学生募集エージェントについて知る
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- 学生募集エージェントの目的を説明する。
- 学生募集エージェントの設定方法を説明する。
入学希望者とのエンゲージメントを強化する
このモジュールで学んできたように、入学希望者は、自分の進学先を決めるにあたって募集チームやその他の職員の支援を必要としており、関心を維持するにはタイムリーな対応が欠かせません。この重要な段階でコミュニケーションが途切れたり、質問への回答が得られなかったりすると、入学希望者の関心をつなぎ止めるために積み重ねてきた働きかけが無駄になってしまうことがあります。
問い合わせ管理は、教育機関が情報の共有ややり取りを管理し、効率化するのに役立ちますが、募集チームが 1 日に使える時間には限りがあります。入学希望者からの問い合わせは、特に入学審査の締め切りが近づくにつれて急増します。そこに時差や職員の不在が重なると、すべての問い合わせに対応しきれなくなってしまいます。
もし、入学希望者とのエンゲージメントを 24 時間体制で維持しながら、同時に職員の負担も減らせるとしたらどうでしょうか? それを可能にするのが学生募集エージェントです。
学生募集エージェント
学生募集エージェントは、教育機関と入学希望者とのエンゲージメントを最大化し、どの質問も取りこぼしません。ナレッジ記事の内容を基盤とするこの AI 搭載の仮想エージェントは、教育機関に関する重要な情報をすばやく提供できます。キャンパスツアーの予約を行ったり、入学希望者を出願プロセスへ案内したりすることもできます。
ナレッジベースの範囲を超える、より複雑な質問については、このエージェントが関連するサポート担当者へ自動的にエスカレーションできます。
このインテリジェントなツールを活用することで、入学希望者を 24 時間いつでも支援できるようになり、職員の負担も軽減できます。
学生募集エージェントが入学希望者に提供する支援の例を見ていきましょう。
キャンパスツアーを予約する
まず、学生募集エージェントは入学希望者のキャンパスツアー参加を支援できます。そのために、入学希望者にとって都合のよい場所と時間を尋ね、いくつかの予約候補を提示します。入学希望者が時間枠を選択すると、エージェントはフローを起動してその入学希望者をツアーに登録します。
Sophia は Astro 大学に出願する前に、キャンパスを歩いて、学生寮、食事の選択肢、スポーツ施設、その他のキャンパスライフの様子を見てみたいと考えています。出願者ポータルで、彼女は学生募集エージェントとのチャットを開き、キャンパスツアーについて質問します。
エージェントは続けて、訪問に都合のよい日程を尋ね、その回答に基づいて空いているキャンパスツアーの時間枠を一覧表示します。Sophia が希望する時間枠を選択すると、エージェントはその会話の中からすぐにツアー登録を完了します。
出願プロセスを案内する
学生募集エージェントは、出願プロセスの間も必要な支援を必要なときに提供します。提出要件を満たせるように出願者を支援し、不足している書類を知らせ、出願内容を改善するための個別の提案も行います。希望する学習プログラムや学期などの重要なコンテキストに基づいて、入学希望者の出願レコードを作成することもできます。
ツアーの最中に、Sophia は Astro 大学がまさに自分の求めていた学校だと感じますが、何から始めればよいのかはまだよく分かっていません。そこで Sophia は、出願プロセスについて学生募集エージェントとのチャットを開始します。
Sophia は、Environmental Studies (環境学) の学士課程プログラムに出願したいとエージェントに伝えます。
Sophia に確認を取った後、エージェントはそのプログラム用の出願フォームを生成します。
募集と入学者選考の出願フォームとプロセスについては、このモジュールの後半でさらに詳しく見ていきます。
質問に答える
学生募集エージェントは、ナレッジ記事から情報を取得し、入学希望者のさまざまな質問に回答できます。たとえば、大学、プログラム、キャンパスに関する質問などです。Agentforce データライブラリを使用すると、学生募集エージェントは、教育機関がアップロードしたファイルや登録した Web ソースの情報を基に質問に回答できます。
Sophia が出願を進める中で、1 つ疑問が生じます。夏の間にいくつかの授業を受けているコミュニティカレッジの成績証明書を、どのように提出すればよいのか分からなかったのです。そこで Sophia は、再び学生募集エージェントとのチャットを開いてサポートを求めます。
エージェントは、成績証明書の送付方法を案内するだけでなく、Sophia が抱いた単位認定に関する追加の質問にも答えます。
学生募集エージェントがいれば、入学希望者は、十分な情報に基づいて判断し、教育機関への参加に必要な手続きを進めるための、いつでも利用できるパーソナルアシスタントを手に入れられます。では次に、この AI エージェントを設定する方法を見ていきましょう。
学生募集エージェントの設定
Salesforce 組織で学生募集エージェントを設定するには、まず [Setup (設定)] で Einstein 生成 AI と Agentforce を有効にします。次に、入学希望者からよく寄せられる質問のトピックを扱うナレッジ記事を作成し、エージェントの知識の基盤にします。
たとえば、ここに Environmental Studies (環境学) プログラムに関する情報を含むナレッジ記事があります。
この記事では、プログラムの概要、主な特徴、入学要件、その他の重要な情報を紹介しています。
Agentforce Builder では、このエージェントに Admissions and Enrollment FAQ (入学審査と入学に関する FAQ) というデフォルトのトピックが用意されており、入学希望者への回答には Answer Questions with Knowledge (ナレッジで質問に回答) アクションを使用します。Agentforce Builder では、このトピックは次のように表示されます。
より効果的に活用するためには、このデフォルトトピックに合わせてナレッジ記事を設定します。学習プログラム、支援プログラム、出願プロセス、キャンパス情報に関する記事を必ず含めてください。または、入学希望者に提供したい情報の種類に合わせて、既存の記事に対応するようにデフォルトトピックをカスタマイズすることもできます。
機密データを保護するために、ナレッジ記事には一般公開向けの情報だけを含めるようにしてください。
エージェントが回答できない質問を担当者に引き継ぐには、Agentforce Builder でエスカレーショントピックを作成します。詳しくは、Salesforce ヘルプ記事の「エージェントから会話を転送する」を参照してください。
以上の手順を完了すれば、エージェントをテストしてリリースする準備は完了です。
この単元では、Agentforce が入学希望者に 24 時間体制の支援を提供し、募集チームと入学事務チームの負担を軽減する方法を学習しました。次の単元では、Agentforce Education が入学希望者の出願プロセスをどのように効率化するのかを学習します。