Premiers pas avec les groupes d’ensembles d’autorisations
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Expliquer ce qu’est un groupe d’ensembles d’autorisations
- Décrire deux cas d’utilisation pour les groupes d’ensembles d’autorisations
- Expliquer comment les autorisations sont calculées dans un groupe d’ensembles d’autorisations
Notions de base sur les groupes d’ensembles d’autorisations
En tant qu’administrateur ou administratrice, vous avez sûrement de nombreux ensembles d’autorisations à attribuer aux utilisateurs. Et vous passez probablement beaucoup de temps à gérer les autorisations dont les utilisateurs ont besoin tout en faisant en sorte qu’ils ne disposent que des autorisations nécessaires pour effectuer leur travail. Par exemple, votre structure d’attribution peut ressembler au cas de figure ci-dessous, où vous devez affecter plusieurs utilisateurs à plusieurs ensembles d’autorisations.
Étant donné la rapidité avec laquelle les ensembles d’autorisations peuvent se multiplier, vous vous êtes peut-être déjà demandé comment en simplifier la gestion tout en conservant le principe du moindre privilège pour protéger votre organisation. Pas de panique, nous avons la solution pour vous : les groupes d’ensembles d’autorisations. Avec les groupes d’ensembles d’autorisations, vous pouvez regrouper des ensembles d’autorisations par fonction. Un groupe d’ensembles d’autorisations comprend toutes les autorisations des ensembles d’autorisations. Vous pouvez même inclure un ensemble d’autorisations dans plusieurs groupes d’ensembles d’autorisations.
Il devient ainsi beaucoup plus simple d’octroyer des autorisations aux utilisateurs en fonction des tâches qu’ils effectuent dans le cadre de leurs différentes fonctions.
Avantages des groupes d’ensembles d’autorisations
S’il semble effectivement plus simple d’attribuer des autorisations aux utilisateurs via des groupes d’ensembles d’autorisations, en quoi cette méthode facilite-t-elle concrètement votre travail et vous aide-t-elle à appliquer des attributions selon le principe du moindre privilège ?
Imaginons que certains utilisateurs du vice-président de votre service des ventes, E.J. Agarwal, ont besoin d’autorisations pour 1) créer, modifier et supprimer des enquêtes, 2) créer et personnaliser des vues de liste et des rapports, et 3) créer et modifier des catalogues de prix. Ces utilisateurs effectuent tous des travaux impliquant des enquêtes sur les prix.
Il existe plusieurs façons de fournir aux utilisateurs d’E.J. ce dont ils ont besoin. Vous pouvez créer un nouvel ensemble d’autorisations avec toutes les autorisations nécessaires pour cette fonction. Cependant, les ensembles d’autorisations doivent rester assez limités. De manière générale, un ensemble d’autorisations ne doit pas contenir trop d’autorisations. Vous pouvez également accorder les autorisations en affectant individuellement des utilisateurs à des ensembles d’autorisations qui incluent des autorisations pour chaque tâche. Il s’agit néanmoins d’une approche désordonnée et difficile à gérer.
Pour compliquer davantage notre scénario, les utilisateurs qui ont besoin d’autorisations pour les enquêtes sur les prix ont des fonctions et des responsabilités différentes.
- Maria Hernandez, consultante
- Shaun Chen, directeur commercial
- Aaron Jones, directeur du service commercial
Les groupes d’ensembles d’autorisations consistent à créer un seul et même groupe contenant les ensembles d’autorisations avec les autorisations nécessaires pour les tâches relatives aux enquêtes sur les prix. Les ensembles d’autorisations individuels du groupe peuvent également être utilisés en dehors de celui-ci.
Mais ce n’est pas tout : E.J. vous a informé(e) d’autres changements à venir. La mission de consulting de Maria se termine le mois prochain et un autre employé contractuel aura bientôt besoin des mêmes autorisations qu’elle. Deux nouveaux employés ont également besoin d’autorisations pour gérer les enquêtes sur les prix. Rationaliser l’attribution des autorisations devient toujours plus nécessaire à mesure que l’équipe continue de changer et de se développer.
Par exemple, vous pouvez créer un groupe d’ensembles d’autorisations nommé Enquêtes sur les prix, en l’adaptant aux besoins des employés qui se consacrent aux enquêtes sur les prix. Avec cette approche, vous pouvez faciliter le processus d’affectation des utilisateurs dès maintenant et à mesure que l’équipe grandit.
Attribuez simplement le groupe d’ensembles d’autorisations Enquêtes sur les prix aux utilisateurs qui ont besoin d’autorisations pour 1) créer, modifier et supprimer des enquêtes, 2) créer et personnaliser des vues de liste et des rapports, et 3) créer et modifier des catalogues de prix. Il n’est pas nécessaire de créer un nouvel ensemble d’autorisations spécifique aux enquêtes sur les prix ou d’ajouter des utilisateurs à plusieurs ensembles d’autorisations.
CONSEIL : si vous devez créer un nouvel ensemble d’autorisations pour un groupe d’ensembles d’autorisations, c’est tout à fait possible, cependant nous vous recommandons vivement de limiter les autorisations au sein d’un ensemble d’autorisations à quelques tâches connexes. L’unité suivante présente des stratégies pour appréhender et modéliser les ensembles d’autorisations et les groupes d’ensembles d’autorisations de manière à optimiser leur fonctionnalité.
Utilisation des groupes d’ensembles d’autorisations dans le développement de packages
Autre point à souligner : lorsque vous êtes abonné(e) à une application avec des groupes d’ensembles d’autorisations, vous pouvez ajouter des ensembles d’autorisations gérés à votre groupe local. Vous pouvez également ajouter un ensemble d’autorisations local à un groupe géré. Quel est l’intérêt de ces options ? L’équipe de développement de packages peut inclure des modifications d’autorisation dans une mise à niveau de package, ce qui vous permet alors de bénéficier de mises à jour importantes tout en gardant la certitude que vos utilisateurs conservent l’accès dont ils ont besoin.
Vous pouvez également profiter d’une fonction que nous appelons désactivation, qui s’avère pratique lorsque vous travaillez avec des packages gérés dans votre organisation. Nous aborderons la désactivation en détail dans une unité à venir.
Calcul des autorisations dans un groupe d’ensembles d’autorisations
Vous vous demandez peut-être comment les autorisations d’un groupe d’ensembles d’autorisations sont déterminées, notamment si vous mettez à jour des ensembles d’autorisations au sein du groupe. Le groupe d’ensembles d’autorisations Enquêtes sur les prix contient par exemple trois ensembles d’autorisations.
- Un ensemble d’autorisations standard Créateur d’enquête
- Un ensemble d’autorisations personnalisé pour les vues de liste et l’accès aux rapports
- Un ensemble d’autorisations personnalisé pour l’accès au catalogue de prix
Imaginons qu’E.J. vient vous voir parce qu’il a oublié de vous dire quelque chose : les utilisateurs du groupe d’ensembles d’autorisations Enquêtes sur les prix doivent également supprimer les catalogues de prix. Vous ajoutez l’autorisation de suppression à l’ensemble d’autorisations relatif aux catalogues de prix. Lorsque vous ajoutez l’autorisation, vous lancez un recalcul de l’ensemble d’autorisations. Le recalcul propage cette modification à tous les groupes d’ensembles d’autorisations qui contiennent cet ensemble particulier.
Pendant ce recalcul, les utilisateurs affectés aux groupes conservent les autorisations du dernier recalcul effectué.
Les modifications qui déclenchent le recalcul d’un groupe d’ensembles d’autorisations sont les suivantes :
- La modification d’ensembles d’autorisations préexistants
- L’ajout d’ensembles d’autorisations
- La suppression d’ensembles d’autorisations
Le statut d’un groupe d’ensembles d’autorisations apparaît dans la colonne Statut de la page de vue de listes Groupes d’ensembles d’autorisations.
Les statuts valides sont Mis à jour, Périmé, Mise à jour et Échoué.
IMPORTANT : lorsque vous mettez à jour des autorisations dans un ensemble d’autorisations, vérifiez les besoins de tous les utilisateurs affectés à l’ensemble d’autorisations et aux groupes d’ensembles d’autorisations associés.
Dans l’unité suivante, vous apprendrez à créer un groupe d’ensembles d’autorisations et à l’attribuer à des utilisateurs.
