Faites travailler Slack pour vous !

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Utiliser votre profil et votre statut pour tenir vos collègues informés de vos activités
Gérer les distractions et les priorités en personnalisant vos notifications, la barre latérale et l’accès aux canaux
Utiliser les applications et les intégrations Slack pour automatiser et centraliser le travail
Utiliser des outils et des raccourcis pour trouver rapidement des informations

Trailcast

Pour écouter un enregistrement audio de cette unité, utilisez le lecteur ci-dessous. Lorsque vous avez fini d’écouter cet enregistrement, n’oubliez pas de revenir à l’unité, de consulter les ressources et de répondre au quiz. Étant donné qu’il s’agit d’un prototype, nous apprécierions vraiment d’avoir votre avis sur l’expérience. Vous pouvez le fournir en répondant à cette courte enquête.

Comment utiliser Slack efficacement

Bien qu’il existe de nombreuses façons d’utiliser Slack, ce module vous présente des conseils, des astuces et des bonnes pratiques pour vous aider, vous et votre équipe, à travailler aussi efficacement que possible. Non seulement ces bonnes pratiques accélèrent votre travail et maintiennent vos équipes connectées, mais elles vous permettent également de faire preuve de créativité et de vous amuser quelque peu au passage.

À la fin de ce module, vous serez en mesure de trouver rapidement les personnes et les informations dont vous avez besoin, de faire en sorte que vos conversations restent organisées et ciblées, de travailler à votre propre rythme et de définir des attentes qui permettront à vos équipes d’être connectées et sur la même longueur d’onde. Pour en savoir plus sur un outil ou une action dans Slack, consultez les liens de la section Ressources au bas de chaque unité.

Rendre votre profil et votre disponibilité visibles et pertinents est pratique lorsque vous effectuez un travail multidisciplinaire. Cela donne à vos collègues des indications utiles, telles que le meilleur moment pour planifier des réunions avec vous et, en fonction de votre expertise, si vous êtes la bonne personne à impliquer dans certaines conversations.

Si vous travaillez dans une équipe distante ou mondiale, les profils constituent également un excellent moyen d’aider chacun à se sentir connecté aux autres.

La page Edit your profile (Modifier votre profil) dans Slack

Modifier votre profil
Aidez vos coéquipiers à vous trouver en chargeant une photo de profil claire et en ajoutant des détails à votre sujet. Pour modifier votre profil, cliquez sur votre photo de profil dans Slack et cliquez sur Edit profile (Modifier le profil).

Les profils d’utilisateurs peuvent aider les employés à mieux se connaître. De plus, dès lors que vous avez personnalisé votre profil pour votre équipe, vous pouvez indiquer votre emplacement géographique, les langues que vous parlez, votre fuseau horaire actuel, qui sont vos subordonnés et vos responsables, ainsi que vos domaines d’expertise et d’autres informations personnelles pertinentes.

Définir votre statut
Gardez votre statut à jour pour tenir vos collaborateurs au courant de votre disponibilité.

Lorsque vous travaillez dans Slack, il est utile de faire savoir à votre équipe à quelle vitesse vous pouvez répondre aux messages et quand vous êtes disponible en gardant votre statut détaillé et à jour.

Utilisation du mode Ne pas déranger
Limitez les interruptions intempestives avec la fonctionnalité Ne pas déranger de Slack.

Si vous avez besoin de temps pour vous concentrer ou vous absenter du travail, vous pouvez suspendre la réception de notifications dans Slack avec le mode Do Not Disturb (Ne pas déranger). Vous pouvez mettre les notifications en pause si nécessaire pour vous aider à vous concentrer, et même définir un planning des notifications comportant des créneaux réguliers pendant lesquels vous préférez ne pas recevoir de notifications.

Suivi du travail qui vous concerne

Plus vous serez impliqué dans différents projets et travaillerez avec de nombreux collègues, plus l’activité dans les canaux et la quantité de notifications que vous recevrez augmentera en conséquence. Pour rester organisé, vous pouvez configurer vos notifications de sorte à recevoir des notifications relatives aux conversations les plus pertinentes pour vous.

Il existe plusieurs façons d’utiliser vos notifications pour suivre le travail qui vous concerne.

La section Preferences (Préférences) dans Slack

Activer les notifications
Activez les notifications pour suivre ce qui se passe dans toutes vos conversations.

Vous pouvez ajuster vos préférences de notification pour être alerté de chaque nouveau message envoyé dans une conversation à laquelle vous participez, ou bien ne recevoir aucune notification. Ceci est particulièrement utile si vous préférez recevoir les informations plutôt que d’avoir à consulter chaque canal et les rechercher vous-même. Vous pouvez également définir des préférences de notification pour des conversations spécifiques afin de vous aider à rester au courant des informations importantes.

Désactiver les notifications
Désactivez les notifications concernant les conversations qui ne nécessitent pas toute votre attention.

Ceci est particulièrement pratique pour les canaux contenant de nombreux messages de robots et d’intégrations ou les canaux que vous visitez uniquement pour des demandes ponctuelles spécifiques, comme #aide-informatique ou #aide-lieu-de-travail.

Quitter des canaux
Il est tout à fait acceptable de quitter des canaux qui ne vous concernent pas. Nous vous recommandons même de le faire. Le contenu du canal reste disponible et consultable, et vous pouvez toujours le rejoindre à nouveau ultérieurement.

Définir des rappels
Définissez des rappels pour vous-même ou pour d’autres membres de votre organisation relatifs aux réunions importantes, aux tâches à réaliser ou à tout autre élément sur lequel vous pourriez avoir besoin de revenir plus tard.

Organisation et centralisation du travail

Vous avez peut-être l’habitude de travailler en utilisant des e-mails, ce qui implique que vous faites défiler sans cesse votre boîte de réception pour trouver la conversation que vous recherchez. Il est donc difficile de suivre l’activité de votre équipe, et les éléments de travail sont dispersés entre plusieurs endroits et fils d’e-mails.

Slack organise et centralise tout votre travail dans votre barre latérale personnelle, que vous pouvez adapter à vos besoins. Pour personnaliser ce qui apparaît dans votre barre latérale, cliquez sur Slack | Preferences (Slack | Préférences) puis sélectionnez Sidebar (Barre latérale).

L’espace de travail Slack, avec le curseur glissant-déposant un canal pour l’organiser

Créer des sections personnalisées
Créez des sections dans votre barre latérale pour vous aider à organiser les canaux en catégories personnalisées.

Au fur et à mesure que vous rejoignez davantage de canaux, votre barre latérale grandira naturellement. Vous pouvez organiser les canaux de manière personnalisée (p. ex. par projets, équipes ou type de travail que vous effectuez) en créant des sections personnalisées.

Trier les canaux
Triez les canaux dans chacune de vos sections pour vous aider à rester organisé. Disposez les canaux dans votre barre latérale de manière logique pour vous.

Enregistrer des éléments
Enregistrez les fichiers et messages importants afin de pouvoir y accéder facilement plus tard depuis votre barre latérale.

Lorsque vous commencerez à travailler avec plus de personnes et à être impliqué dans davantage de projets, vous vous mettrez à collecter des ressources clés auxquelles vous devrez vous référer souvent. Utilisez la fonction Save (Enregistrer) pour les garder à portée de main et pouvoir y accéder facilement quand vous en avez besoin.

Utilisation d’outils et de raccourcis pour travailler plus rapidement

Trouver les bonnes informations est essentiel pour travailler plus intelligemment et rapidement tout en étant plus productif. Dans Slack, vous pouvez rechercher rapidement des messages, des fichiers, des canaux et des personnes à l’aide d’outils et de raccourcis spéciaux.

L’intégration de Zoom dans Slack

Rechercher
Effectuez des recherches dans l’historique des conversations de votre équipe dans Slack pour trouver les messages, fichiers, canaux et personnes pertinents dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches. Ceci est particulièrement utile si vous êtes nouveau dans votre équipe ou au sein d’un projet et que vous avez besoin d’être rapidement opérationnel.

Utiliser des applications et des intégrations
Ajoutez à Slack les outils que vous utilisez au quotidien pour y centraliser votre travail.

Vous pouvez utiliser votre outil de calendrier préféré pour planifier une réunion, utiliser votre application de stockage de fichiers pour envoyer des documents afin de préparer les échanges et utiliser votre application de conférence téléphonique pour envoyer à tous vos invités un lien vers la réunion. Avec les applications et les intégrations Slack, transformez Slack en une plate-forme centralisant tous vos outils de travail. Vous gagnez ainsi du temps en évitant de basculer entre différents onglets et applications au quotidien.

Commutateur rapide
Utilisez l’outil Quick Switcher (Commutateur rapide) de Slack pour passer rapidement entre des canaux, des messages directs et même des espaces de travail différents. L’outil Quick Switcher (Commutateur rapide) est idéal lorsque vous devez revenir à une ressource que vous avez utilisée précédemment dans votre travail.

Utilisez l’outil Quick Switcher (Commutateur rapide) pour :

trouver des canaux, des messages et des fichiers, le tout en un seul endroit ;
basculer rapidement vers les canaux dans lesquels vous êtes mentionné ou vers des messages directs non lus ;
voir s’afficher les canaux et les messages directs fréquemment consultés en haut de la liste.

Pour accéder au commutateur, appuyez sur Cmd+K (macOS) ou Ctrl+K (Windows).

Raccourcis clavier
Travaillez plus rapidement avec les raccourcis clavier.

Les raccourcis clavier rendent Slack plus accessible et augmentent votre efficacité en vous permettant de naviguer plus rapidement dans Slack et d’effectuer rapidement une action sans utiliser votre souris. Pour voir les raccourcis clavier disponibles, appuyez sur Ctrl+/ sous Windows ou Cmd+/ sous macOS.

Nous vous encourageons à adapter Slack à vos besoins en personnalisant votre expérience et en travaillant à votre propre rythme. Dans l’unité suivante, nous nous intéresserons aux manières de renforcer le respect des règles de bienséance au sein de votre équipe et d’améliorer sa productivité.