Reúna los requisitos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Definir el ámbito del proyecto.
- Explicar la diferencia entre las necesidades, los deseos y las expectativas.
- Reconocer y evitar la corrupción del ámbito.
- Explicar en qué forma la definición del ámbito genera un impacto en el tiempo y el costo.
Este módulo se produjo en colaboración con Walden University.
Antes de empezar
Antes de empezar este módulo, asegúrese de completar Fundamentos de la gestión de proyectos. Los aprendizajes de este módulo desarrollan los conceptos de esta insignia.
Conocer a Walden University
Trailhead tiene el agrado de colaborar con Walden University en esta ruta sobre la gestión de proyectos. Walden University es una universidad acreditada que se fundó en 1970 para respaldar las necesidades académicas de los profesionales activos. Walden fue una de las primeras universidades en lanzar programas en línea. Hoy en día, sigue buscando nuevas formas de brindar flexibilidad, soporte y formación de primer nivel a los estudiantes para la constante evolución de la educación.
En esta ruta, se seguirán los pasos de los gestores de proyecto para comprender mejor su función, se examinarán herramientas prácticas de gestión de proyectos y se aplicarán enfoques a ejemplos de la vida real, donde se resaltarán habilidades y conocimientos que se pueden aplicar de inmediato al propio trabajo.
¡Empecemos!
Trazar el recorrido del proyecto
Walden University nos permite entender que un proyecto es muy similar a un recorrido.
El destino es la obtención del resultado esperado o del resultado del proyecto, como lo definen el patrocinador y las partes interesadas clave. ¿Cómo determina el destino? ¿Cómo alcanzará el destino? ¿Cómo sabrá cuando haya alcanzado el destino? En el contexto de la gestión de proyectos, debe trazar el recorrido. Esto comienza con la planificación del ámbito del proyecto.
Defina el trabajo
El ámbito del proyecto define todo el trabajo que se debe realizar para obtener el resultado esperado o el resultado del proyecto. Se origina a partir de los requisitos del proyecto que proporcionan el patrocinador y las partes interesadas clave. Describe de manera precisa qué se incluye y qué no en el proyecto.
En la gestión de proyectos tradicional, el ámbito completo de un proyecto se define antes de que este inicie. En los métodos ágiles, se utiliza un enfoque iterativo en el que los requisitos y el ámbito se definen y redefinen de forma continua. Independientemente del método, es fundamental que el equipo del proyecto comprenda los requisitos de las partes interesadas y cómo estos se aplican al ámbito total de un proyecto.
La planificación del ámbito es un esfuerzo colaborativo entre el equipo del proyecto y las partes interesadas clave. Se reúnen para definir los requisitos del proyecto, debatir al respecto y documentarlos. En última instancia, deben alcanzar un consenso sobre los requisitos. Los requisitos también se deben detallar de forma adecuada para que no se generen malentendidos con respecto a cuáles serán los resultados del proyecto.
La planificación del ámbito es fundamental debido a que el ámbito es la fuente principal de información del gerente del proyecto. También lo ayuda a formular la programación y las estimaciones de costos. Además, la planificación del ámbito es un elemento importante de la medición del rendimiento del proyecto.
Expréseme sus necesidades
Recopilar los requisitos de las partes interesadas puede ser difícil. Puede que las partes interesadas no sepan con exactitud cuáles son sus necesidades, deseos o expectativas. Puede que les resulte difícil expresar sus requisitos. El equipo del proyecto ayuda a clarificar los requisitos y a priorizarlos al separar las necesidades, los deseos y las expectativas en diferentes categorías.
Las necesidades son los requisitos fundamentales. Son las funciones y las características de la entrega que se deben incluir. Los requisitos fundamentales constituyen la definición inicial del ámbito del proyecto y son la prioridad más alta.
Los deseos son los requisitos deseados. Los deseos son funciones y características determinadas que las partes interesadas desean incluir, incluso si no son fundamentales u obligatorias. Si bien puede que las partes interesadas sean inflexibles con respecto a incluir todo lo que desean en el ámbito del proyecto, algunos de estos requisitos se pueden negociar o postergar si el ámbito se extiende demasiado.
Las expectativas representan la visión de las partes interesadas. Las expectativas involucran la forma en que las partes interesadas esperan que funcione la entrega, y cómo y cuándo esperan generar un valor de negocio. Recopilar las expectativas de las partes interesadas puede ser difícil, pero es importante que el equipo del proyecto lo haga. Reunir los requisitos asociados con las expectativas de las partes interesadas puede agregar requisitos necesarios o deseados.
Aténgase a lo conocido
¿Qué suele suceder cuando toma demasiados desvíos en un viaje por carretera? Se requiere más tiempo para realizar el recorrido, es probable que se gaste más dinero y hasta es posible que se pierda en el camino. Lo mismo es cierto para los gerentes de proyectos. Los desvíos del proyecto generan una corrupción del ámbito.
La corrupción del ámbito es una de las causas principales de las fallas en los proyectos. Se produce cuando se incluyen sin aprobación cambios no autorizados. En los métodos tradicionales de gestión de proyectos, se evitan los cambios una vez que se establece el ámbito. Requieren un proceso formal de revisión y aprobación para la gestión de cambios antes de que estos se implementen. En los métodos ágiles, los cambios de requisitos se esperan y se gestionan. Sin embargo, permitir una cantidad ilimitada de cambios genera costos mayores y cronogramas más extensos.
¿Cómo pueden los gerentes de proyectos evitar la corrupción del ámbito? Como cualquier otra persona que emprende un recorrido, debe mantener el rumbo.
El equipo del proyecto debe asegurarse de que las partes interesadas comprenden qué se incluye y qué no en el ámbito de un proyecto. Una técnica que utilizan los gerentes de proyectos es dibujar una caja en una pizarra. Mientras las partes interesadas explican sus requisitos, se escriben dentro de la caja los que se incluirán en el ámbito. Los que no se incluyan, se escribirán por fuera de la caja. Esta imagen visual es una manera muy efectiva de confirmar el ámbito del proyecto y gestionar las expectativas de las partes interesadas mientras se ejecuta el proyecto.
Si no se encuentra en el interior de la caja, no se incluye en el ámbito.
El ámbito y el rendimiento: Sus puntos de referencia durante el recorrido del proyecto
Se suele referir al ámbito, la programación y los costos como los obstáculos triples. Es importante gestionar estos obstáculos para entregar el proyecto a tiempo, ajustarse al presupuesto y cumplir con los requisitos de los clientes. Los cambios en el ámbito generan un impacto en la programación y el costo del proyecto. De forma similar, los cambios en la programación o el presupuesto generarán un impacto en el ámbito. Es una cuestión de equilibrio.
Observemos un ejemplo.
Una organización implementa una aplicación nueva. La ejecución ya se encuentra en progreso cuando el patrocinador anuncia que se pasaron por alto algunos requisitos significativos durante la etapa de planificación y que se deben agregar al ámbito del proyecto.
¿Qué impacto genera esto en la programación y el costo planificados? Uno de estos se debe modificar. Si la programación se encuentra fijada, la única opción es agregar recursos que aumentarán el costo del proyecto. Si el costo se encuentra fijado, la única opción es postergar los requisitos que se pasaron por alto.
Si se gestiona de forma adecuada el ámbito de un proyecto, los gerentes de proyectos se asegurarán de que todos sepan con exactitud en qué parte del recorrido del proyecto se encuentran mientras evitan los peligros de que la entrega se atrase o exceda el presupuesto. En la próxima unidad, Walden University analiza el ámbito y la programación en mayor detalle.