Configuration de l’intégration d’Outlook et de Capture d’activité Einstein

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Énumérer les exigences et les autres considérations relatives à la configuration
Configurer l’intégration avec Microsoft® Outlook®
Configurer Capture d’activité Einstein

Examen des exigences système

La configuration de l’intégration de Microsoft® Outlook® et de la capture d’activité Einstein n’est pas difficile, mais elle demande un certain temps. Si vous n’administrez pas Microsoft Exchange, vous pouvez demander à cet administrateur de vous aider.

Avant que l’administratrice d’Ursa Major, Maria Jimenez, n’investisse du temps dans une configuration, elle examine la configuration minimale requise pour l’intégration d’Outlook et de Capture d’activité Einstein

Informations sur le support	Integration à Outlook	Capture d'activité Einstein
Éditions	Essentials Groupe Professional Enterprise Performances Illimité Développeur Disponible dans Lightning Experience et Salesforce Classic	Essentials Professional Enterprise Performances Illimité Disponible dans Lightning Experience
Licences utilisateur	Nécessite la licence Salesforce standard à l’achat de Sales Cloud, Service Cloud ou Lightning Platform.	Prend en charge jusqu’à 100 utilisateurs avec la licence Salesforce standard à l’achat de Sales Cloud. Pour configurer plus de 100 utilisateurs de Capture d’activité Einstein, une mise à niveau payante vers Sales Cloud Einstein, Inbox ou High Velocity Sales est requise.
Serveur de messagerie	Soit : Exchange 2019, 2016 ou 2013 sur site Exchange Online avec Office 365® L’intégration de Salesforce à Outlook nécessite un paramétrage du serveur Exchange et une connaissance générale de la configuration du serveur. Les administrateurs Salesforce collaborent avec les administrateurs Exchange lors de la configuration de l'intégration.	Soit : Exchange Server 2019, 2016 ou 2013 sur site Exchange Online avec Office 365 Déploiements hybrides Exchange (prend en charge la fonctionnalité de capture uniquement)
Clients de messagerie	Reportez-vous à la configuration minimale requise.	Reportez-vous à la configuration minimale requise.
Navigateur	Pour les utilisateurs d’Outlook sur le web, l’un des navigateurs autorisant les cookies de Salesforce suivants : Google Chrome™, la version stable la plus récente Mozilla® Firefox®, la version stable la plus récente Apple® Safari® 10 ou version ultérieure, la version stable la plus récente est recommandée Microsoft Edge, la version stable la plus récente (Windows uniquement)	Non applicable
Stockage des données	Les données sont stockées sur les serveurs Microsoft et les serveurs Salesforce uniquement. Si vous disposez également d’Inbox, certaines données sont stockées à l’aide d’un fournisseur de Cloud public.	Les données sont stockées sur les serveurs de Microsoft et de Salesforce, et certaines données sont stockées chez un fournisseur de Cloud public.

Le nom High Velocity Sales devient Sales Engagement. Les fonctionnalités d’automatisation du produit incluent désormais le suivi de l’engagement client, les agents conversationnels et les cadences commerciales. Le nouveau nom englobe tous les outils à utiliser pour automatiser les processus et interagir stratégiquement avec les pistes et les clients afin que votre équipe commerciale puisse se concentrer sur la vente. Le changement de nom aura lieu bientôt, ouvrez l’œil.

Vous souhaitez vous familiariser avec l’intégration d’Outlook et Capture d’activité Einstein ?

Dans ce module, nous partons du principe que vous êtes un administrateur Salesforce disposant des autorisations nécessaires pour configurer l’intégration d’Outlook et Capture d’activité Einstein. Si vous n’êtes pas un administrateur Salesforce, ce n’est pas grave. Lisez simplement cette section pour savoir quelles actions votre administrateur réaliserait dans une instance de production. N’essayez pas de suivre ces étapes dans votre Trailhead Playground. L’intégration d’Outlook et Capture d’activité Einstein ne sont pas disponibles dans les Trailhead Playgrounds.

Configurer l'intégration d'Outlook

Cliquez sur et sélectionnez Configurer.
Saisissez Outlook dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Intégration d'Outlook et Sync.
Activez l’intégration d’Outlook.
Assurez-vous que l'option Utiliser la messagerie optimisée avec Outlook est activée pour consigner les e-mails en tant qu’objets de message standard et activez Email To Salesforce. Ce paramètre permet aux commerciaux d’ajouter (ou de consigner) des e-mails Outlook et leurs pièces jointes aux enregistrements Salesforce en tant qu’e-mails Salesforce. Les commerciaux peuvent également ajouter (ou consigner) des événements au sein des enregistrements Salesforce. Les pièces jointes relatives aux événements ne sont pas consignées. Lorsque vous utilisez Capture d’activité Einstein, la capture des e-mails et des événements entraîne l’ajout automatique des e-mails et des événements Outlook à la chronologie des activités d’enregistrements Salesforce associés.
Donnez à vos commerciaux des instructions pour configurer l'intégration dans Microsoft Outlook.

Personnalisation du volet d'intégration d'Outlook

Une fois que Maria a terminé les bases de la configuration de l’intégration avec Outlook, elle personnalise les fonctionnalités pour fournir à ses commerciaux la meilleure expérience de vente possible. Procédez comme suit :

Dans la configuration, saisissez Outlook dans la zone Recherche rapide, puis sélectionnez Intégration d'Outlook et Sync.
Activez Personnaliser le contenu avec le générateur d’application
Dans la section Volet de l’application de messagerie, créez un volet et utilisez le générateur d’application Lightning pour ajouter des composants au volet et attribuer les volets aux utilisateurs. Vous pouvez bénéficier d’une énorme flexibilité en personnalisant la manière dont le contenu de Salesforce s’affiche dans Outlook. Découvrez comment utiliser le générateur d’application de Lightning pour rendre les commerciaux plus productifs.

Créez des Modèles d’e-mail Lightning et ajoutez le composant Modèles à un volet d’application e-mail personnalisé du Générateur d’applications. Les commerciaux peuvent rapidement créer des e-mails grâce à des modèles au lieu de les écrire de zéro. Découvrez comment utiliser les modèles d’e-mail de Lightning avec Outlook.

Synchronisation des contacts et des événements avec Capture d’activité Einstein

Maria a presque terminé le processus d’intégration des e-mails. La dernière étape consiste à s’assurer que les commerciaux ont accès aux mêmes informations actualisées, qu’ils travaillent dans Salesforce ou dans Outlook. C’est ici que Capture d’activité Einstein entre en jeu. En synchronisant les contacts et les événements entre Salesforce et Outlook, les commerciaux passent moins de temps à saisir des données et à passer d’une application à l’autre, et plus de temps à se concentrer sur la vente. Capture d’activité Einstein offre cependant bien plus que la simple synchronisation des contacts et des événements.

Outil	Description	Avantage
Fonctionnalité de capture	Les e-mails et les événements que les commerciaux envoient et reçoivent sont automatiquement ajoutés à la chronologie des activités des enregistrements associés.	Les commerciaux ne perdent ainsi pas de temps à consigner les e-mails et les événements dans les enregistrements Salesforce. De plus, en cas d’activité ultérieure en lien avec les e-mails ou les événements ajoutés, cette nouvelle activité est automatiquement ajoutée à Salesforce. Les paramètres de partage vous permettent de décider quels utilisateurs peuvent voir les e-mails et les événements associés, afin d’améliorer la collaboration des équipes.
Connaissances relatives à la messagerie Einstein	Indique aux commerciaux le contexte commercial important en regard des e-mails correspondants.	Aide les commerciaux à communiquer en temps utile avec les prospects et les clients.
Tableau de bord de l’activité	Affiche un résumé des activités commerciales qui ont été ajoutées à Salesforce manuellement et par Capture d’activité Einstein.	Visualisez les données d’activité et décomposez-les de manière significative, par exemple par propriétaires d’activité, types d’activités et dates.
Métrique d’activité (Non disponible avec Capture d’activité Einstein Standard)	Les données des champs Métriques d’activité que vous incluez dans les vues de liste, les présentations de page, les rapports, les déclencheurs, les processus, etc. reflètent les activités qui ont été ajoutées à Salesforce manuellement et par Capture d’activité Einstein.	Donne aux équipes commerciales une vue d’ensemble des données d’activité et vous permet de créer des processus en fonction de ces dernières.
Connexions recommandées (Non disponible avec Capture d’activité Einstein Standard)	Les enregistrements de piste et de contact indiquent les collègues ayant le lien le plus fort avec un prospect.	Facilite l’interaction avec les prospects pour gagner de nouveaux clients.

Maria a déjà passé en revue la configuration requise du système Capture d’activité Einstein, qui convient parfaitement aux besoins de synchronisation d’Ursa Major. Les outils de productivité supplémentaires apportent plus de valeur ajoutée qu’elle ne l’avait prévu.

Qu’en est-il de Lightning Sync ? Vous avez peut-être entendu parler de Lightning Sync, qui synchronise également les contacts et les événements. À compter de la version Winter ’21, la disponibilité de Lightning Sync change. Désormais, Capture d’activité Einstein est la solution à long terme pour synchroniser les contacts et les événements entre vos applications Microsoft ou Google et Salesforce. Si vous utilisez actuellement Lightning Sync et que vous souhaitez passer à Capture d’activité Einstein, désactivez d’abord Lightning Sync. Pour ce faire, servez-vous du paramètre situé dans la section Lightning Sync de la page de l’intégration d’Outlook et Sync dans la configuration de Salesforce.

Nous continuons à apporter des améliorations à Capture d’activité Einstein en fonction des besoins dont nous font part des clients comme vous. Pour être informé des nouvelles fonctionnalités, restez à l’écoute des notes de publication Salesforce.

Configuration de Capture d’activité Einstein

Les premiers pas avec Capture d’activité Einstein sont simples.

Accordez aux utilisateurs l’accès à Capture d’activité Einstein via un ensemble d’autorisations.
Dans Configuration, saisissez Einstein Activity Capture (Capture d’activité Einstein) dans la zone Recherche rapide, puis cliquez sur Paramètres. Le flux de configuration guidée vous accompagne au cours des étapes suivantes.
- Connexion au serveur Microsoft.
- Création d’une configuration qui contrôle les éléments à capturer et à synchroniser.
- Attribution d’utilisateurs à une configuration.
Si vous le souhaitez, définissez les paramètres qui déterminent comment les e-mails et les événements sont consignés. Par exemple, vous pouvez empêcher Capture d’activité Einstein d’ajouter des e-mails et des événements associés à une personne ou à une entreprise spécifique. Il vous est également possible de sélectionner la façon dont les nouveaux utilisateurs de Capture d’activité Einstein partagent leurs e-mails et leurs événements.
Si vous utilisez uniquement Capture d’activité Einstein Standard, activez les connaissances de la messagerie. Si vous utilisez Capture d’activité Einstein via une licence complémentaire, les connaissances de la messagerie sont activées par défaut.

Vous souhaitez accroître les performances de vos commerciaux ? Découvrez en quoi l’ajout des fonctionnalités Inbox à l’intégration d’Outlook offre à vos commerciaux davantage d’outils dans leur messagerie.