5 pasos para una implementación exitosa
No importa cuán grande o pequeña sea su empresa, o el proyecto Salesforce CRM, el éxito requiere planificación, compromiso y un fuerte patrocinio del equipo ejecutivo de su empresa. También es fundamental que comprenda las necesidades de sus gerentes y usuarios antes de comenzar. Sin una comprensión detallada de estas necesidades, es fácil exagerar en la personalización de la aplicación solo porque es muy fácil.
Estos son los 5 pasos para una implementación exitosa:
- Planifica y prepara
- Configurar y personalizar
- Implementar Salesforce CRM
- Impulsar la adopción
- Mejorar continuamente.
Paso 1: planifica y prepara
Su primer paso es planificar y prepararse. En este paso, identificará la visión, los objetivos y las métricas de su empresa, así como sus recursos, herramientas y dependencias. Hacer este paso correctamente es crucial, por lo que no perderá tiempo ni tendrá que retroceder.
Organiza tu equipo
El tamaño y el alcance de su implementación determinarán cuántos recursos necesita. Sin embargo, todos los equipos del proyecto deben incluir los siguientes participantes:
Un patrocinador ejecutivo: el campeón ejecutivo del proyecto debe participar y apoyar la iniciativa desde el principio, hasta la puesta en marcha y más allá.
Uno o más administradores del sistema: esta persona debe participar durante la implementación y después. Es importante que el administrador comprenda los procesos comerciales y los requisitos de los gerentes y usuarios. Para obtener información acerca de cómo planificar los recursos del administrador, consulte el documento de mejores prácticas "Lograr una administración CRM excepcional"
Un gerente de proyecto: esta persona lidera la implementación y se asegura de que las tareas del proyecto y el cronograma general estén en camino.
Uno o más usuarios avanzados: estos usuarios ayudan a garantizar que su proyecto satisfaga las necesidades de los usuarios finales, incluida la administración. También recomendamos que utilice usuarios avanzados como soporte de primera línea. Para cumplir ese rol, considere capacitar primero a estos usuarios y luego brindar una capacitación más profunda.
Uno o más entrenadores: los entrenadores deben identificar materiales relevantes de salesforce.com o desarrollar materiales de capacitación personalizados (como guías de referencia rápida). Necesitará materiales tanto para la implementación inicial a bordo de nuevos usuarios como una vez que la aplicación esté activa, para la corrección o para una nueva funcionalidad.
Establecer metas realistas
Su implementación de Salesforce CRM será un proceso continuo y vivo. Para aprovechar al máximo su inversión, es importante implementar la funcionalidad de manera temprana y frecuente. Comience con objetivos pequeños que sigan su visión general. Le recomendamos que "gatee, camine, corra" manteniendo sus metas simples y alcanzables y luego agregando a sus logros.
Defina cómo Salesforce CRM se ajusta a su misión corporativa general. Por ejemplo, es posible que desee centrarse en la colaboración o la gestión y la previsión de la canalización.
Defina objetivos iniciales que se alineen con su visión y se puedan ampliar una vez que implemente.
Priorice y documente sus requisitos. Reúna los requisitos de su negocio y usuarios finales y asígnelos a los objetivos y a la visión general. Por ejemplo, sus usuarios pueden querer "rastrear tareas y eventos", así que asegúrese de que la funcionalidad esté disponible.
Comprende tus datos
Ya sea que se esté mudando de otra aplicación de CRM o simplemente rastreando la información del cliente en hojas de cálculo, ya tendrá datos existentes. Los datos siempre se convierten en un cuello de botella si no se revisan y limpian temprano en un proyecto.
La mayoría de los clientes subestiman el esfuerzo que se requiere para limpiar, mapear y cargar datos. Los datos no deben cargarse hasta que su sistema esté configurado, incluida la configuración de su jerarquía de roles, modelo de uso compartido y reglas de uso compartido.
Al tomarse el tiempo para comprender sus datos durante la etapa de planificación, puede ayudar a definir preguntas críticas como "¿Estamos rastreando datos cruciales?" y "¿Qué más deberíamos rastrear?" Para obtener más información sobre la importancia de la calidad de los datos, consulte los Pasos de las 6 mejores prácticas hacia la mejor calidad de datos
Elija un enfoque de implementación
Los dos enfoques más utilizados son las metodologías de 'cascada' y 'scrum'. Waterfall es el enfoque tradicional, secuencial y secuencial que puede conducir a una línea de tiempo de implementación prolongada. El enfoque de scrum es construir y entregar constantemente pequeñas unidades de funcionalidad y revisarlas y refinarlas con cada ciclo.
Salesforce.com utiliza el enfoque scrum más iterativo para su desarrollo. Con nuestros lanzamientos regulares (primavera, verano, invierno) ofrecemos nuevas mejoras tan pronto como tenemos una línea base de funcionalidad y luego construimos y refinamos la funcionalidad en función de los comentarios de los usuarios y los casos de uso. Por ejemplo, nuestro módulo de cotizaciones se entregó primero como piloto con funcionalidad limitada. Agregamos funcionalidad adicional en la próxima versión como versión beta. En la próxima versión, agregamos aún más funciones y la pusimos a disposición en general. Continuaremos agregando funciones adicionales a medida que los clientes usen las cotizaciones y nos hagan saber lo que quieren.
Decide qué enfoque se adapta mejor a tu negocio. Muchos clientes empresariales comienzan con el enfoque en cascada para el lanzamiento inicial y luego comienzan a usar un enfoque más ágil, programando lanzamientos regulares mayores (por ejemplo, trimestrales) y menores (por ejemplo, mensuales o bimensuales).
Construye una línea de tiempo del proyecto
Una vez que haya elegido un enfoque de implementación y haya priorizado todos los requisitos, puede crear la línea de tiempo del proyecto. Cada línea de tiempo debe incluir el tiempo requerido para diseñar, construir e implementar. La priorización de los requisitos también es clave para garantizar que todos los elementos imprescindibles se incluyan en la primera fase o implementación.
Si utiliza un enfoque scrum, su línea de tiempo consistirá en iteraciones cortas de las fases de diseño, construcción e implementación para un conjunto más pequeño de requisitos. Con el enfoque en cascada, la fase de diseño y construcción incluye todos los requisitos priorizados para la implementación inicial. Para ambos enfoques, considere qué tareas se pueden hacer en paralelo, como la limpieza, el mapeo y la carga de datos.
Para ambos enfoques, considere cada requisito y calcule el esfuerzo requerido para implementarlo. Por ejemplo, determine si puede cumplir el requisito con una funcionalidad lista para usar o procesos comerciales (bajo esfuerzo) o si se requiere desarrollo o integración personalizados (alto esfuerzo). Use esa información para determinar cuánto tiempo llevará implementar cada requisito.
Tenga en cuenta que su cronograma puede estar impulsado por factores adicionales, como cuando su sistema actual puede no estar disponible o un nuevo año fiscal. Tales consideraciones son una gran razón por la cual es importante comprender sus metas, objetivos y requisitos imprescindibles.
