Gestionar sus licencias

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Definir la aplicación de gestión de licencias y su propósito.
Identificar las principales funciones de la aplicación de gestión de licencias.

Conocer la aplicación de gestión de licencias

Ya creó un paquete increíble y aprendió lo básico sobre las licencias. Quizás, incluso, haya decidido qué tipo de licencia utilizar. Es momento de configurar todo para poder vender su paquete en AppExchange y hacer un seguimiento de las descargas.

Aquí es donde entra en juego la aplicación de gestión de licencias (License Management Application, LMA), que lleva un registro de las instalaciones y las licencias, y proporciona herramientas básicas que lo ayudan a prestar asistencia a sus clientes. Salesforce la distribuye como un paquete gestionado que normalmente se encuentra en su organización de negocio.

Una vez configurada la LMA, el seguimiento de las licencias es sencillo. Cada vez que un prospecto instala su paquete, la LMA crea dos registros en la organización donde está instalada:

Un registro de prospectos que los identifica
Un registro de licencia para ese prospecto, basado en los términos de licencia de su paquete

La LMA también proporciona una consola de asistencia que le permite ponerse en contacto con sus clientes para ayudarlos a resolver problemas. Con esta consola, puede encontrar las organizaciones donde está instalado su paquete. Incluso puede entrar en la organización de un cliente y depurar un problema, siempre que el cliente le haya dado acceso. Hablaremos de la asistencia al cliente con más detalle en la siguiente unidad.

Suena maravilloso, ¿verdad? ¿Cómo puede acceder a esta asombrosa aplicación? Si pasó por el proceso estándar de registro de socios y obtuvo su organización de negocio de socios (Partner Business Org, PBO), la LMA ya estará instalada en la PBO. Puede verificar que la LMA esté instalada. En el Iniciador de aplicación (), busque y seleccione Aplicación de gestión de licencias.

Iniciador de aplicación con la Aplicación de gestión de licencias resaltada

Si no está instalada, registre un caso de asistencia en la Comunidad de socios de Salesforce para solicitar acceso a la LMA. Antes de hacerlo, asegúrese de haber firmado el acuerdo de socios.

Solicitar acceso a la LMA

1. Inicie sesión en la Comunidad de socios de Salesforce.

2. Haga clic en el icono de pregunta y luego en Registrar un caso para obtener ayuda.

Si no ve el mosaico de asistencia del programa para socios de Salesforce, utilice el selector para elegir la organización asociada a su cuenta de asociación de Salesforce.

El equipo de operaciones para socios revisará su caso y le enviará un vínculo de instalación por email.

Configurar la LMA

Como cualquier paquete, la LMA tiene varios ajustes configurables, como la asignación de funciones y los permisos de acceso. Los prospectos y las licencias le proporcionan información crucial sobre su flujo de ingresos, por lo que vale la pena dedicar algo de tiempo a entender estos ajustes.

Definir permisos de objetos

Licencias	La mayoría de los usuarios de su organización no necesita ningún permiso. Los usuarios que ven las licencias necesitan el permiso de lectura. Los usuarios que modifican los registros de licencias necesitan permisos de lectura y edición.
Paquetes	Solo los usuarios que asignan al gestor de prospectos necesitan el permiso de edición. Los demás usuarios tienen permiso de lectura o ningún permiso.
Versiones de paquetes	Todos los usuarios tienen permiso de lectura o ningún permiso, porque no necesitan crear, modificar o eliminar estos registros.

Definir la seguridad a nivel de campo en los perfiles o conjuntos de permisos

Licencias	Sus ajustes dependen del modo en que quiera gestionar estos campos para los diferentes usuarios de su organización.
Paquetes	Defina todos los campos como de solo lectura.
Versiones de paquetes	Defina todos los campos como de solo lectura.

Para obtener más detalles sobre la configuración de la LMA, consulte Configurar permisos para la aplicación de gestión de licencias

Comprender los objetos personalizados de la LMA

La LMA instala y mantiene varios objetos personalizados.

Objeto personalizado	Qué hace	Cómo se utiliza
Paquete	Representa paquetes gestionados en AppExchange.	Asocia clientes con paquetes específicos.
Versión de paquete	Representa el número de versión de un paquete específico.	Indica qué clientes están usando qué versiones de su paquete.
Licencia	Aplica restricciones de licencia para los paquetes.	Permite gestionar las licencias de los paquetes dentro de las organizaciones de clientes específicos.

Modificar su licencia

Configuró la LMA con su paquete, y los clientes la están instalando. ¡Estupendo! Si su paquete tiene un éxito lo suficientemente importante, deberá hacer ajustes en sus licencias en estos casos:

Los clientes que utilizan una prueba gratuita quieren cambiar a la versión completa de su paquete.
Los clientes que pagan necesitan más asientos de licencia para que todos sus empleados puedan beneficiarse de su trabajo.

Afortunadamente, es fácil hacer este tipo de cambios.

Modificar una licencia

Desde el iniciador de aplicación () en su organización de negocio, seleccione Aplicación de gestión de licencias.
En la LMA, vaya a Licencias.
Seleccione el registro de la licencia de cliente que desee modificar y haga clic en Modificar licencia. No haga clic en Editar, ya que tiene otra función. Si no ve la opción Modificar licencia para el registro, agréguela al diseño de la página.
Ahora, modifique el registro de licencia cambiando los valores en los campos apropiados.

A continuación, un resumen de los campos que puede modificar en un registro de licencia:

Campo

Descripción

Vencimiento

Es la fecha de vencimiento de su paquete. Después de la fecha indicada en este campo, el cliente ya no podrá utilizar el paquete. Si no quiere que la licencia se venza, seleccione No caduca.

Asientos

Este campo define la cantidad de asientos de licencia o la cantidad de usuarios de la organización de su cliente que pueden utilizar el paquete. Puede asignar hasta 99 000 000 de asientos, y el administrador del cliente asigna estos asientos a los usuarios. Como alternativa, seleccione la licencia de sitio para permitir que todos los usuarios de la organización del cliente utilicen su paquete.

Estado

Este campo controla si un cliente tiene acceso a su paquete. Seleccione un valor de la lista de selección:
Trial: Permite al cliente probar su oferta durante un máximo de 90 días. Si convierte una licencia de prueba en una licencia activa, no puede volver a convertirla en una de prueba.

Active: Permite al cliente utilizar su oferta según el acuerdo de licencia.

Suspended: Prohíbe al cliente acceder a su oferta.

Cuando un cliente desinstala el paquete, el campo Estado se establece en Desinstalado y la licencia no se puede modificar.

Llevar las instalaciones de seguimiento a otro nivel

Dado que la LMA es un paquete gestionado desarrollado en la plataforma Salesforce, tiene toda la potencia y la flexibilidad previstas. Con un poco de esfuerzo, puede personalizarlo según sus necesidades. Por ejemplo, puede:

Sincronizar los registros de licencias y prospectos para los clientes que instalaron su paquete antes de configurar su LMA o cuando instale la LMA en otra organización.
Crear desencadenantes de Apex que controlen cómo se crean los registros de prospectos y notificar a los miembros de su equipo cuando caduque una licencia o cuando el paquete se instale o se desinstale. Consulte nuestra lista de mejores prácticas para obtener sugerencias.

Por ejemplo, puede notificar a su equipo de operaciones de ventas cuando un cliente desinstale el paquete o notificar a su representante de ventas cuando la licencia de un cliente esté a punto de caducar. Esto lo ayuda a mantener el contacto con sus clientes e impide que las licencias interrumpan su trabajo o su relación con ellos.

En eso consisten las licencias, en pocas palabras. A esta altura, ya sabe por qué llamamos a la aplicación de gestión de licencias de ese modo. Pero, como mencionamos, la LMA puede resultar útil de otras maneras. En la siguiente unidad, presentamos algunas herramientas nuevas que le permiten decidir cómo liberar nuevas funciones para su paquete.