de la aplicación de gestión de camillas. Debe estimar la duración de cada actividad definida en la WBS. Estimar las duraciones de las actividades es uno de los aspectos más técnicos del trabajo de un gerente de proyectos.

Para comenzar, se deben asignar personas a las actividades. ¿Qué nivel de experiencia se necesita para realizar las actividades? ¿La organización cuenta con personas que tengan el nivel de experiencia necesario? ¿Están disponibles cuando se las necesita? Estas son solo algunas de las preguntas que se deben responder para determinar con precisión qué tanto tiempo se necesitará para completar el proyecto.

El gráfico de Gantt es una de las herramientas más utilizadas para formular la programación de un proyecto. Se puede mostrar en forma de esquema, como el que se encuentra a continuación, o como gráfico de barras. La vista de gráfico de barras es útil en especial para comunicarse con los ejecutivos que quizá no deseen observar los detalles, pero deseen obtener una idea general del cronograma.

Observemos qué nos puede indicar el gráfico de Gantt sobre este componente del proyecto.

Tiene una lista de las actividades, las personas designadas y las duraciones estimadas de cada actividad. Identificó las actividades anteriores (explicadas de forma breve). ¡Bravo! Cuenta con una programación completa para la entrega del software de la aplicación de gestión de camillas.

¿Cuáles son algunas de las conclusiones clave? 

• La duración del componente de software de la aplicación del proyecto es de 21 días.
  
  Si comienza el 1 de junio, finalizará el 5 de julio. Espere. ¿No son aproximadamente 30 días? No, no se tienen en cuenta los fines de semana ni los días festivos.
  
  
• La duración total es de 21 días.
  
  ¿Cómo realizó ese cálculo? No todas las actividades se pueden iniciar a la vez. Algunas requieren que se realice una actividad previa, que se debe completar primero. Un buen ejemplo es que no puede evaluar las respuestas a la RFQ antes de enviarla. Las actividades previas se pueden tornar muy complejas: el equipo de un proyecto debe comprender cómo se deben secuenciar las actividades y deben aplicar las actividades previas adecuadas para obtener una programación precisa.
  

Tiene las actividades y la programación. Ahora, conversemos sobre el presupuesto. 

¿Cuánto costará?

Las actividades lo ayudan a identificar los componentes que necesita comprar (software y hardware para el sistema de gestión de camillas) y la programación lo ayuda a identificar quién debe trabajar en este proyecto con usted, por lo que ahora puede desglosar sus índices. Ahora es momento de sumarlo todo.

Por supuesto que esto suena simple, pero que sea simple no significa que sea sencillo. El índice de trabajo de las personas se puede determinar de varias maneras y en verdad depende de la organización. Como gerente de proyectos, quizás necesite trabajar con el equipo de operaciones o de recursos humanos del hospital para encontrar el índice adecuado. A pesar de la investigación, puede que la solicitud de la fase de cotización evidencie que la estimación para el hardware y el software se debe ajustar.

Todos estos son riesgos que debe anticipar y que debe comunicar a las partes interesadas, incluido el CEO, antes de emprender el proyecto. Walden University hablará sobre los riesgos en la próxima unidad.